Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı
Transkript
Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı
Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı Doküman No TL.01 Revizyon No 00 Yürürlük Tarihi 24.11.2014 Sayfa No 1/7 Yayın, Değişiklik Ve Dağıtım Sayfası Değişen Sayfa – Tarih 24/11/2014 Değişiklik Yeni yayın Revizyon No 00 Dağıtım Listesi (Baskı) Kalite Yönetim Temsilcisi (Orijinal Baskı) Belgelendirme Müdürü Sınav Yöneticisi Sınav Gözetmenleri Komite Üyeleri Finans Sorumlusu Hazırlayan Adı-Soyadı Gökhan Demirbaş Onaylayan İmza Adı-Soyadı Cihat Bakırcı İmza Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı 1. Doküman No TL.01 Revizyon No 00 Yürürlük Tarihi 24.11.2014 Sayfa No 2/7 Kapsam Bakırcı Otomotivin yönetimi dâhilindeki tüm faaliyetleri kapsar. 2. Sorumlular 2.1 Belgelendirme Müdürü 2.2 Kalite Yönetim Temsilcisi 2.3 Sınav Yöneticisi 2.4 Sekreter 3. Uygulama Bakırcı Otomotivin sunmakta olduğu hizmetlerden biri veya birkaçı kapsamında, belgelendirme talebinde bulunan kuruluşların veya kişilerin başvurusunun alınması esnasında Bakırcı Otomotiv tarafından çıkar çatışmasına neden olabilecek durumlar analiz edilir ve böyle bir durum söz konusu olduğunda talep geri çevrilir. Program komitesi ve Tarafsızlık komitesi toplantılarında bu talimat gözden geçirilir ve olası çıkar çatışmaları ile bu zamana kadar olmuş olanlar karşılaştırılır. Talimatta öngörülen hallerin oluşup oluşmadığı kontrol edilir, komite üyelerinin de kendi görüşleri değerlendirilir ve bu bilgiler çerçevesinde talimatta yeni revizyon yapılabilir. Talimatın yeni revizyonu Kalite Yönetim Temsilcisi kanalıyla Belgelendirme Müdürü’ne onaylatılır. Olası çıkar çatışmaları şunlardır: Olası Çıkar Çatışması Bakırcı Otomotiv Ortaklar Kurulu Üyeleri ile bu üyelerin sahibi veya ortak oldukları firmalarda çalışanlara ya da ortak olan kişilere belge verilmesi, Bakırcı Otomotiv Ortaklar Kurulu üyeleri ve diğer Bakırcı Otomotiv çalışanlarının başka bir personel belgelendirme kuruluşun da tam zamanlı çalışması, Tedbir Bakırcı Otomotiv Ortaklar Kurulu Üyeleri ile bu üyelerin sahibi veya ortak oldukları firmalarda çalışanlara ya da ortak olan kişilere belge verilebilir. Ancak Bakırcı Otomotiv Belgelendirme Prosedürleri gereğince, tarafsızlık, şeffaflık, bağımsızlık, gizlilik ve eşit muamele ilkeleri gözetilir. Bakırcı Otomotiv Ortaklar Kurulu üyeleri ve diğer Bakırcı Otomotiv çalışanlarının başka bir personel belgelendirme kuruluşun da tam zamanlı çalışamaz. Bakırcı Otomotiv Personeli tam zamanlı personel sözleşmesi ile başka bir kurumda tam zamanlı görev alamayacağını beyan etmiş olur. Yaptırım Söz konusu ilkelerin ihlali ile belge verilmesi durumunda; belge derhal iptal edilir, aday durumdan haberdar edilir sözleşmeye göre iptal sürecinin gereği yapılır. Bakırcı Otomotivin tam zamanlı personellerinden her hangi birisinin, Bakırcı Otomotivin haberi olmaksızın başka bir personel belgelendirme kuruluşunda tam zamanlı görev aldığı tespit edilirse sözleşmesi fesih edilir. Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı Doküman No TL.01 Revizyon No 00 Yürürlük Tarihi 24.11.2014 Sayfa No 3/7 Bakırcı Otomotiv kısmî süreli personelinin başka bir personel belgelendirme kuruluşunda da çalışması, Kısmî süreli personel sözleşmesindeki kurallara uyduğu müddetçe başka bir belgelendirme kuruluşunda da görev alabilir. Bakırcı Otomotive aldığı görevleri yazılı bir biçimde bildirmek zorundadır. Bu işlemlerden Belgelendirme Müdürü sorumludur. Bakırcı Otomotiv haricinde başka bir belgelendirme kuruluşunda yarı zamanlı faaliyet gösterdiğini tespit edilirse, bildirimde bulunması konusunda uyarı yapılır. Uyarıya rağmen bildirimde bulunmayan personelin derhal işine son verilir. Bakırcı Otomotiv personelinin Bakırcı Otomotiv Belgelendirme faaliyetleri kapsamında dışarıda eğitim sunması veya sağlaması, Bakırcı Otomotiv personeli bağlı olduğu birimden izin almak kaydıyla eğitimler verebilir. Bakırcı Otomotivden daha önce izin almamış ise hangi kuruluş adına hangi tarihte eğitim verdiğinin bilgisi yazılı olarak istenir. Katılımcıdan başvuru formunda Bakırcı Otomotivin belgelendirme programları konusunda eğitim alıp almadığı bilgisi istenir. Eğitim almış ise eğitimi aldığı kuruluş ve eğitimci isimleri istenerek gireceği sınavın, Sınav Gözetmeni isimleri Sekreter ya da Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından karşılaştırılır. Olası bir çıkar çelişkisi durumunda Sınav gözetmeni değiştirilir veya aday başka bir sınav programına dâhil edilir. Bakırcı Otomotiv personeli başka bir kurumda verdiği eğitimler için kuruluşun adını ve eğitim tarihini Bakırcı Otomotive bildirmek zorundadır. Bakırcı Otomotiv personeli en az 2 yıl öncesinde eğitim verdiği adayın sınavına sınav gözetmeni olarak katılabilir. Ancak 2 yıllık süre tamamlanmadan eğitim verdiği kişinin sınavına, sınav gözetmeni olarak katılmış ve aday belgelendirilmiş ise adaya hiçbir maliyet yansıtmaksızın başka bir sınav gözetmeni ile sınavı tekrarlanır. Bakırcı Otomotiv personelinin adaya eğitim veya sınav sırasında ya da sonrasında belgelendirme taahhüdünde bulunması, Hiçbir Bakırcı Otomotiv personeli adaylara belgelendirme taahhüdü veremezler. Bu çıkar çelişkisini önlemek amacıyla Bakırcı Otomotiv personeli, Personel Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalayarak taahhüt etmiş olur. Bu konuda çıkar çelişkisi tespit edilirse ilgili personel uyarılır ve sözleşme hükümleri hatırlatılır. Personel ısrarla bu tavrını sürdürürse sözleşmesi iptal edilir. Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı Bakırcı Otomotiv personelinin, akraba veya yakınlarının eğitimine, sınavına veya değerlendirmesine katılması, Bakırcı Otomotiv kısmî süreli personelinin diğer çalıştığı firmadaki çalışanların belgelendirme için başvurması, Bakırcı Otomotiv personelinin haberdar olduğu, kendilerini veya Bakırcı Otomotivi çıkar çatışmasına sokacak durumdan Bakırcı Otomotiv üst yönetimini haberdar etmemesi, Doküman No TL.01 Revizyon No 00 Yürürlük Tarihi 24.11.2014 Sayfa No 4/7 Bakırcı Otomotiv personeli, akraba veya yakınlarının belgelendirme faaliyetleri ile ilişkin eğitimlere katılabilir ancak sınavlara katılamaz. Sınavı yapacak olan kişiye sınavdan önce aday listesi verilir, liste gözden geçirilir ve personelin akraba veya yakınları bu listede bulunursa bunu Bakırcı Otomotive bildirmekle sorumludur. Bakırcı Otomotiv kısmî süreli personelinin diğer çalıştığı firmadaki çalışanların belgelendirme için başvurması durumunda, ilgili personel bu kişinin eğitimine katılabilir fakat sınavla ilgili hiçbir göreve atanmaz. Buna yönelik olarak Bakırcı Otomotiv personeline Personel Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılarak garanti altına alınır. Sınavı yapacak olan kişiye sınavdan önce aday listesi verilir, liste gözden geçirilir. Personelin diğer çalıştığı firmadan bir veya daha fazla kişi bu listede bulunursa ilgili personel bunu Bakırcı Otomotive bildirmek zorundadır. Buna