Pdf formatında görmek için tıklayınız.
Transkript
Pdf formatında görmek için tıklayınız.
KETS Activeline taraf›ndan KETS için haz›rlanm›fl özel ektir. Parayla sat›lmaz. Mart 2002 Bankan›n çeflitli doküman yönetimi uygulamalar› KETS ve IBM ifl birli¤iyle sa¤land› HSBC’de yeni operasyonel süreç 2001 y›l›nda Demirbank’› sat›n alma ifllemlerini tamamlayan HSBC Grubu, birbirini tamamlayan projelerle, bireysel bankac›l›kla ilgili ürün ve hizmetlerini çeflitlendirmeyi amaçl›yor. KETS ve IBM iflbirli¤i ile gerçeklefltirilen ‹mza Arfliv Otomasyonu, Kredi Kart› Baflvuru Formu Otomasyonu ve Faks Yay›n Otomasyonu projeleri HSBC’nin doküman yönetimine verdi¤i önemi gösteriyor. ünyan›n en büyük bankac›l›k ve finansal hizmetler kurulufllar›ndan biri olan HSBC, Demirbank’› sat›n alarak, bankac›l›k sektöründeki birleflme ve sat›n almalara iyi bir örnek oluflturdu. Bireysel, ticari, kurumsal ve yat›r›m bankac›l›¤› ile sigortac›l›k alanlar›nda AsyaPasifik, Avrupa, Kuzey ve Güney Amerika, Ortado¤u ve Afrika co¤rafyas›nda faaliyet gösteren HSBC, Türkiye’nin beflinci büyük özel bankas› olan Demirbank T.A.fi.’yi sat›n alma ifllemlerini 2001 y›l›nda tamamlad›. 1953 y›l›nda kurulan Demirbank önce misyonu do¤rultusunda kurumsal alanda, ard›ndan yat›r›m bankac›l›¤› ve bireysel bankac›l›k alanlar›nda hizmetlerini çeflitlendirdi. Bireysel bankac›l›k hizmeti vermesinin ard›ndan yo¤unlaflan ifllemlerin aksamadan, müflteri memnuniyeti prensibi do¤rultusunda sürdürülebilmesi için operasyonel süreçlerin gelifltirilmesine ve doküman yönetimi çözümlerine ihtiyaç duydu. Demirbank ifl ak›fl›n› destekleyecek uçtan uca bir çö- D züm aray›fl›ndayd› ve yap›lan araflt›rmalar sonucunda bu çözümü en iyi flekilde sunabilece¤ini garanti eden KETS ile birlikte çal›fl›lmas›na karar verildi. Bafllat›lan projeler daha sonra HSBC taraf›ndan devam ettiriliyor. IBM teknolojilerinin üzerine kendi bilgi birikimini ekleyen KETS, projeye bafllamadan önce bankan›n ihtiyaç analizini yapt› ve “Faks Yay›n Otomasyonu”, “Kredi Kart› Baflvuru Formu Otomasyonu” ve “‹mza Arfliv Otomasyonu”ndan oluflan üçlü bir projeye baflland›. KETS’in tercih edilmesinde, finans sektörüne odaklanan bu flirketin finansal kurulufllar›n ihtiyaçlar›n› daha iyi anlamas› ve IBM teknolojilerini kullanmas› etkili oldu. 2000 y›l›nda bafllanan ve halen gelifltirilmeye devam edilen projelerin gerçeklefltirilmesiyle ilgili ayr›nt›l› bilgiyi ilerleyen sayfalar›m›zda HSBC, KETS ve IBM yetkilileriyle yapt›¤›m›z ropörtajda bulabilirsiniz. Ancak daha önce bu projeye neden ihtiyaç duyuldu¤u, nas›l bir çözüm uyguland›¤›, nelerin hedeflendi¤i ve ne gibi yararlar sa¤land›¤›na de¤inmek istiyoruz. rak batch haline getirilerek ICR ifllemine tabi tutuluyor, daha sonra imzalar kesilerek MIGS’e aktar›l›yor. Kullan›c›lar›n minimum süre harcayarak imza kesim ifllemlerini gerçeklefltirdi¤i ve imza bilgilerini girdi¤i bu yap› sayesinde, eski yap›da bir ay gibi bir sürede MIGS’e aktar›labilen imzalar, art›k merkeze faksland›¤› gün içinde MIGS’e aktar›lm›fl oluyor. Sistemin iflletiminin art›k HSBC taraf›ndan yürütülmesi de banka için baflka bir avantaj. Eski yap›da fiziksel arflive aktar›lan ve daha uzun zamanda ulafl›labilen imza kartonlar› ise art›k elektronik ortamda bulunuyor ve ulafl›lmas› sadece birkaç saniye sürüyor. fiu anda dokümanlar IBM Content Manager’da saklan›yor ve dokümanlar flubeler taraf›ndan da görüntülenebiliyor. ‹mza Arfliv Otomasyonu HSBC Bireysel Bankac›l›k bünyesinde, imza kartonlar›, flubelerde hesap açt›ran müflteriler taraf›ndan dolduruluyor ve bu kartonlar fiziksel ola- Kredi Kart› Baflvuru Formu Otomasyonu HSBC’nin bireysel bankac›l›k alan›ndaki çal›flmalar›ndan sonra kredi kart› baflvurular›nda önemli ölçüde art›fl yafland›. Bunun sonucunda formlar›n güvenilir flekilde ve k›sa zamanda girilememesi, formlara istenildi¤i anda eriflilememesi ve formlara geri dönüfllerde elektronik arflivleme olmad›¤› için fiziksel formlar›n kullan›lmak zorunda kal›nmas› gibi problemler ortaya ç›kt›. Bu problemleri çö- rak flubelerden ‹stanbul’a gönderilerek, HSBC’nin Müflteri ‹mza Görüntüleme Sistemi’ne (MIGS) manuel olarak aktar›l›yordu. Yeterince h›zl› ve esnek olmayan bu sistem yerine yeni bir çözüm aray›fl›na gidildi. KETS taraf›ndan sunulan çözüm ile flubelerin, müflteriler taraf›ndan doldurulan imza kartonlar›n› fiziksel olarak merkeze gönderme ifllemi ortadan kalkt›. Art›k flubeler kartonlar› faks