ÖBİKAS - CmpE - Boğaziçi Üniversitesi
Transkript
ÖBİKAS - CmpE - Boğaziçi Üniversitesi
Boğaziçi Üniversitesi Öğrenci Bilgi ve Kayıt Sistemi (ÖBİKAS) Boğaziçi University Student Information and Registration System (ÖBİKAS) ÖZET: Bu proje Boğaziçi Üniversitesi öğrencilerinin kayıtlarını internet aracılığıyla dünyanın herhangi bir yerinden yapabilmelerini, akademik bilgilerine erişebilmeleri ve öğrenci bilgilerinin akademik ve idari birimlere bir Intranet üzerinden sunulması amacıyla gerçekleştirilmiştir. Kullanılan DSDM yöntemi sayesinde göreceli olarak kısa bir sürede belirtimlere uygun ve çok az sayıda yazılım hatası içeren, prototipler elde edilmiştir. Sonuç olarak bütün kullanıcıların gereksinimleri içeren, kolay kullanılır bir ürün elde edilmiştir. ÖZGEÇMİŞ Doç. Dr. H. Levent Akın, 1982 yılında İTÜ'den lisans, 1984 yılında Boğaziçi Üniversitesi'nden yüksek lisans, 1989 yılında ise doktora derecesini aldı. 1989 yılında Boğaziçi Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği Bölümü'nde öğretim üyesi olarak çalışmaya başladı. Halen Boğaziçi Üniversitesi Bilgi İşlem Merkezi Müdürü görevini sürdürmektedir. Alp Sardağ, Boğaziçi Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği Bölümünden lisans ve Sistem Kontrol Anabilim Dalından yüksek lisans dereceleri vardır. Halen Boğaziçi Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği Bölümü’nde doktora eğitimine devam etmektedir. Leyla Tolun, Boğaziçi Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği Bölümünden lisans derecesi vardır. Halen Boğaziçi Üniversitesi Sistem Kontrol Anabilim Dalında yüksek lisans eğitimine devam etmektedir. Boğaziçi Üniversitesi Bilgi İşlem Merkezi’nde Bilişim Sistemleri Birimi başkanıdır. Doç. Dr. N. Zeynep Atay University of Kent at Canterbury’den 1983’de lisans, 1987’de doktora derecesi aldı.1987 yılında Boğaziçi Üniversitesi'nde öğretim üyesi olarak çalışmaya başladı. Halen Boğaziçi Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanı olarak da görev yapmaktadır. ABSTRACT: This project was developed to allow Boğaziçi University students to register for courses and obtain academic information from anywhere in the world using Internet and to provide to the academic and administrative departments information about the students over an intranet. The DSDM methodology used made it possible to create prototypes according to the specifications with very few errors, in a relatively short period time. As a result, a product that incorporates all the needs of the users and is easy to use has been obtained. 1 GİRİŞ Boğaziçi Üniversitesi Öğrenci Bilgi ve Kayıt Sistemi (ÖBİKAS), projesi Boğaziçi Üniversitesi öğrencilerinin kayıtlarını internet aracılığıyla dünyanın herhangi bir yerinden yapabilmelerini ve Kayıt İşleri Şube Müdürlüğü'nce tutulan öğrenci bilgilerinin akademik ve idari birimlere bir Intranet üzerinden sunulması amacıyla gerçekleştirilmiştir. Projede geliştirilen ürün, bir veri tabanı, web arayüzü ve arka ofis yazılımından oluşmaktadır. . Bu bildiride yalnızca sistemin web üzerinden erişim arayüzü tanıtılacaktır. Bu proje, kullanılan yazılım geliştirme yöntemi, iş akışı modellemesi ve esnek kuralların uygulanması bakımlarından veri tabanı ulaşımlı WEB uygulamaları arasında ilginç bir örnek oluşturmaktadır 2 YAZILIM GELİŞTİRME YÖNTEMİ ÖBİKAS'ın temel amaçlarından birisi olan kayıt işlemleri, yalnızca yılın belirli bazı dönemlerinde yapıldığı için kullanılacak yazılım geliştirme metodolojisinin zamanı temel alan ve verilen zaman içinde en işlevsel ve nitelikli yazılımı üretmeye olanak tanıyan bir yöntem olması gerekliydi. Bu yüzden çalışmada yazılım geliştirme için, Dinamik Sistemler Geliştirme Yöntemi (DSDM) [1] baz alınmasına karar verilmiş ve proje planı buna göre hazırlanmıştır. 