Talep Yönetim Sistemi Kullanım Kılavuzu - KAYS

TASNİF DIŞI
KALKINMA AJANSLARI YÖNETİM SİSTEMİ PROJESİ
(KAYS PROJESİ)
TALEP YÖNETİM SİSTEMİ
KULLANICI KILAVUZU
KAYS-PRJ-TalepYonetimSistemi
Proje Kodu: Y401-G506000
SBİL Numarası:
Revizyon Numarası: 1.0.10
26 / 02 / 2014
Dağıtım Numarası:
© TÜBİTAK – BİLGEM – YTE
Yazılım Teknoloj ileri Araştırma Enstitüsü
Y TE Ar-Ge Binası Çukurambar Mah. 1478. Cadde No: 22
06100 Çankay a / ANKARA
Tel: (0312) 284 92 22 Faks: (0312) 286 52 22
http://y te.bilgem.tubitak.gov .tr
y te.bilgem@tubitak.gov .tr
© TÜBİTAK – BİLGEM
TÜBİTAK Gebze Y erleşkesi
41470 Gebze / KOCAELİ
Tel: (0262) 648 10 00 Faks: (0262) 648 11 00
http://www.bilgem.tubitak.gov .tr
Bu doküman Kalkınma Aj ansları Yönetim Sistemi (KAYS) Proj esi kapsamında T.C. Kalkınma Bakanlığı Bölgesel Gelişme ve Yapısal Uyum
Genel Müdürlüğü ve Kalkınma Aj ansları için hazırlanmıştır.
TASNİF DIŞI
KAYS PROJESİ
KULLANICI KILAVUZU
TASNİF DIŞI
TÜBİTAK - BİLGEM - YTE
DEĞİŞİKLİK TARİHÇESİ
Rev.No
1.0.10
TASNİF DIŞI
Şablon Rev .No: 6.0
Tarih: 28.12.2012
Yayın Tarihi
26/02/2014
Yayın Nedeni
İlk sürüm.
Hazırlayan(lar)
Dr. Yavuz İNAL
Nesibe ÖZEN
Ömer AYDIN
KAYS PROJESİ
KULLANICI KILAVUZU
TASNİF DIŞI
TÜBİTAK - BİLGEM - YTE
İÇİNDEKİLER
Bölüm 1
Talep Yönetim Sistemi'ne Giriş
4
Bölüm 2
Talep Oluşturma
6
Bölüm 3
Talep Detayını Görüntüleme
7
TASNİF DIŞI
Şablon Rev .No: 6.0
Tarih: 28.12.2012
3
KAYS PROJESİ
KULLANICI KILAVUZU
TASNİF DIŞI
TÜBİTAK - BİLGEM - YTE
1
Talep Yönetim Sistemi'ne Giriş
Giriş
Bu doküman, TÜBİTAK BİLGEM Yazılım Teknolojileri Araştırma Enstitüsü (YTE) tarafından
hazırlanmıştır. Dokümanda, Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi’ne yönelik hata bildirimlerinin,
değişiklik ve iyileştirme taleplerinin değerlendirildiği Talep Yönetim Sistemi anlatılmaktadır.
Talep
Yönetim
Sistemi'ne
giriş
yapmak
için
tarayıcı
üzerinden
https://kays-
jira.tubitak.gov.tr:8083 adresine erişilir. İlgili adrese ulaşılmasının ardından kullanıcı bilgilerinin
girileceği Login Ekranı (Giriş Ekranı) görüntülenir. Username (Kullanıcı Adı) ve Password
(Şifre) bilgileri girilerek, Giriş (
) düğmesine tıklanır.
Talep Yönetim Sistemi'ne giriş sırasında kullanılacak Username ve Password bilgileri,
KAYS'a giriş yapılan bilgiler ile aynıdır.
Bu bilgisayarda beni hatırla kutucuğu işaretlenerek, Username bilgisinin Sistem
tarafından sonraki giriş işlemlerinde hatırlanması sağlanabilir.
Login Ekranı
Girilen bilgilerin hatalı veya geçersiz olması durumunda, kullanıcı, hatalı bilgi girişinin
olduğunu belirten sayfaya yönlendirilir. Hatalı Giriş Ekranı’nda, bilgiler yeniden girilerek işlem
tekrarlanabilir.
Girilen bilgilerin doğru olması durumunda, Talep Yönetim Sistemi’ne ait işlemlerin yer aldığı
Ana Sayfa Ekranı görüntülenir.