yoluyla merkeze ulaflt›r›yor, gelen fakslar merkezde KETS Fax Service ve KETS Fax Router taraf›ndan karfl›lan›yor, kartonlar otomatik ola- zümlemek için elektronik form iflleme sistemine ihtiyaç duyuldu. Kredi kart› baflvuru formlar›n›n ICR sistemi ile ifllenerek, doküman yönetim sistemi taraf›ndan arflivlenmesi için; IBM Content Manager, OCE RecoStar & Busy, Microsoft SQL Server ürünleri kullan›ld›. Art›k kredi kart› baflvuru formlar› ve beraberindeki ekler, doküman yönetim sistemleri için OCE taraf›ndan özel olarak haz›rlanan ScanStar 5045C taray›c›s›yla batch’ler halinde, hem siyah-beyaz, hem de renkli olarak tek seferde taran›yor. Renkli imajlar foto¤raf kesme iflleminde kullan›lmak üzere ayr›larak saklan›yor. Siyahbeyaz imajlar ise birinci ICR ad›m›na gönderiliyor. Bu ad›mda Form Separation’da kullan›lmak üzere form tipleri belirleniyor. KETS Form Separation arac›l›¤›yla formlar isimlendirilip ayr›flt›r›larak IBM Content Manager içerisindeki Index Class’lar içerisine at›l›yor. Ayr›flt›r›lan kredi kart› baflvuru formlar›, OCE RecoStar&Busy ile ICR’lanarak iflleniyor. Böylece kredi kart› baflvuru formlar›n›n sisteme girifllerinde zaman ve do¤ru bilgi girifli kazanc› sa¤lan›yor. Bunun yan› s›ra formlar elektronik ortamda arflivlendi¤i için dokümanlara ulaflmak da çok kolay. Bir süre sonra bu sistemin daha da gelifltirilmesi planlan›yor. Yeni oluflturulacak formlar›n da bu sistem içerisine entegre edilmesi amaçlan›yor. Faks Yay›n Otomasyonu HSBC bireysel bankac›l›k, müflterilere gönderilecek hesap bildirim cetvellerini e-mail, posta veya faks yoluyla her ay düzenli bir flekilde ayr›ca müflterinin Call Center’dan talep etti¤i zamanlarda göndermektey- di. HSBC çal›flanlar› manuel olarak tüm bu ifllemleri gerçeklefltirirken çeflitli zorluklar yaflayabiliyorlard›. Hesap bildirim cetvellerinin gönderiminde yaflanan sorunlar KETS’in önerdi¤i Captaris firmas›n›n network faks program› RightFax ve KETS’in faks yay›n yaz›l›m› KETS RFaxCast ile çözüldü. RightFax son derece güçlü ve güvenilir bir ifl ak›fl› sa¤l›yor. HSBC Call Center kullan›c›lar›n›n müflterilerine fakslar›n›n durumu ile ilgili an›nda cevap vermesi, müflteri isterse faks›n›n tekrar gönderilmesi mümkün oluyor. RFaxCast ile toplu faks gönderimi, host sistemde oluflan datalar›n biçimlendirilmesi ile kolay ve merkezden yönetilebilir hale getiriliyor. RFaxCast sisteminin, hem RightFax’›n, hem de kendi sistem bak›m›n› yapmas› sistem yöneticilerinin iflini azalt›yor. Yeni sistem ile banka ifl gücü, k›rtasiye ve faks makinelerinin bak›m› yönünden önemli oranda tasarruf sa¤l›yor. Ayr›ca RightFax’›n kullan›c› program› ile HSBC kullan›c›lar› müflterilerine hesap bildirim cetveli d›fl›ndaki gerekli bilgileri de faks ile gönderebiliyorlar. Önümüzdeki dönemde bu projenin de gelifltirilmesi amaçlan›yor. Sistem gelifltirildi¤i taktirde Intel® Dialogic® GammaLink dijital faks kart› ile esnek bir yap› sa¤lanacak, her faks kullan›c›s›n›n kendine ait bir faks numaras› olaca¤›ndan fakslar kullan›c›lar›n makinelerine kadar herhangi birinin yönlendirmesi olmadan da gelebilecek. RightFax’›n Web Client modülü ile web browser üzerinden RightFax server’a eriflebilen sistem yöneticileri, ‹nternet ba¤lant›s› ile uzaktan eriflerek yönetim; faks kullan›c›lar› ise tüm fakslar›n› görme ve faks gönderme olanaklar›na sahip olacaklar. RightFax’›n popüler web browser deste¤i ile Macintosh ve UNIX kullan›c› deste¤i de sa¤lanabilir. Projenin ‹nternet bankac›l›¤› uygulamas›nda müflterilerine sanal faks numaras› hizmeti sa¤lamak da olas› hedefler aras›nda yer al›yor. RightFax’›n Least Cost Routing özelli¤i ile de¤iflik flehirlerde kurulabilen RightFax server’lar aras›nda, LCR tan›mlamalar› yap›larak faks iletifliminde, flehirleraras› telefon ücretlendirmesi yerine, flehir içi ücretlendirme yap›laca¤›ndan, faks gönderim maliyetlerinin düflürülmesi mümkün olabilecektir. Intelligent Least Cost Routing özelli¤i, faks mesajlar›n›, LAN, WAN, ‹nternet veya ‹ntranet üzerinden ilgili faks birimlerine göndererek, mesajlar›n en ekonomik yoldan hedefine ulaflmas›n› sa¤l›yor. Ayr›ca Windows 2000 sertifikal› RightFax’›n, yeni versiyonla gelen özelli¤i ile ek modül kullanmadan üyelere tek bir yay›n ile hem faks, hem mail gönderilebiliyor. Di¤er taraftan sistem yöneticileri RightFax’›, Microsoft Active Directory deste¤i ile daha kolay yönetebiliyor. International Data Corperation’›n 2001 y›l› verilerine göre, RightFax, dünyada yüzde 24.3 pazar pay›na sahip bulunuyor ve Fortune 500’deki firmalar›n yüzde 50’sinde kullan›l›yor. Faks bafl›na yaklafl›k 1 dolar olan maliyet, elektronik ortamdan doküman bafl›na 10 cent’e kadar düflürülmüfl durumda. HSBC ihtiyaçlar›n›, kolay kurulan, kolay kullan›lan ve kolay yönetilen RightFax ile karfl›layarak, önemli bir verimlilik art›fl› ve maliyet avantaj› elde etmifl oluyor. 