yönelik olarak Bakırcı Otomotiv personeline Personel Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılarak garanti altına alınır. Akraba veya yakınlarının olduğunu bildiği halde bunu Bakırcı Otomotivden gizleyerek görevi kabul ettiği tespit edilen personel uyarılır. Adayın sınavı iptal edilir ve başka bir sınava alınır. Tekrar sınava alınacak adayın belgelendirme maliyetleri çıkar çelişkisine konu olan personele yansıtılır. Bakırcı Otomotivden gizleyerek olası çıkar çelişkisine konu olan görevi kabul ettiği tespit edilen personel uyarılır. Bu durumda aday başka bir sınava davet edilir. Oluşacak maliyetler ilgili personele yansıtılır. Alınan tedbire rağmen böyle bir durum gerçekleşirse ilgili personel öncelikle uyarılır, konunun mahiyeti araştırılır ve tarafsızlığın kasten tehlikeye atıldığı tespit edilirse sözleşme feshedilir. Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı Doküman No TL.01 Revizyon No 00 Yürürlük Tarihi 24.11.2014 Sayfa No 5/7 Böyle bir durum ile karşılaşıldığında ilgili personel Bakırcı Otomotivi mutlaka bilgilendirmelidir. Bu durumla ilgili bildirimini Şikâyet ve İtiraz Prosedürü(PR.04) uyarınca Öneri, Şikâyet ve İtiraz Formunu(FR.34) kullanarak Kalite Yönetim Temsilcisine iletmelidir. Kalite Yönetim Temsilcisine gelen bildirimler doğrultusunda aday sınav programından çıkartılır. Durum adayın belgelendirmesinden sonra tespit edilirse kişinin belgesi iptal edilir ve kamuya duyurulur. Bakırcı Otomotivde çalışan tam zamanlı personelin, eğitime ve sınava katılması, Bakırcı Otomotivde çalışan tam zamanlı personel belgelendirme faaliyetleriyle ilgili eğitime katılabilir ancak sınava katılamaz. Buna yönelik olarak Bakırcı Otomotiv çalışanlarına Personel Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılarak garanti altına alınır. Bu durum oluşmuş ise ilgili adayların sınavları ve belgeleri iptal edilir. Sınırlayıcı şart (Bir birliğe veya gruba üye olmamak gibi) nedeniyle adayların başvurularının engellenmesi, Sınava girmek isteyen adaya hiçbir sınırlayıcı şart (Bir birliğe veya gruba üye olmamak gibi) getirilemez bu nedenle adayların başvuruları engellenemez. Bu durum Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)ile garanti altına alınmıştır. Aday bu durumla ilgili bildirimini Şikâyet ve İtiraz Prosedürü(PR.04) uyarınca Öneri, Şikayet ve İtiraz Formunu(FR.34) kullanarak Kalite Yönetim Temsilcisine iletilmelidir. Bu durumda başvuru sahibinin başvurusu kabul edilir. Başvuruyu kabul etmeyen ilgili personelle ilgili Şikâyet ve İtiraz Prosedürü(PR.04) gereğince işlem yapılır. Bu hususun kesin olarak belirtildiği Belgelendirme Prosesleri, Sınav Yöneticisi Görev Talimatı Belgelendirme Müdürüne iletilir. Bu durum tespit edildiği takdirde, Belgelendirme Müdürü görevden alınır. Bu şekilde belgelendirilmiş olan kişi ya da kişilerin sınavı iptal edilir ve yeniden sınava davet edilir. Personel, Sınav gözetmenleri ve Sınav Yöneticisinin aday tarafından belge verilmesi konusunda tehdit edilmesi, Bakırcı Otomotiv Sınav Yöneticisinin, sınavda yeterli puan alamayan aday için belgelendirilmemesi yönünde karar verdiği bir kişi için, Bakırcı Otomotiv Belgelendirme Müdürü, belgelendirmeye onay vermesi, Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı Doküman No TL.01 Revizyon No 00 Yürürlük Tarihi 24.11.2014 Sayfa No 6/7 Bakırcı Otomotiv komitelerinde görev alan personel, kendi firmalarında ya da ortak olduğu diğer firmalarda, çalışanlarla ilgili komite toplantılarına katılması, Bakırcı