Sistem'e ilk kez giriş yapan kullanıcıların talep oluşturmak, oluşturulan taleplere yönelik
değerlendirmeleri takip etmek ve Sistem'e kayıtlı talepleri görüntülemek amacıyla bir defaya
mahsus olmak üzere KAYS'ı favorilerine eklemesi gerekmektedir. KAYS'ı favorilere eklemek
için Ana Sayfa'nın sol üst köşesinde yer alan Panolar / Panoları Yönet işlemi seçilir ve
TASNİF DIŞI
Şablon Rev .No: 6.0
Tarih: 28.12.2012
4
KAYS PROJESİ
KULLANICI KILAVUZU
TASNİF DIŞI
TÜBİTAK - BİLGEM - YTE
Panoları Yönet Ekranı görüntülenir.
Panolar Menüsü
Panoları Yönet Ekranı'nda yer alan Search (Arama) Sekmesi'ne tıklanır ve Panolarda Ara
başlığı görüntülenir. Panolarda Ara başlığında yer alan Search (
) düğmesine tıklanır.
İlgili başlıkta listenen KAYS - Son Kullanıcı bağlantısının yanındaki yıldız (
) ikonuna
tıklanır.
Panoları Yönet Ekranı
KAYS'ın favorilere eklenmesinin ardından Ana Sayfa Ekranı'na gidilir. Ana Sayfa’nın sağ üst
kısmında, taleplerin girileceği Talep Oluştur bağlantısı yer alır. Ana Sayfa’nın orta kısmında,
Ajans ve Bakanlık kullanıcıları tarafından oluşturulan talepler ve bu taleplerin değerlendirme
aşamalarının izlenmesini sağlayan alanlar yer alır.
Ana Sayfa Ekranı
TASNİF DIŞI
Şablon Rev .No: 6.0
Tarih: 28.12.2012
5
KAYS PROJESİ
KULLANICI KILAVUZU
TASNİF DIŞI
TÜBİTAK - BİLGEM - YTE
2
Talep Oluşturma
Ana Sayfa’nın sağ üst kısmında yer alan Talep Oluştur bağlantısına tıklandıktan sonra Talep
Oluşturma Penceresi görüntülenir.
Talep Oluşturma Penceresi
Talep Oluşturma Penceresi'nde bulunan yıldızlı alanlar doldurulması zorunlu alanlardır.
Talep Oluşturma Penceresi'nde aşağıdaki alanlar yer alır:
Proje alanında, otomatik olarak Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi Projesi
görüntülenir.
Talep Tipi alanında, oluşturulacak talebin tipi belirtilir. Talep Tipi açılır listesinde Hata,
İyileştirme, Gereksinim Değişikliği ve Görev seçenekleri yer alır. Talep Tipi
belirlenmeyen taleplerin tipi Sistem tarafından Belirsiz olarak belirtilir.
Özet alanında, oluşturulan talebin içeriğine yönelik kısa bir özet bilgisi belirtilir (Örn.
Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi’nde yer alan Yararlanıcı Raporu ile ilgili bir
iyileştirme önerisi girilmek istenmiş olsun. Özet alanına, bu öneri için “Yararlanıcı
Raporu - Düğme İfadesinin Değiştirilmesi” özet bilgisi yazılabilir).
Tanım alanında, oluşturulacak talebin içeriği ayrıntılı bir şekilde tanımlanır (Örn. Tanım
alanına, bu talep için “Sistem üzerindeki Yararlanıcı Raporlarında, 'Onayla' düğmesi ile
TASNİF DIŞI
Şablon Rev .No: 6.0
Tarih: 28.12.2012
6
KAYS PROJESİ
KULLANICI KILAVUZU
TASNİF DIŞI
TÜBİTAK - BİLGEM - YTE
raporun,
Ajansın
onayına
gönderilmek
istendiği
yararlanıcılar
tarafından
anlaşılmamaktadır. 'Onayla' ifadesinin yerine 'Ajansın Onayına Gönder' şeklide olması
yararlanıcı açısından daha anlaşılabilir olacaktır.” şeklinde talep ile ilgili durum
aktarılabilir).
Önem Derecesi alanında, Sistem'e girilecek talebin ne derecede önem ifade ettiği ile
ilgili seçim yapılır.