2 KETS MART 2002 KETS ve IBM ifl birli¤iyle HSBC için gelifltirilen proje, h›z, esneklik ve maliyet avantaj› sa¤l›yor Ifllerinizle birlikte çözümünüz de geliflmeli Bankan›n ihtiyaçlar›n›n belirlendi¤i analiz sürecinde, “form process”, “data capture” ve “document management” dan oluflan bir kombinasyona dönüflen proje kapsam›nda sunulan çözümün de bankayla birlikte büyüme özelli¤i tafl›mas›na özel bir önem verildi¤ine dikkat çekiliyor. ETS taraf›ndan IBM teknolojileri kullan›larak HSBC için gelifltirilen ve baflta doküman yönetim sistemi olmak üzere operasyonel süreçlerin iyilefltirilmesini amaçlayan proje, bankan›n ihtiyaç analizi yap›ld›ktan sonra, “form proses”, “data capture” ve “document management” projelerinden oluflan bir kombinasyona dönüflmüfl. Bu proje hakk›nda HSBC ‘de bu projede sorumlu Bilgi Teknolojileri Müdürü Levent Utkusavafl, HSBC Bireysel Operasyon/Krediler Müdürü Osman Durmufl, IBM Yaz›l›m Grubu Data Management Ürün Müdürü Aliye Gürsel, KETS Genel Müdürü Mustafa Savaflan ve KETS Teknik Koordinatörü Bahad›r Balibafla’dan bilgi ald›k. Kurumsal bankac›l›k alan›nda uzmanlaflm›fl bir bankan›n yat›r›m bankac›l›¤› ve bireysel bankac›l›k alanlar›nda da hizmet etmeye bafllamas›n›n getirdi¤i zorluklar› yaflad›¤›n›z tecrübeler ›fl›¤›nda anlat›r m›s›n›z? Osman Durmufl: Bireysel bankac›l›¤a baflland›¤›nda çok iyi bir büyüme trendi yakaland› ancak operasyonel süreçte bu trendin getirdi¤i baz› zorluklar ortaya ç›kmaya bafllad›. Müflteriye aksakl›klar yaflanmadan hizmet verilebilmesi için operasyonel süreçlerde iyilefltirmeye gidildi. Bunlardan biri de doküman yönetimiydi. Çok say›da müflteri talebinin karfl›lanabilmesi için, ifl yapma kapasitesinin art›r›lmas› gerekiyordu. Mevcut alt yap›n›n bankam›z›n hedeflerine uygun flekilde gelifltirilmesi bir ihtiyaç olarak karfl›m›za ç›km›flt›. O zamanki stratejik karar ya mevcut K yöntemle eleman say›s›n› artt›rarak bir çözüme gitmek ya da otomasyona dönük bir çözüm aramakt›. Biz otomasyona dönük çözümü tercih ettik. Bankam›z›n uzun vadeli planlar›na uygun olarak doküman yönetimi konusunda çözüm aray›fl›na gittik. Bu aray›fl›n sonunda da kendi ifl planlar›m›za en uygun çözümü seçtik. Doküman yönetimi geliflmenin ön koflulu, fakat ifl büyüklü¤ünüzle yapaca¤›n›z yat›r›m›n birbirine uyumlu olmas› da son derece önemli. ‹fl büyüklü¤ünüz belirli bir düzeydeyse yat›r›m›n›z›n fizibilite çal›flmas› da ona göre gerçeklefltirilmeli. ‹fl büyüklü¤ünüz belirli bir seviyeyi afl›yorsa, projenin maliyetini karfl›lamas›, kendisini amorti etmesi için ona göre hareket etmelisiniz. O zaman bizim yapt›¤›m›z analizlerde doküman yönetimi sistemine geçmenin geleneksel yöntemlerden daha ucuz oldu¤u sonucu ortaya ç›kt›. Bu maliyet ve kalite çal›flmas› sonucu böyle bir sisteme geçmeye karar verdik. Doküman yönetimi ifl yapma kapasitesinin yönetilmesi konusunda esneklik sa¤l›yor. Manuel yöntemlerle kapasiteyi h›zl› bir flekilde artt›ramad›¤›n›z gibi esnek bir yap›ya da oturtam›yorsunuz. Bizim için ifl yapma kapasitesinin ifl büyüklü¤ündeki ani de¤iflikliklere uygun olmas› büyük önem tafl›yor. Bankam›za h›z ve esneklik kazand›ran bu çözümü kullanmam›z›n temel sebebi de bu. Levent Utkusavafl: Hacim burada en önemli kriter. Bir ifli yapman›n çeflitli yollar› var. Manuel sistemler kurabilece¤iniz gibi teknolojiyi kullanarak tam otomasyon çözümlerini de kullanabilirsiniz. Biz, üst yönetimin hedefledi¤i rakamlar önümüze kondu¤unda, teknolojiyi sonuna kadar kullanmam›z gerekti¤ine karar verdik. Aksi halde çok say›da bilgi giriflimi eleman›na, dökümanlar› iflleyecek, çeflitli ifllem noktalar›na, tafl›yacak ve arflivleyecek kiflilere olacakt› ki, buda insan kayna¤›na çok ciddi bir rakam›n ödenmesi anlam›na geliyordu. Üstelik flu andaki kadar h›zl› ve esnek olmam›z da mümkün de¤ildi. Projeye ne zaman karar verildi ve baflland›? Ayr›ca bu tip projelerin tafl›d›¤› riskler nelerdir? Osman Durmufl: 2000 y›l›nda bafllayan, ayn› y›l›n son çeyre¤inde yenilenen projeyi flu anda so- nuçland›rmak