2.1 Dinamik sistemler geliştirme yöntemi Şubat 1995’de tanıtılan DSDM, büyük bir satıcı ve kullanıcı konsorsyumunun tecrübelerinden yararlanılarak geliştirilen bir hızlı uygulama geliştirme (HUG) yöntemidir. Yöntemin amacı, HUG yaklaşımına nitelik getirmektir. Yöntem çok sıkışık zaman dilimlerinde çalışarak amaca uygun niteliğe sahip yazılımlar geliştirmek için tasarlanmıştır. DSDM yaklaşımının temel varsayımı hiç birşeyin ilk defasında mükemmel olarak kurulamayacağı, ancak çözümün kullanılabilir ve işe yarar %80’inin işin tamamını üretmek için gerekecek zamanın %20’sinde yapılabileceğidir. Klasik yaklaşımlar ilk defasında tamamıyla hassas çözümler üretmeyi amaçlarlar ve eksiksiz ve tutarlı gerekirler kümesinin işin başında elde bulunduğunu varsayarlar. Dolayısıyla klasik çağlayan modelinde bir sonraki adım, önceki adım tamamlanıp denenmeden ve önceki adımlarla tutarlı olduğu gösterilmeden başlayamaz. Pratikte bunun anlamı %80 çözümden tam çözüme gitmek için çok zaman harcanmasıdır. Üstelik gerekirler başlangıçta nadiren tam olarak belirlenebildiği için çok kez geriye gidilip daha önce yapılanları baştan yapılması gerekmektedir. DSDM bu sorunlarla başedebilmek için çeşitli yollar önermektedir. Daha önce yapılanların tekrar gözden geçirilebileceği varsayılarak geliştirmeye yinelemeli bir yaklaşım getirmektedir. Böylelikle o andaki adımın, başka bir yinelemede tamamlanabileceği kabul edildiği için yalnızca bir sonraki adıma geçebilecek kadar tamamlanması yeterli sayılmaktadır. Buradaki varsayım işin gereksinimlerinin anlayış arttıkça nasılsa değişeceği dolayısıyla daha fazla emek harcamanın israfa yol açacağıdır. Sistem kullanıcının gözetimi altında evrim geçirdiği için işin gerçek ihtiyaçlarını karşılamak için daha uygun olacaktır. DSDM’in temel yaklaşımı, sistemin işlemsel karakteristiklerinin niteliği yerine işin gereksinimlerine uygunluğu sağlamaya öncelik vermektir. Vurgudaki bu değişikliğin çeşitli sonuçları vardır: • Karar verme yetkisi olan bilgili kullanıcılarla yakın çalışma halinde prototip üretme. Kullancılar, ancak sistemin nasıl çalıştığını gördükten sonra doğru sistemin yapıldığına karar verebilirler. • Yinelemeli geliştirme. Kullanıcılar sistemi görür görmez değişiklikler yapmak ve yeni bir prototip geliştirmek isteyeceklerdir. • Planlamayı yüksek öncelikli bileşenlerde odaklama. Bu normal yaklaşımda belirtimdeki her şeyin üretilmesinden farklılık gösterir. Aslında DSDM yaklaşımında yapılan işler için prototip geliştirme demek tam doğru değildir. Burada yapılan sistemin yüksek düzeyli gerekirlerine dayanan ve kısa vadeli hedefleri karşılayan yazılım parçaları üretimidir. Yaşam çevriminin her adımında ortaya ürünler çıkar. Bu ürün tanımları yöntemin nitelik sağlama yaklaşımlarından bir tanesidir. Her ürün tanımı ürünün amacıyla birlikte ürünün o amacı sağlayıp sağlamadığını gösteren bir nitelik ölçüt kümesini de içerir. DSDM herhangi bir uygulama geliştirme ortamında kullanılabilecek şekilde tasarlanmıştır. Bütün ürünler nitelik denetiminden geçer. Bu denetim genellikle geliştirme ekibi tarafından yapılır. HUG’a denetimli bir yaklaşım getirme felsefesine uygun olarak DSDM yapılanış yönetiminin nasıl yapılacağını