e-evrak modülü - yakutiye ilçe millî eğitim müdürlüğü
Transkript
e-evrak modülü - yakutiye ilçe millî eğitim müdürlüğü
YAKUTİYE İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ E-EVRAK MODÜLÜ Kullanım Kılavuzu 2010 http://yakutiye-meb.gov.tr 1 İÇİNDEKİLER E-Evrak Modülü Nedir? E-Evrak Modülü Giriş Şifrelerini Nasıl Temin edebilirim? E-Evrak Modülünde teknik bir hata ile karşılaştım. Ne yapabilirim? E-Evrak Modülünü kullanırken dikkat etmem gerekenler nelerdir? Dosya Formatları Nelerdir? zip,rar doc,docx – xls, xlsx pdf PDF Dosyası nasıl oluşturulur? Adobe Creative Suite 4 Web Premium Kurulumu Adobe Acrobat Pro ile PDF dosya oluşturma Birden fazla sayfayı tarama nasıl yapılır? e-Evrak Modülünü kullanarak evrak nasıl gönderilir? e-Evrak Modülünden evrak gönderimi nasıl yapılır? Gönderilen evraklara nasıl ulaşılır? Gönderdiğim evrağı iptal edebilir miyim? Gönderdiğim Evrağın alınıp alınmadığını nasıl anlarım? Gelen evraklara nasıl ulaşabilirim? Notlar 3 3 3 3 4 4 5 6 6 6 13 13 14 14 15 16 16 16 16 2 E-Evrak Modülü Nedir? Yakutiye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ile müdürlüğe bağlı resmi ve özel kurumlar arasında yapılan yazışmaların E-Evrak Yönergesi kapsamında internet ortamında gönderilmesini sağlayan web tabanlı uygulamadır. E-Evrak Modülü Giriş Şifrelerini Nasıl Temin edebilirim? E-Evrak Modülüne giriş için şifreler E-Evrak Yönerge’sinde belirtilen yönerge doğrultusunda müdürlüğümüz Bilgisayar ve Sınav Hizmetleri Birimi tarafından verilmektedir. Evrak Modülünde teknik bir hata ile karşılaştım. Ne yapabilirim? E-Evrak modülü içerisindeki muhtemel hatalar için önceden tedbir alınmıştır. Ancak yine de karşılaştığınız hatalar için müdürlüğümüz email adresine (yakutiye25@meb.gov.tr) hata hakkında kısa bilgi vererek veya 240 00 07 -152 nolu telefonla Osman ÇELİK’e hatanın çözülmesi için yardımcı olabilirsiniz. E-Evrak Modülünü kullanırken dikkat etmem gerekenler nelerdir? E-Evrak Modülünden yalnızca zip, rar, pdf, doc, xls, docx, xlsx dosya türlerinden birini gönderebilirsiniz. Birden fazla dosya göndermek isterseniz bu dosyaları Winrar veya Winzip programları aracılığıyla paketleyebilirsiniz. İmzalı evrakların pdf formatında olmasına dikkat ediniz. Pdf 3 formaatında dosya oluştturulmasıyla ilgilli ayrıntıllı bilgi kıılavuzun ilerikii sayfalarrında açık klanacakktır. (6.sayffa) Göndeerilecek olan dosy yanın booyutu en fazla 5 MB M (51200000 bay yt) olabilir. matları Nelerdi N ir? Dosyya Form Dosyaa formatıı bilgisay yarda kulllanılan dosyaları d birbirindden ayırm mak için beelirlenmiiş bir özeelliktir. ee-Evrak Modülünd M den göndeerebileceğğiniz dossyaların aadları ve özellikleeri aşağıddaki gibiidir. zip : Winzip W programı p ı bir çok dosyayı paketleyyerek boyuttlarını sık kıştırıp teek dosya yapar. Windows W s’un son sürüm mlerinde Winzip vvarsayılaan prograam olarakk gelmek ktedir. y iççin herhaangi bir Dolayyısıyla zipp formatında