üzereyiz. Levent Utkusavafl: Bu proje doküman yönetim sistemi projesi gibi tan›mlansa da asl›nda burada baflvuru sisteminin tamamen otomasyonunu sa¤layan, içinde çok ciddi bir ifl ak›fl›n›n bulundu¤u bir sistemden söz ediyoruz. Dolay›s›yla ifl tan›mlar›, ifl yapma biçimleri projeye bafllarken sa¤l›kl› bir flekilde tan›mlan›r, iflin nas›l akaca¤› belirlenirse, ortaya gayet iyi iflleyen bir sistem ç›k›yor. Biz büyük hacimlerle çal›flaca¤›m›z› iflin bafl›nda saptad›¤›m›z için, bu ifli destekleyen araçlar›, prosesleri birbirine ba¤layarak, sa¤l›kl› bir ifl ak›fl› içerisinde bafltan sona form tan›ma, tarama sürecini bafllatm›fl olduk. Osman Durmufl: Bu tip projelerde her fleyi ayn› anda yapmaya çal›flman›n en büyük risk oldu¤unun da bilincindeydik. Bu yüzden aflamal› bir proje plan› seçtik. Basit ve katma de¤er yaratacak ifllere öncelik verdik. Daha sonra uzun vadeli hedeflerimize dönük olarak buldu¤umuz mimariyi gelifltirmeyi planlad›k. Çünkü en büyük riskin bütün elmay› tek bir lokmada yemeye kalkmak oldu¤unun fark›ndayd›k. Böyle davran›rsak projenin tamamlanmas›, gelifltirilmesi, modifikasyonlar› bitmeyen bir süreç haline gelebilirdi. Bu yüzden elmay› dilim dilim yemeyi tercih ettik. Projeye bafllarken, bu temelin üzerine yeni mimariler ekleyebilece¤imizi de hesaba katt›k. Belirli bir aflamadan sonra gerekli eklemelerin yap›labilece¤i bir sistem oluflturduk. Bir baflka deyiflle çözümümüzün de bizimle birlikte büyüyebilme özelli¤i tafl›mas›na büyük önem verdik. Bahad›r Balibafla: Burada kurulan sistem bir fabrika bant›na da benzetilebilir. fiu anda bir müflterinin kredi kart› baflvuru formu ve ekleriyle birlikte bankaya baflvurmas›n›n ard›ndan, resimli ve imzal› kredi kart›n›n ç›kmas› aras›nda geçen süreç elektronik ortamda gerçeklefltiriliyor. Bu da fabrikalardaki üretim bant›na çok benziyor. Ana hammadde olan bilgi, al›nan dokümanlar, bankada belirli bir süreçten geçiriliyor. Amaç yaln›zca bilgi girifli de de¤il. Burada bankan›n temel bankac›l›k ve kredi kart› uygulamalar›na entegrasyonlar söz konusu, bunun yan›nda müflteri bilgileri yarat›l›p, üstüne de bir ürün olarak imzal› kredi kart› teslim ediliyor. Bu tür sistemler Osman Bey’in de belirtti¤i gibi ciddi büyüme hedeflerinin oldu¤u durumlarda, maksimum birim zamanda gerçeklefltirilecek ifl- lemlere göre tasarlan›yorlar. Bu nedenle flu andaki sistem HSBC’nin hedefleri içerisindeki peak time’lara destek verebilecek kapasitede tasarland›. Osman Durmufl: ‹nsan hatas›n› en aza indiren, kalite sistem güvenli¤i ve arfliv konusunda da say›s›z katma de¤er yaratan bu projenin bize kalite anlam›nda da ciddi bir de¤er getirdi¤ini belirtmek istiyorum. Böylece daha kaliteli bir arflive, arfliv yedeklemesine sahip olup, bilginin sistemde güvenli bir ortamda dolaflmas› sa¤lan›rken, gerçek bir üretim ortam›nda bankac›l›k ürünü müflteriye sunulabiliyor. Daha sonra bu bilgilere dayal› olarak yeni ürün tan›mlamalar› ve yeni gelifltirmeler de yap›lmas› mümkün oluyor. Bu projelerin gerçeklefltirilmesinde neden KETS ve IBM ortakl›¤›n› tercih ettiniz? Levent Utkusavafl: Proje bize geldi¤inde bir araflt›rma çal›flmas› yapt›k. O s›ralarda ICR sistemleri bizim için de yeniydi. Türkiye’de bununla ilgili birtak›m baflar›l› ve baflar›s›z çal›flmalar yap›lm›flt›. Bizim, Türkçe karakterleri de okuyabilen, baflar› yüzdesi yüksek bir ICR motoruna ihtiyac›m›z vard›, kritik noktalardan biri de buydu. Di¤er taraftan süreç- lerin de birbirine ba¤lanmas› gerekiyordu. Sonuç itibar›yla ifl ak›fl›n› destekleyecek, imaj› proses edecek tam bir uçtan uca çözüm aray›fl›ndayd›k. Araflt›rmalar›m›z, bu sistemleri kapsaml› bir flekilde sa¤layacak çok fazla firma olmad›¤›n› bize gösterdi. Sonuçta bu çözümü en iyi flekilde sunabilece¤i konusunda garanti veren KETS’i tercih ettik. Seçimimizde, KETS’in daha önceki deneyimleri, arkada kullan›lan bileflenler ve IBM’in teknolojisi de etken oldu. KETS’in projelere bafllamadan önce, detayl› bir analiz süreci yapt›¤›n› ve hizmet verece¤i kurumun ihtiyaçlar›n› göz önünde tuttu¤unu biliyoruz. Bu projelerin gerçeklefltirilmesi öncesinde yapt›¤›n›z analizlerde ne gibi sonuçlar elde ettiniz? Bahad›r Balibafla: Analiz, sözleflme imzalan›p proje uygulamaya konulurken de¤il, daha projenin sat›fl aflamas›nda bafllayan bir süreç. Dolay›s›yla biz bu projenin analiz sürecinde HSBC’de bu teknolojilerin ilk kez kullan›laca¤›n›, bankan›n bu konuda fazla tecrübesinin olmad›¤›n› saptad›k. Bu