Etkilediği Versiyon/lar alanında, oluşturulmak istenen talebin, yazılımın hangi
versiyonu ile ilgili olduğu belirtilir.
Dosya Ekle alanında, taleple ilgili bir dosya eklenmek istenirse (Örn. Ekran görüntüsü
vb.) Choose Files (Dosyaları Seç) (
) düğmesine tıklanarak dosya
eklenebilir.
Eklenecek destekleyici belgelerin boyutunun 1,95 MB'yi geçmemesi gerekmektedir.
Talep Oluşturma Penceresi'nde yer alan zorunlu doldurulduktan sonra Oluştur (
)
düğmesine tıklanarak talep oluşturulur. Talepten vazgeçilmek istenildiğinde, Talep Oluşturma
Penceresi'nde yer alan İptal bağlantısına tıklanır ve oluşturulan talep iptal edilerek Ana
Sayfa’ya dönülür.
Talep oluşturmadan önce Ana Sayfa'nın sağ üstünde yer aran Hızlı Arama alanı
kullanılarak oluşturulacak talebe benzer bir talebin daha önce başka bir kullanıcı tarafından
oluşturulup oluşturulmadığı kontrol edilmelidir.
3
Talep Detayını Görüntüleme
Talep Detayını Görüntüleme
Ana Sayfa Ekranı'nda yer alan Anahtar ve Özet alanları altında yer alan bağlantılara tıklanarak,
oluşturulan talebin detayı görülebilir.
KAYS - Taleplerim alanında, kullanıcı tarafından oluşturulan tüm talepler listelenir.
KAYS - Bilgi Talep Edilenler alanında, kullanıcının oluşturduğu talebe yönelik KAYS
Destek tarafından bilgi istenen talepler görüntülenir. KAYS Destek tarafından istenen
bilgiler, ilgili talep seçilerek talebi oluşturan kullanıcı tarafından Sistem'e girilir.
KAYS - Açık Talepler alanında, Sistem'deki diğer kullanıcılar tarafından oluşturulan
ve henüz sonuçlanmayan talepler listelenir.
KAYS - Kapanmış Talepler (Tüm Talepler) alanında, Sistem'deki diğer kullanıcılar
TASNİF DIŞI
Şablon Rev .No: 6.0
Tarih: 28.12.2012
7
KAYS PROJESİ
KULLANICI KILAVUZU
TASNİF DIŞI
TÜBİTAK - BİLGEM - YTE
tarafından oluşturulan ve KAYS Destek tarafından cevaplanarak kapanmış tüm
talepler listelenir.
Ana Sayfa Ekranı
Bir talebe yönelik detay bilgilerine ulaşmak için ilgili talebin Anahtar veya Özet alanında yer
alan bilgisine tıklanır. Talep Detay Ekranı’nda, Talep Detayları, talebin içeriğinin yer aldığı
Tanım alanı, benzer talep varsa bunun belirtildiği Talep İlişkileri alanı ve talebe yönelik yorum,
tarihçe vb. bilgilerin yer aldığı Faaliyet alanı yer almaktadır.
Talep Detay Ekranı
Oluşturulan talebe yorum eklemek için Talep Detay Ekranı'nda yer alan Yorum (
düğmesine tıklanır.
Oluşturulan talebe dosya eklemek için Talep Detay Ekranı'nda yer alan Dosya Ekle (
TASNİF DIŞI
Şablon Rev .No: 6.0
Tarih: 28.12.2012
8
)
KAYS PROJESİ
KULLANICI KILAVUZU
TASNİF DIŞI
TÜBİTAK - BİLGEM - YTE
) düğmesine tıklanarak kullanıcının bilgisayarından seçilen dosya Sistem'e
eklenir.
Oluşturulan talebe ekran resmi eklemek için Ekran Resmi Ekle (
)
düğmesine tıklanır. İlgili düğmeye tıklanmasının ardından Ekran Resmi Ekle Penceresi
görüntülenir.
Ekran Resmi Ekle Penceresi
Talebe eklenmek istenen ekran açıkken klavyede yer alan PrintSecreen düğmesine tıklanır ve
Ekran Resmi Ekle Penceresi'nde yer alan Yapıştır (
alanlar doldurulur ve Ekle (
TASNİF DIŞI
Şablon Rev .No: 6.0
Tarih: 28.12.2012
) düğmesine tıklanır. İlgili
) düğmesine tıklanarak ekran resmi talebe eklenir.
9