pakketleme yapmak prograam kurullmasına gerek g yokktur. seçip sağ Paketllemek isttenilen dosyaları d ğ tıklayarrak Gön der menüssünden Sıkıştırı S ılmış Kllasöre tıklayara t ak dosyaalarınızıı .zip uzanttılı dosyya olarak k paketllemiş olu ursunuzz. rar : ziple ay ynı özelliiktedir. .rrar uzanttılı dosyaalar Rar progrramını biilgisayarrınıza kurrmuş oluştturmak iççin WinR olmaanız gereekmekteddir. Pakettlemek isstenilen ddosyalarıı seçip E ttıklayarrak dosy yalarınızzı .rar sağ tıkklayarak Arşive Ekle’ye uzanttılı dosyya olarak k paketllemiş olu ursunuzz. 4 zip veyaa rar formatındda paketlemek k için dosyalarrı seçip sağ tık klayarak Arşiive Ekle veya Sıkıştırılmış Klasöre tıkklayınız Winrrar programı yüklü y olmayann bilgisayarlarrda Arşive Ek kle menüsü göörünmemekted dir. doc – docx d : .dooc ve .docx dosyaaları Micrrosoft Word W program mının uzaantılarıdır. Microssoft Worrd kelimee işlem prrogramıddır. Yazışşmalardaa ve büro larda en çok kullanıllan progrramdır. Microsoft M t Office 22007 ve sonrası sürümlerrde dosyalarının uzantısın u na “x” geelerek uzantısıı .docx ollmuştur. xls – xlsx : .xlss ve xlsx dosyalarrı Microssoft Exceel mının uzzantısıdırr. Microsoft Excell elektron nik program hesaplaama ve taablo prog gramıdır. Grafik ttablo ve hesaplaama işlem mlerinde kullanılm maktadırr. Microssoft Office 2007 ve sonrası sürümler s rde dosyaalarının u .docx olm muştur. uzantıssına “x” ggelerek uzantısı 5 pdf : Adobe firmasın nın geliştiirdiği do sya form matı. ocument Format” F (Taşınab bilir Açılımı “Porrtable Do Dosy ya Formaatı)'dır. PDF P form matının enn önemlii özelliklerindden birisi,, orjinal döküman d nda kullaanılan bütü ün datalarrın (yazı karakterrleri, imag age belgeleri, vekttörel objeeler vs.) PDF P içerrisine özeelliklerin ni ve konum mlarını muhafaza m a ederek ggömülebilmesidirr. Bu neddenle fark klı özellikkteki bilggisayarlaarda aynıı görüntü üyü vermektedir. D Diğer Word ve Excel dosyalarrında bilg gisayar ddeğişikliğ ğinde say yfalarda vve resim ve B nedennle PDF objeleerin konuumlarındaa kaymallar olabillmektir. Bu dosyaaları e-Evvrak mod dülü içindde oldukçça önemlli formatttır. PDF Dosyassı nasıl oluşturrulur? Adobee Acrobaat Readerr program mının kurrulu bilgisayarlarrda çalışttığınız prograamın yazzdır menü üsünde A Adobe Pd df ile yap pılabilmeekte fakatt biz e-Evraak Modüülü için im mzalı evrrakların tarayıcı t (scanner) ( ) aracılığ ğıyla Pdf foormatına dönüştürrülmesinni anlataccağız. Tarayyıcıdan pddf formatında dossya taram mak için birçok b prrogram kurulaabilir. Biz bakanlığımızınn okullaraa dağıtmıış olduğuu lisanslı Adob be Creatiive Suitee 4 Web Premium m prograamının kuurulumu ve kullannımındann bahsedeeceğiz. Adob be Creaative Su uite 4 W Web Prem mium Kurulum K mu Adob be Creatiive Suitee 4 Web Premium m DVD’leri biri E Eğitim maktadır. Uygulam ma 1 DVD’’si olmakk üzere 4 DVD’deen oluşm DVD’’sini bilggisayarınıızın DVD D room bölümüne b e yerleştiirin ve açılmaasını bekkleyin. Eğ ğer açılm mıyorsa Masaüstü M ünde Bilggisayarım m’a tıklayarak açıllan penceerede Ad dobe Creeative Su uite 4 Weeb Prem mium logoluu sürücüyye tıklayıınız. 