nedenle asl›nda bir tür bilinmeyenle karfl› karfl›yayd›k. Yap›lan analizin sonuçlar› hem KETS’e hem de HSBC’ye pek çok fley ö¤retti. Örne¤in, uygulanmas› düflünülen projenin yaln›zca operasyona yönelik departmanlar› de¤il, halkla iliflkilerden reklama kadar bankadaki tüm departmanlar› ilgilendirdi¤i, ana çerçevenin planlanmas›yla bafllayan ilk ad›mdan itibaren projenin her aflamas›nda tüm departmanlara çok ciddi ihtiyaç oldu¤u saptand›. Formun tasarlanmas›, teknolojik alt yap›n›n oluflturulmas›, uygulaman›n gelifltirilmesi ve entegrasyonu konusunda BT departman›yla di¤er bütün departmanlar aras›nda çok yak›n çal›flmalar yap›ld›. Sat›fl öncesi süreçte son derece detayl› bir analiz çal›flmas› gerçeklefltirildi. fiu anda uygulanan sistemin tamam› da bu analiz çal›flmalar› s›ras›nda ortaya ç›kt›. Analiz s›ras›nda bazen ifl yap›fl süreçlerinin yeniden de¤erlendirilmesi gerekti¤i sonucuna var›ld›. Böylece daha analiz aflamas›nda sürecin iyilefltirilmesi çal›flmalar› da bafllam›fl oldu. fiu anda ise oldukça ileri bir aflamaday›z. Benzer ürünler için benzer üretim süreçlerini tasarlayabilecek hem teknolojik know-how hem de kullan›c› know-how’›na ve ifl kültürüne karfl›l›kl› olarak sahip durumday›z. Aliye Gürsel: Levent Bey az önce bir çözüm arad›klar›ndan söz etti. Gerçekten de burada bir üründen de¤il, bir çözümden bahsediyoruz. Bu çözüm, arfliv ve ifl sürecinin tüm ifllemleri kapsayacak flekilde otomatize edilmesini kaps›yor. IBM teknolojisinin üzerine KETS’in knowhow’unu koyunca, tüm bu sürecin uygulanabilmesini sa¤layan know- how ve teknolojik alt yap› bileflenleri oluflturulmufl oluyor. Bunun ötesinde bugün projenin ICR taraf› a¤›rl›kl› olsa da daha sonra ifl ak›fl›nda veya arfliv yönetimindeki herhangi bir geniflletme için gereken bileflenler de mevcut. Sonuç itibar›yla bu çözüm iflin baflar›s›nda temel etken olan büyüyebilirlik özelli¤ine de sahip bulunuyor. Sistemin teknik alt yap›s›ndan bahsedecek olursak bu projede hangi ürünler kullan›ld›? Buna ek olarak art›k her geçen gün IBM teknolojilerine daha da hakim hale gelen KETS ile IBM’in ifl birli¤i bu projelere nas›l yans›d›? Bahad›r Balibafla: Bu tür bir projede öncelikle sa¤lam bir teknolojik alt yap›n›n kurulmas› gerekiyor. Biz burada IBM Content Manager kulland›k. Ayr›ca sürecin belirli aflamalar›nda, bu alt yap›n›n d›fl›nda, son kullan›c›y› ilgilendiren, özel nitelikli ifller için, farkl› araçlar›n kullan›lmas› ve bunlar›n her birinin birbiriyle entegrasyonunun sa¤lanmas› da bir baflka zorunluluk. HSBC’de 3 KETS MART 2002 kurulan sistemde, temelde dokümanlar›n elektronik ortama aktar›lmas›n› sa¤layan ICR ürünü ön plana ç›ksa da bizim önerdi¤imiz çözüm içerisinde ICR ve taray›c›n›n ayn› firmadan temini söz konusu oldu. Ayn› anda dört farkl› imaj oluflturma özelli¤ine sahip olan taray›c›, tek bir form bir kez tarand›¤›nda, hem ICR hem arfliv hem de resim ve imzan›n kesilmesi iflinin tek bir ad›mda gerçeklefltirilmesine olanak tan›yor. Bu çok önemli bir avantaj, böylece farkl› ad›mlar at›lmas›na gerek kalmadan ifl tamamlanabiliyor. Levent Utkusavafl: Bu noktada bir fley eklemek istiyorum. Hem ka¤›t kalitesi hem ebat olarak çok farkl› formatlardaki belgeyi bir baflvuru formunun arkas›na iflleyebilecek bir taray›c›ya ihtiyaç duyuluyor. Gelir belgesi, kimlik fotokopisi gibi de¤iflken formatlardaki eklerin hepsini bir arada ama farkl› renklerde tara- yacak bir çözüm aran›yor. KETS’in önerdi¤i çözüm de bütün bunlar› gerçeklefltirebilecek özelliklere sahip. Bahad›r Balibafla: Formlar›n üzerindeki resim ve imzan›n renkli ama ICR sürecine tabi tutulacak form ve doküman eklerinin ayn› zamanda siyah-beyaz taranmas› gerekti¤i için farkl› renklerde taramaya ihtiyaç duyuluyordu. Ayr›ca o resim ve imzan›n da as›l olarak sadece o bölümlerinin ç›kart›lmas› gereki- yordu. Bütün bunlar› yapabilmek için ciddi anlamda bir insan kayna¤›n›n kullan›lmas› zorunluydu. Fakat bu çözüm sayesinde çok büyük bir avantaj elde edildi. Bunun yan› s›ra kar›fl›k yap›daki dokümanlar›n da otomatik bir flekilde ayr›flt›r›lmas› gerekti¤inden, hangi dokümanlar›n gerçekten yap›sal bir form ve ICR sürecine tabi tutulaca¤›, hangilerinin bunlarla iliflkili ek belgeler olarak tan›mlanaca¤› sorununu da yine KETS taraf›ndan gelifltirilen bir form ayr›flt›rma ürününü kullanarak çözümledik. Böylece bankaya oldukça h›zl› bir flekilde gelen dokümanlar›n tiplerine göre ayr›flt›r›lmas›n› sa¤layacak