da tanımlar. DSDM’in dinamik yapısı nedeniyle iyi bir yapılanış yönetimi gereklidir. DSDM her hangi bir geliştirme ortamında kullanılabilmesine olanak tanımak için yapısal çözümleme ve tasarım ile nesneye dayalı yaklaşımlarda kullanılabilecek iki ayrı teknik kümesi önermektedir. Bunun dışında her hangi bir yazılım mühendisliği tekniğinin de DSDM çerçevesinde kullanılabilmek için değerlendirilmesine olanak tanıyan özellikleri de vardır. DSDM’de beş aşamalı yaşam çevrimi vardır: • Yapılabilirlik çalışması, • iş çalışması, • işlevsel model yinelemesi, • tasarım ve kurum yinelemesi ve gerçekleştirim. Her aşamadan diğerine denetimli bir şekilde geçişi sağlamak için ön koşullar tanımlanmıştır. Ön koşullar hem yönetim hem de ürünle ilgilidir. Yapılabilirlilik çalışması uygulamanın protiple geliştirilmeye uygunluğunu DSDM tarafından tanımlanan bir dizi ölçüte göre incelenmesi ve bazı teknik ve yönetimsel koşulların sağlandığının saptanması için yapılır. Kısa yapılabilirlik çalışması tamamlandıktan sonra, iş çalışması bütün projenin çerçevesini belirler. Bu da kısa bir aşamadır. Geliştirme çalışmasının ağırlığı iki yinelemeli aşamada toplanmıştır. Bu aşamalarda prototipler denenen sisteme ulaşılıncaya kadar geliştirilir ve gerçekleştirim aşamasında kullanıcı ortamına konur. İşlevsel aşamada odak noktası gereksinimleri ortaya çıkarabilmek için prototip üretimidir. Tasarım ve kurulum aşamasında ise çalışmaların odak noktası, prototiplerin üretim niteliğinde yazılım haline getirilmesinin sağlanmasıdır. gerekirleri belgesi hazırlanmıştır. Her çevrim dört aşamadan oluşur: Sistem gerekirleri belgesinin onaylanmasından sonra tasarım aşamasına geçilmiştir. Bu aşamada yaratılacak veri tabanı modeli üçüncü normal form hedeflenerek tasarlanmıştır. Bu aşamada sonunda ilk tasarım belgesi hazırlanmıştır. • Üretilecek prototipin belirlenmesi, amaçların ve nitelik ölçütlerinin tanımlanması, • çevrim için bir zaman diliminin saptanması, • çevrimin amaçlarına göre prototip üretilmesi ya da geliştirilmesi ve • sonuçta başta konan amaçlara göre elde edilen ürünün değerlendirilmesi. HUG’un bir başka yararı da sürekli işin gereklerini sağlamaya odaklanmasıdır. Gereksinimlerin alt düzeyi başlangıçta yüksek bir seviyede, sonraki her aşamada ise daha hassas şekilde belirlenirler. HUG’da önemli bir nokta gereksinimlere öncelik verilmesidir. Bütün etkinlikler zaman kutuları içine alınır. Bir zaman kutusu içinde zorunlu gereksinimler karşılanır ve kalan zaman içinde de ikincil gereksinimlerim karşılanması yoluna gidilir. Her hangi bir aşamadan arta kalan zorunlu olmayan gereksinimler ya bir sonraki çevrimde göz önüne alınır ya da proje sonuçlandıktan sonra yapılacak geliştirme çalışmalarına bırakılır. Eğer bir zaman çevrimi içinde yeni gereksinimler ortaya çıkarsa bunların göreceli öncelikleri tartışılır ve kaydedilir. Bir DSDM projesinde istenen bütün özellikler ürüne konmayabilir ama zaman kısıtları her zaman gözetilir. Denenen sistemin kabul edilebilirliği en küçük yararlı gerekir kümesini karşılayıp karşılamadığına göre yapılır. Çok gecikmiş mükemmel bir sistem yerine zamanında teslim edilen işe yarar bir sistem elde edilir. 