Otomotiv komitelerinde görev alan personel kendi firmalarında ya da ortak olduğu diğer firmalarda, çalışanlarla ilgili komite toplantılarına katılmaz. Bu durum Personel Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)imzalatılarak garanti altına alınır. O kişi ile ilgili alınan karar için komite yeniden toplanır ve o üye toplantıda yer almaz. Bakırcı Otomotiv komitelerinde görev alan tüm personelin başka bir personel belgelendirme kuruluşunda tam zamanlı görev alması, Bakırcı Otomotiv komite üyelerine Personel Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılır. Belirlenen koşullar yerine getirilmediği takdirde komite üyeliğinden düşürülür. Bakırcı Otomotiv tam zamanlı çalışan Sınav Gözetmenlerinin ve Sınav Yöneticisinin başka bir personel belgelendirme kuruluşunda tam zamanlı çalışması, Sınav gözetmenleri ve Sınav Yöneticisine Personel Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılır. Sözleşme koşulları yerine getirilmezse sözleşme iptal edilir. Bakırcı Otomotivin kendi veya sözleşmeli dış Sınav gözetmenlerinin ve Sınav Yöneticisinin Bakırcı Otomotivde eriştikleri bilgileri amaç dışında kullanmaları, Sınav gözetmenleri ve Sınav Yöneticisine Personel Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatılır. Sözleşme koşulları yerine getirilmezse sözleşme iptal edilir. Bakırcı Otomotivin belgelendirme sürecini etkileyen personeli veya komitelerinin tarafsızlığını tehlikeye atacak mali baskılar olması, Bakırcı Otomotiv üst yönetimi bu baskıları geçersiz kılmak için tüm personele Personel Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02) imzalatır. Sözleşme kurallarına uymayan personelin ilişiği kesilir. Bakırcı Otomotivin belgelendirme faaliyetlerinden kaynaklanan yükümlülüklerine karşılık düzenlemeler olmaması, Bakırcı Otomotiv faaliyetlerinden kaynaklanan risklerine yönelik Mesleki sorumluluk sigortası yaptırır. Mesleki sorumluluk sigortasının yenilenme tarihi Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından takip edilir. Süresi dolan mesleki sorumluluk sigortası yenilenir. Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı Doküman No TL.01 Revizyon No 00 Yürürlük Tarihi 24.11.2014 Sayfa No 7/7 Bakırcı Otomotiv tarafsızlığının mali baskılar sebebiyle tehlikeye girmesi, Bakırcı Otomotiv yıllık kesinleşen bilançosu mali müşavire hazırlatır, gelir kaynaklarını ve finansmanını değerlendirir. Gerekli görüldüğü durumlarda ortaklardan hisseleri oranında gerekli olan kaynağı sağlayacaklarına yönelik Bakırcı Otomotiv karar alır. Ortakların imzaladığı karar defterindeki karara göre ortaklardan mali baskıları ortadan kaldıracak miktar talep edilir. Bu miktarı mali müşavir tespit eder. Mali baskının ortadan kalkması durumunda ortaklardan alınan miktar kendilerine iade edilir. Bakırcı Otomotiv personelinin kendisi ya da kurum adına belgelendirme yaptığı kişiden komisyon alması, Belgelendirilen kişiden sınav ve belge ücreti dışında herhangi bir ücret talep edilemez. Buna yönelik Bakırcı Otomotiv kamuya açık olarak beyan ettiği Sınav Ücretleri Formu(FR.18)’nda belirtmiştir. Komisyon aldığı tespit edilen personelin kendisiyle yapılan sözleşmesi fesih edilir. Belgelendirilmiş adayların belgesi iptal edilerek web sayfasında kamuya duyurulur. 4. İlgili Dokümanlar PR.03 - Belgelendirme Prosedürü PR.04 - Şikâyet ve İtiraz Prosedürü FR.01- Personel Sözleşmesi FR.02 - Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi FR.18 - Sınav Ücretleri Formu FR.34 - Öneri, Şikâyet ve İtiraz Formu