teknolojik alt yap›y› da sunmufl olduk. Arka tarafta IBM Content Manager ürünü kullan›ld›. Bankaya gelen dokümanlar çok de¤erli belgeler olduklar› için yüksek güvenlikli bir ortamda saklanmalar› ve bu dokümanlar›n istendi¤i anda özellikle de peak time’larda servisi sunulabilmesi büyük önem tafl›yordu. Bu nedenle HSBC bünyesinde temel bankac›l›k uygulamalar› ve kredi kart› uygulamalar›yla entegrasyonu sa¤layacak bir yap› oluflturuldu. Hatta flu aflamada eksik kalan bir tak›m bilgilerin toplanmas› amac›yla call center entegrasyonu dahi gerçeklefltirilmifl durumda. Böylece, müflterinin bankan›n bir flubesine baflvurmas›yla, orada ortaya ç›kabilecek eksik birtak›m belge ve bilgilerin tamamland›¤›, di¤er bankac›l›k uygulamalar›yla etkileflimin sa¤land›¤›, onay süreçlerinin otomatik ve yar› otomatik olarak de¤il kullan›c› kat›l›m›yla gerçeklefltirildi¤i ve nihayet kart›n bas›larak müflteriye teslim edildi¤i bir uygulamaya geçilmifl oldu. Öte yandan müflterinin imza örneklerinin banka için büyük önem tafl›d›¤›n›n fark›nday›z. Özellikle flubelerde gerçeklefltirilen ifllemlerde her zaman imza kontrollerinin yap›lmas› gerekiyor. Bankada bu konuda ciddi ad›mlar at›lm›fl, müflterinin bankada bulunan imza kartonlar› elektronik ortamlarda müflterinin numaras›yla birlikte iflleyebilir duruma getirilmiflti. Biz, hem bireysel operasyon merkezi hem de doküman processing center olarak çal›fl›laca¤›n› dikkate alarak, daha önceki da¤›t›k yap›da bu bilgilerin elektronik ortama aktar›lmas›ndaki güçlükleri ortadan kald›rd›k. fiu anda flubelerden faks yoluyla merkeze getirilen imza kartonlar› merkezde proses ediliyor. Kurumsal müflterilerin imza sirkülerleri için de ayn› ifllem yap›l›yor. Uygulad›¤›m›z faks projesi ise asl›nda bireysel operasyonun biraz d›fl›nda kal›yor. Demirbank, form proses projesi bafllamadan önce veya ayn› tarihlerde faks otomasyonu projesine de bafllam›flt›. O dönemlerde uygulama süreçleri aç›s›ndan iki proje çak›flt› diyebilirim. fiimdi gelinen noktaya bakt›¤›m›zda, özellikle HSBC’nin de flu anda kurdu¤umuz alt yap›ya olan inanc›yla çok ciddi anlamda dijital hat teknolojilerini kullanan, groupware uygulamalar›yla entegrasyonu sa¤lanm›fl ve gerekti¤inde web üzerinden de eriflim sa¤lanan bir faks otomasyonunun söz konusu oldu¤unu görüyoruz. Mustafa Savaflan: Biz IBM ile birlikte yol almaya bafllayal› yaklafl›k üç y›l oluyor. Bu proje ise bizim IBM teknolojisine dayal› kendi knowhow’›m›z› da devreye soktu¤umuz ilk büyük çapl› proje oldu¤u için son derece önemli. Türkiye’de daha önce bir gösterge olaca¤›n› düflünüyoruz. Bundan sonras› için bizim tek iste¤imiz yeni uygulama alanlar› bulmak. Çünkü bu çok önemli. Mesela biraz önce bahsetti¤imiz imza projesi, bütünün içindeki bir parça gibi görünse de asl›nda çok ciddi bir proje. Türkiye’de ve dünyada hala imza sorununu nas›l çözümleyece¤ini düflünen birçok kurulufl var. KETS olarak buna benzer pek çok yeni çözüm ve uygulama üretmeyi hedefliyoruz. Ayr›ca, ifl dünyas›nda en popüler konulardan biri CRM. Biz veri sa¤lamak suretiyle bu alanda da hizmet veriyoruz. CRM’in en önemli noktas› bilgiyi do¤ru toplamak, ikincisi bunun dokümanlarla desteklenerek CRM’e entegre edilmesi. Onun d›fl›nda bir de bu iflin output taraf› var, üretilen bilgilerin, verilerin ifllenip raporlanan sonuçlar›n, faksla yay›nlanmas› ve o bilgilerin doküman yönetim sistemine oturmas› fleklinde uç- de ICR projeleri hayata geçirilmiflti ama ad›ndan da anlafl›laca¤› gibi bu projeler sadece ICR projesi idi. Nitekim biz de bu düflünceyle yola ç›km›flt›k. Fakat bankan›n ihtiyaç analizi yap›ld›ktan sonra ortaya, bir “form proses”, “data capture” ve “document managemenet” projesi kombinasyonu ç›kt›. Proje, gerçek anlamda bir tak›m çal›flmas›yla yürütüldü. Karfl›l›kl› olarak pek çok fley ö¤rendik. Projede Türkiye’de bu tür projelerde çok ender kullan›lan çok özel taray›c›lar kullan›ld›. Alt yap› da çok ciddi bir üretim sistemine uygun flekilde tasarland›. Arka tarafta ise IBM gibi bir teknoloji vard›. Bundan sonraki aflama, bu teknolojilerin ölçülebilir olmas› ve geri dönüfllerini görebilmemiz. Söz konusu projeler kullan›ld›¤›nda ne oranda geri dönüfl al›nd›¤›n› görmek bizim için önemli. Bu anlamda Türkiye’de pek fazla ölçümleme çal›flmas› yap›lm›yor. O yüzden bu projenin iyi tan uca bir çözüm. Art›k her fley müflteri odakl›. Biz de müflteriye nas›l daha iyi hizmet verilebilir düflüncesinden hareketle