3 PROJENİN AŞAMALARI Bu projede yukarıda belirtildiği gibi DSDM uygulanmıştır. Projenin tüm aşamalarında IEEE standartlarına uygun belgeler üretilmiş ve bir sonraki aşamaya bu belgelerin değerlendirilip onaylanmasından sonra geçilmiştir. Temmuz 1998'de başlanan projeyi geliştiren ekip DSDM'e uygun olarak şu kişilerden oluşmaktadır: • Proje Yöneticileri: Bilgi İşlem Daire Başkanı Doç. Dr. H. Levent Akın ile Öğrenci İşleri Daire Başkanı Doç. Dr. N. Zeynep Atay • Yazılım Mühendisleri: Yük. Müh. Alp Sardağ ile Leyla Tolun • Analist ve test yetkilisi: Kayıt İşleri Şube Müdürü Zeliha Balkan . Yapılabilirlik çalışması proje yöneticileri tarafından projenin belirtimi hazırlanırken yapılmıştır. Temmuz 1998'de iş çalışmasına yazılım ekibiyle başlanmıştır. Aşağıdaki altbölümlerde bu aşamalar özet olarak verilmiştir. 3.1 Gerekirlerin belirlenmesi Projenin bu aşamasında geliştirilecek WEB modülleri ve kayıt işleri programına ait sistem gerekirleri Kayıt İşleri Şube Müdürlüğüyle ve danışmanlarla görüşülerek belirlenmiştir. Zaten DSDM yönteminin özelliği nedeniyle Kayıt İşleri Şube Müdürü de bu ekibin kullanıcı elemanı olarak yer almıştır. Bu aşamanın sonucunda sistem 3.2 3.3 Tasarım Uyarlama Kurulacak alt yapı için örnek uygulamalar incelenmiş, birkaç bağımsız firmanın yapmış olduğu testler incelenmiş ve çeşitli teknolojiler proje ekibi tarafından test edilmiştir. Bu testler sonucunda fiyat, performans ve güvenilirlik kriterleri göz önünde bulundurularak veri tabanı sunucusu olarak Microsoft SQL 6.5 [2], ve WEB sunucusu olarak Microsoft IIS 3.0 kullanılmaya karar verilmiştir. (Daha sonra bu IIS 4.0’a yükseltilmiştir [3].) Web modülleri, Microsoft’un geliştirdiği Active Server Pages ile MFC destekli ISAPI DLL teknolojileri kullanılarak geliştirilmiştir. Yer yer sayfalar üzerinde kısa Java Script kodları da yer almaktadır. 3.4 Test Kodların yazılmasından sonra, Web modülleri gelişimi sırasında yazılan test formları kullanılarak sistem gerekirleri test edilmiş ve Kayıt İşleri Şube Müdürlüğü tarafından da doğrulanmıştır. İki bölümde gerçekleştirilen Eylül dönemi denemelerinden iki hafta önce birinci prototipte kullanılacak esas ortamın kurulmasına ve eski sistemden veri aktarımına başlanmıştır. Bu aktarımlar dBase III formatından Microsoft SQL Server formatına üçüncü normal forma dönüştürülerek ve çeşitli veri dönüşümleri yapılarak gerçeklenmiştir. 3.5 Prototip uygulamalar İlk prototip, pilot bölüm olarak seçilen iki bölümün hem llisans hem de lisansüstü öğrencilerinin Eylül 1998 kayıtlarında başarıyla uygulanmıştır. Bu başarılı uygulamadan sonra 300,000 satırdan oluşan arka ofis yazılımı, Ocak 1999 başındaki ilk not girişi uygulamasına kadar hazırlanmıştır. İlk not girişlerinin başarısı ardından, Şubat 1999 döneminde tüm üniversite çapında yapılan bir kayıt uygulamasında ikinci prototip kullanılanılmıştır. Bu genel uygulamadan elde edilen geri beslemeler ışığında sistem geliştirilerek son halini almıştır. İkinci prtotipte yalnızca ekran görünümleri, bu dönemi anımsatacak şekilde değiştirilmiştir. Farklı olarak öğrenci eğer bir ders ekleme/bırakma işlemi yapıyor ise bunu danışmanına yollaması zorunlu hale getirilmiştir. Bunun nedeni bu danışmanın tüm atanmış öğrencilerinin kaytlarına tek tek girip bu işlemi yapıp yapmadıklarını kontrol etmesi yerine böyle bir istekte bulunan öğrencileri görmesinin daha makul olmasıdır. 4 SİSTEMİN ÖZELLİKLERİ Bu bölümde sistemin bazı önemli yazılım ve donanım özellikleri hakkında bilgi verilmektedir. 4.1 Güvenlik Sistemin dış dünya ile bağlantısının önünde Solaris platformunda çalışan Checkpoint-1 Firewall [4] yazılımı yeralmaktadır. Bunun dışında, kayıt işlerine yollanılan şifreler, notlar gibi her türlü önem arzeden bilgi SSL ile şifrelenerek ulaştırılır. Bu amaç ile ayrıca bir Microsoft Certificate Server kurulmuştur. Ayrıca, veri tabanı sunucusu içinde de veri güvenilirliğine yönelik çok aşamalı güvenlik önlemleri alınmıştır. 