6 Açılan ekrand da Türkçe dil seçeneğini seççip OK butonuna tıklayınızz. Adoobe Creative Suite S 4 Web P Premium Ürün nünü Yükle bu utonuna tıklayyınız 7 Sisstem Profilini Denetlenmessi için bekleyin niz. DVD içerisin ndeki Seri Num marasını giriniiz. İleri butonu una tıklayınızz. 8 Son Kuullanıcı Lisans Anlaşmasınıı kabul etmek k için Kabul Ett butonuna tıkklayınız. Seçenekkler bölümündde Özel Yükleeme seçeneğinni işaretleyinizz ve sağ bölüm mde Adobe A Acrobat 9 Professional ve Adoobe Photoshop p CS4’ün çelttiklerini işarettleyip diğer çeeltikleri kaldırınız. Tercihenn diğer programları da yükleyebilirsiniz. Pdf dosyayı d oluştu uracak olan Addobe Acrobatt 9 Professionaal’in çalışmassı için Adobe Photoshop P CS4’ün birr defa çalıştırıılması gerekliidir. Bu neden nle her iki programı da yükllemelisiniz. 9 Programın yüklenmesinii bekleyiniz. Programıın yüklenmesiine devam etm mesi için Uyguulama 2 DVD D’sini takıp OK K butonuna tıkklayınız ve yü üklemenin tamamlannmasını bekleeyiniz. Adobe Acrobat 9 Prrofessional ve Adobe Phottoshop CS4 iççin 1 ve 2. DV VD yeterli olup 3. D DVD istenmem mektedir. 10 2. DV VD’den kuruluumun tamamlaanmasını bekleyiniz. Kuruluum tamamlanınnca ADOBE sizden s kayıt oolmanızı isteyeecektir. Tercih hen formu dolldurabilirsinizz. Sonra Kaydol buttonuyla bu ekrranı geçiniz. 11 Yüklemiş oldduğunuz progrram ve bileşennlerin gösterild diği bu ekrand dan Çıkış butoonuyla çıkınızz. Bu şşekilde prograamın kurulumu unu tamamlam mış olduk. PD DF oluşturabileeceğimiz Adoobe Acrobat 9 Pro prograamını kullanabbilmemiz için Adobe Photooshop CS4 prrogramını bir defa d çalıştırm mamız gerekmeektedir. Adobe P Photoshop CS4 programın nı bir defa çalııştırdıktan son nra Adobe Acrrobat 9 Pro pprogramını çallıştırınız. 12 Adob be Acroobat Pro o ile PD DF dosya oluştu urma Adobee Acrobaat Pro pro ogramınıı ile taray yıcınızı kullanabil k lmeniz iççin resimdde görülddüğü gib bi “Oluştuur” menü üsünde “T Tarayıcıddan PDF” > “Hızlıı Ayarlarrı Yapılan ndır” ekrranından tarayıcın nızı seçm meniz gerekm mektedirr. Bu işleemden soonra yine “Oluşturr” menüssünde “Tarayyıcıdan PDF” P > “Siyah “ B Beyaz Bellge” men nüsündenn tarama işlemllerini yappabilirsin niz. 13 en fazlaa sayfay yı taram ma nasıll yapılırr? e Acrobaat Pro pro ogramınıı açınız “Oluştur” “ ” menüsüünde yıcıdan PDF” P > “Siyah “ B Beyaz Bellge” men nüsündenn tarama ini başlattınız ilk sayfa s taraandıktan sonra “B Başka Saayfa Taraa” eğini seççip taram ma işleminne devam m ediniz. Bütün saayfaları bu b de taradıkktan sonrra “Taram ma Tamaamlandı” seçeneğiini seçip am” butoonuna tık klayınız. kilde büttün taram malarınız lanmış ollarak necektir. Taranmış T ş aların gössterildiği da “Dosyya” menü üsünden det” butoonuna tık klayarak anızı kayydedebiliirsiniz. rak Moodülünü ü kullan narak ev vrak na asıl gönd derilir? ? ak modüülüne siteemiz “Kuurum Yön netim” bö ölümündden TC Kimlik K fre ile giriiş yaparaak ulaşabbilirsiniz. Şifrenizz yoksa ee-Evrak gesi doğrultusund da müdüürlüğümü üz e-evrak k biriminne ereceğiniz yazı ilee alabilirrsiniz. rak Moodülünd den evraak gönd derimi nasıl n yaapılır? ak modüülüne siteemiz “Kuurum Yön netim” bö ölümündden TC Kimlik K fre ile giriiş yapınız. Sağ m menüde “Y Yeni Evrrak Göndder” menüsünü narak form mu doldu urunuz illgili birim mi seçip gönder bbutonunaa ınız. 14 Konu u : Yazınıın içeriğii hakkındda bilgi verecek v kısa k bir bbilgi girin niz. Dosyaa: Dosyaa yükle bağlantısınna tıklay yarak dossya yükleeme ekranının açılmaasını sağğlayınız. “Gözat” “ butonuna tıklayıp p daha önnce hazırrlamış olduğuunuz dossyayı seççiniz. “Yüükle” buttonuna tııklayıp ekkranın kapannmasını bekleyini b z. Ekranı siz kapatmayınıız, kapannana kadaar bekleyyiniz. Ekkran kapaandığındaa dosya alanına a dosyanın d sanal adrresi yazılaacaktır. Açıklama: Buu alanı yaalnızca allıcı kişiy ye bilgi vermek isstediğinizz zamann kullanınnız. Bir bilgi b yokksa boş geçebilirsiniz. Alıcı: Evrağı gönderec g ceğiniz birimi seççiniz. Evrrağı alacaak birimii ilgi umarasınddan anlay yabilirsin niz. Müddürlüğüm müzün tutulann yazınınn sayı nu kullannmış olduuğu birim m kodlarıı websiteemizden temin t eddebilirsiniiz. derilen evrakla ara nasııl ulaşıllır? Gönd e-Evraak modüülünde gö önderilenn evraklarr Giden Evraklar E bölümün nde saklannmaktadıır. 15 derdiğim m evrağ ğı iptal edebilirr miyim m? erilen evvrağı gönderilen bbirimlerd den herhaangi biri aalmadığı e iptal eddebilir deeğiştirebilirsiniz. derdiğim m Evra ağın alın nıp alınmadığın nı nasıll anlarım m? n Evraklaar bölümü ünde gönndermiş olduğunu o uz evrağıı ilgili den bir yetkili y ind dirdiğindde konu başlığının b n solundaa işaretini eksiniz. kimlerin k bu evrağğı indirdiiğini görm mek içinn buto onuna ınız. n evrak klara na asıl ulaşşabilirim m? ürlüğümüüz tarafın ndan göndderilen evraklar “Gelen “ E Evrak” münde lisstelenecek ktir. Bu bbölümdee yalnızcaa kurumuunuza aitt lar listeleenmekted dir. Müdü dürlüğüm müz personeli evraak gönderrirken ı alabileccek okullları seçerrek göndeermekted dir. Bu needenle munuzla ilgili i olm mayan evrraklar bu u bölümd de listelennmeyecektir. LAR: ak Modüülü 10 Occak 2011 tarihind den itibarren yürürrlüğe ektir. ak Modüülünden evrak e gönnderim ve v alım işşlemlerinnden önceelikle evrak yetkkilisi ve Yedek evvrak yetk kilisi soru umlu oluup, evrak k erim ve alım a işlem mlerinin ttakip ve kontrolü ünden kurrum müd dürü mludur. ak Modüülü yardım m ve desstek için, 0(442) 242 2 00 077 – 152 an ÇELİK) telefo on numarrası veyaa osmancelik@erzzurumlu.net – iye25@m meb.gov.tr mail aadreslerin ni kullanaabilirsiniiz. Hazırrlayan : O Osman ÇELİK Ç 16