bu konuda çözümler sunuyoruz. K›sa ve uzun vadede KETS’in plan ve hedefleri nelerdir? Mustafa Savaflan: Doküman yönetimi konusunda on befl y›ll›k bir uzmanl›¤›m›z olufltu. Son y›llarda Türkiye’de bu konunun hak etti¤i noktaya gelmesi sayesinde de pratik uygulamalar ve çözümler üretebildik. A¤›rl›kl› olarak finans sektörüne konsantre olmufl durumday›z ve bu sektörde hem gelifltirdi¤imiz çözümler hem de referans olarak belirli bir noktaya geldi¤imize inan›yorum. Finans sektörünün ihtiyaçlar›n› çok iyi alg›layabildi¤imiz için daha rahat çözüm üretebiliyoruz. Bundan sonra öncelikle finans sektörüne yönelik uygulamalar›m›z› yurt d›fl›ndaki platformlara tafl›may› amaçl›yoruz. Çünkü finans dünyada da en önemli sektörlerden biri ve Türkiye’deki kadar kapsaml› teknolojilerin bu kadar entegre halde kullan›ld›¤› uygulamalar dünyada da pek fazla de¤il. Eskiden Türkiye’de her fleyi bir arada bulmak hayli zor oldu¤undan, yurt d›fl›na müflteri referans ziyaretleri organize ederken, flimdi biz iyi bir referans noktas› haline geldik. Bu avantaj› ön plana ç›karmay› planl›yoruz. Türkiye gibi bankac›l›k ifllemlerinin say›s› ve kapasitesinin oldukça ciddi rakamlara ulaflt›¤› bir ülkede, bu sistemlerin üretim ortam›nda çal›fl›yor olmam›z bizim için büyük bir avantaj. Bu tür çözümlerin önemli bir referans olabilece¤ini ve talebi art›raca¤›n› düflündü¤ümüzden, ürün ve çözümlerimizi uluslar aras› standartlara uygun hale getiriyoruz. Pazarlama ve sat›fl faaliyetlerimizde bizi yaln›z b›rakmayan IBM’den de bu konuda büyük destek görüyoruz. Her fley planlad›¤›m›z gibi giderse hedefimiz ilk yurt d›fl› referans›m›z› oluflturmak. Büyük bir banka ya da kuruluflta burada anlatt›¤›m›za benzer bir projeyi realize etmek. IBM ile ifl birli¤ini daha da art›rarak, onlar›n di¤er ürün portföylerini bu sis- mobilite ile doküman yönetimi iç içe olmaya bafllad›. Bunun d›fl›nda felaket senaryolar› karfl›s›nda dokümanlar›n korunmas›, arflivlenmesi konular›nda da de¤iflik çözümler üretmeyi planl›yoruz. Aliye Gürsel: KETS’in bilgi birikimi gerçekten de çok ileri bir noktaya geldi. Fakat bunun korunmas› gerekiyor. Bu yüzden teknik ekipler aras›nda çok s›k› bir ifl birli¤i var. Mesela flu anda tüm dünyada Content Manager’›n yeni versiyonu test ediliyor ve Türkiye’den de KETS bu programa dahil oldu. Bilgi birikimlerinin verdi¤i güçle, bu ürüne ne gibi eklemelerin yap›lmas›, ne tür de¤ifliklikler gerçeklefltirilmesi gerekti¤i konusundaki fikirlerini bizimle paylafl›yorlar. IBM ve KETS aras›nda son derece sa¤l›kl› bir ifl birli¤i kuruldu¤u için, flu anda oturttu¤umuz bu taban›n üzerine hangi çözümlerin eklenebilece¤ini tart›fl›yoruz. Bunlardan biri de veri kalitesi, veri temizleme konusu. Çünkü CRM’de baflar›y› yakalayabilmek tamamen verinin kalitesine ba¤l› bulunuyor. Bu nedenle veri kalitesini artt›ran çözümlerin de mevcut çözümlerin içine entegre edilmesi gerçekten temlerimize entegre etmek de önümüzdeki dönem yapmay› planlad›¤›m›z aktiviteler aras›nda yer al›yor. Dünyada geliflen teknolojilere uyum sa¤lamak ise bir baflka önemli hedefimiz. Mesela art›k çok önemli. Bu sene bu tür ek çözümlere yönelmeyi, yeni paketler oluflturmay› planl›yoruz. Özellikle de KOB‹’lere yönelik paket çözümler sunmak en önemli hedeflerimiz aras›nda yer al›yor. KETS Activeline taraf›ndan KETS için haz›rlanm›fl özel ektir. Parayla sat›lmaz. www.activefinans.com/activelineozel Mart 2002 IBM firmalar›n doküman yönetimi uygulamalar›n› kolaylaflt›ran özel bir çözüm ailesi sunuyor Dokümanlar›n›z›n yöneticisi: Content Manager IBM Content Manager ailesini tamamlay›c› di¤er ürünler aras›nda, Content Manager CommonStore for SAP, Content Manager CommonStore for Exchange, Content Manager CommonStore for Lotus Domino, Content Manager OnDemand ve Content Manager Video Charger say›labilir. urumsal doküman yönetimi uygulamalar› ile ifl süreçlerinde kalite ve tutarl›l›k, yap›lacak ifllerde en iyi yöntemin kullan›lmas› ve süreç çevrim sürelerinin azalt›lmas› sa¤lan›yor. Elektronik doküman yönetimi, çal›flanlar›n idari ifllerini azaltarak gerçek anlamda flirkete daha fazla de¤er katacak olan bilgiyi ifllemelerini ve bilgiye nerede ya da nas›l ulafl›laca¤› yerine, iflin kendisine odaklanmalar›na olanak tan›yor. ‹çerik yönetimindeki üstün performans› ile IBM Content Manager ailesi web destekli, aç›k ve tümleflik, e-business’a haz›r kurumsal doküman yönetimi çözümü olarak tan›mlan›yor. Content Manager, gelen fakslar›n veya ka¤›t ortamdaki bel- K gelerin ifllenmesini ve elektronik ortamda saklanmas›n› da sa¤l›yor. Content Manager ile metin, görüntü, ses ve video gibi belgelerin yarat›lmas›, saklanmas›, aranmas›, görüntülenmesi, yönetilmesi ve korunmas› da mümkün oluyor. IBM’in pazardaki yerine bakacak olursak, 5 bine yak›n kurulu belge yönetim sistemi bulunuyor. 20 milyon IBM/LOTUS iletiflim ve ifl birli¤i yaz›l›m› kullan›c›s› d›fl›nda, yüz binlerce kullan›c› mevcut. Dünyadaki kurumsal verilerin yüzde 70’i IBM yaz›l›mlar› alt›nda yönetiliyor. Fortune 100 listesindeki flirketlerin yüzde 100’ü ve Fortune 500 listesindekilerin yüzde 80’i IBM veri yönetimi çözümlerini kullan›yor. IBM Content Manager ailesini tamamlay›c› di¤er ürünler aras›nda, Content Manager CommonStore for SAP, Content Manager CommonStore for Exchange, Content Manager CommonStore for Lotus Domino, Content Manager OnDemand ve Content Manager Video Charger say›labilir. IBM Content Manager OnDemand IBM Content Manager OnDemand, IBM’in COLD uygulamas›d›r. COLD (Computer Output to Laser Disk), bilgisayarda üretilen formatl› raporlar› indeksleyerek bilgisayar ortam›nda saklama olana¤› sa¤layan entegre bir paket olarak tan›mlan›yor. Yeni uygulamalar, kullan›c›lar›n kendileri ile ilgili bilgilere ‹nternet üzerinden ulaflmalar›na im- kan tan›yor. IBM Content Manager CommonStore for SAP IBM’in yeni doküman yönetim ve arfliv çözümü Content Manager CommonStore for SAP, SAP R/3 ile bütünleflik çal›flmak üzere gelifltirildi. Bu ürün, SAP ile IBM Content Manager aras›nda geçifl katman›n› oluflturuyor. IBM Content Manager CommonStore for Lotus Domino Bir Domino uygulamas› olan IBM Common Store for Lotus Domino, Lotus Notes ve Domino objelerinin IBM Content Manager üzerinde arflivlenmesine ve Lotus Notes istemcisi veya WEB taray›c›s› ile ‹nternet veya intranet üzerinden eriflimine olanak sa¤l›yor. IBM Content Manager CommonStore for Exchange IBM CommonStore For Exchange, Microsoft Exchange 2000 üzerinde bulunan mesaj ve/veya bu mesajlar›n içerisinde bulunan ek dosyalar›n IBM Content Manager, IBM Content Manager OnDemand veya IBM Tivoli Storage Manager üzerinde arflivlenmesini sa¤layan bir yaz›l›m. Bu uygulama sayesinde Exchange server üzerinde eski mesajlar›n ya da ek dosyalar›n büyük yer kaplamas› engelleniyor. IBM Content Manager Video Charger Video görüntülerinin arflivlenmesini ve gerçek zamanl› olarak ‹nternet ya da intranet üzerinden TV, video ya da radyo yay›n› yapmaya imkan veriyor. KETS’e yeni ifl orta¤›: InterCope Akbank da Content Manager’› tercih etti IBM WebSphere Commerce Tüprafl’ta Evrak2000 Çözümü Suite for Digital Medya KETS, ifl orta¤› oldu¤u IBM, çözüm orta¤› oldu¤u Microsoft ve distribütörü oldu¤u Captaris, Abbyy, Scansoft, Fujitsu, Intel, OCE, Accelio ve Kofax firmalar›n›n aras›na son olarak Intercope firmas›n› da ekleyerek, yeni bir distribütörlük anlaflmas› imzalad›. Kurumsal faks ve Telco’lar için mesajlaflma çözümleri sunan Intercope, 1982 y›l›nda kurulan, Almanya kökenli bir flirket. Intercope teknolojileri, 80 farkl› ülkede uluslar aras› 200 büyük bankada kullan›l›yor. Akbank da doküman yönetimi için IBM Content Manager’› tercih etti. Kurumsal elektronik doküman yönetimi uygulamalar› ve elektronik arfliv ile süreç yönetiminde kalite, verimlilik ve zaman tasarrufu sa¤layarak bilgiyi etkin yönetmeyi hedefleyen Akbank, ofis belgelerinin arflivlenmesini ve paylafl›m›n› Content Manager yoluyla gerçeklefltirecek. Ayr›ca ifl ak›fllar›n› ve ifl süreçlerini de Content Manager üzerinde gerçeklefltirerek merkezi hale getirecek. IBM web alt yap› ve e-ticaret platformu ürünü olan WebSphere Commerce, esnek, güvenilir ve h›zl› web siteleri yaratmaya olanak vererek, her ölçekteki flirketin tüm ifl süreçlerini elektronik ortama tafl›yarak, e-ifl dünyas›n›n bir parças› haline gelmelerini ve iflletmeler aras› (B2B) e-pazarlara aç›lma olana¤› sa¤l›yor. WebSphere yaz›l›m platformu, web uygulama ve yönetim hizmetleriyle eticarete geçiflte flirketlere önemli imkanlar sunuyor. KETS’in sundu¤u IBM Content Manager platformunda çal›flan KETS Evrak2000 çözümü ile tüm evrak takip ve arflivleme sorunlar›n› geride b›rakan Tüprafl ‹zmir Alia¤a rafinerisi, gelen ve giden evraklar›n da¤›t›m›n›, iç yaz›flmalar›n› ve tüm bu dokümanlar›n arflivini çok daha h›zl› ve kontrollü bir flekilde gerçeklefltirirken, arfliv problemlerini de baflar›l› bir biçimde çözdü.