4.2 Ek kayıtlar Tüm kayıt aşamalarında danışman, öğrenci hareketleri gibi bilgiler diğer kayıt dönemine kadar saklanmak üzere geçici tablolara eklenilirler. Bu tablolar yapılacak herhangi bir itiraza karşı bilgi edinilmesi amacı ile tutulmaktadır. 4.3 Kapasite Mevcut sistem aynı anda 100 kişi ile ilk sunuma açılmış ve bu sayı kademeli olarak 1,000 eş zamanlı kullanıcıya arttırılmıştır. Bu 12,000 kullanıcılı bir site için çok iyi bir rakam olmasına rağmen ilk gelen ilk alır mantığı ile çalışan ders kotaları nedeniyle, sistemin devreye girdiği saatlerde aynı anda 4,000'in üzerinde talep ile karşı karşıya kalması da gözlenmiştir. 4.4 Sunucu Sunucu 2 adet Pentium II 450 MHZ Xeon işlemcili ve 512 MB bellekli ve RAID 0 SCSI özellikli bir bilgisayar üzerine kurulmuştur. 4.6 WEB YAZILIMI Kayıt mekanizması bir iş akışı anlayışı ile geliştirilmiştir. İşlem öğrencinin yönetmelik ve çeşitli kota kontrollerinin yapıldığı WEB modülleri aracılığı ile ders programlarını hazırlaması esasına dayanmaktadır. Burada yapılan denetimlerin karmaşıklığı ve esnekliği yoğun veri tabanı ulaşımını gerektirir. Bütün bu yüke karşın sistem resmi kayda ihtiyaç duyulan durumlar haricinde tüm bilgileri anında Web ortamından sunabilmektedir. Kayıt ve not girişleriyle ilgili modüllerde ara tablolar tutulmuştur. Bu tabloların bilgilerinin kayıt işleri tarafından kullanılan asal bilgilerle uyumluluğunun sağlanması için de çeşitli prosedürler, ayrıca Web tarafında hızın sağlanabilmesi için bu dönemler öncesi birtakım bilgileri hesaplayan prosedürler kayıt işleri programına entegre edilmiştir. Bu tür bilgilerin değişmesi halinde Web’e otomatik yansımaları sağlanmıştır. Sistem öğrencilerin kayıtları sırasında yönetmeliklerden kaynaklanan çok sayıda denetim yapmaktadır. Bunların en önemlileri aşağıda verilmiştir. • Ders Kotası Denetimi: Sınıflara veya bölümlere, statülere veya soyadlarına göre belirlenen kotalardan birden fazlasından faydalanabilen öğrenciler bunlar arasında bir hiyerarşik yapılandırma sonucu uygun bir kotadan faydalandırılırlar, aynı şekille öğrenci dersten çekildiğinde veya dersi bıraktığında ilgili kota değişikliğe uğrar. Bu sırada kilitleme mekanizmaları ile “phantom read” olayları önlenmiştir. • Önkoşullar: Ders, genel not ortalaması veya son sınıf olma gibi şartlar aranılan derslerde, transfer öğrencilerin transfer ettiği derslerin veya üniversiteye giriş tarihlerine göre belirlenen ders şablonlarında eski girişli kimi öğrencilerin derslerinin bu önkoşulları karşılık olarak belirtilen bazı ders veya dersler ile sağlayabilmeleri sağlanmıştır. Veri alışverişi Bu sistemin doğruluğunu sağlayabilmek için Kayıt İşleri, bölümler ile Excel tablolarını kullanan bir veri alışverişi mekanizmasına sahiptir. Böylelikle ders şablonları, önkoşullar gibi bilgiler sisteme kolaylıkla dahil edilebilmiştir. Öte yandan ÖSYM gibi birimlerden de çeşitli formatlarda veri alış verişi imkanına da sahiptir. Sistem çeşitli birimler ile veri alışverişini sağlayarak bir üniversite öğrenci bilgi sistemi bütününe ulaşmıştır. Bu alış verişler arasında en ilginç olanı bankalar ile yapılan alış verişlerdir. Bu alışverişlerin esası, öğrencilerin harçlarının takip edilebilmesidir. Bu bilgiler kayıt dönemi boyunca değişebilen bilgiler ihtiva ettiğinden iki banka ile iki yönlü bir veri alış verişi sağlanmıştır. Bankalar öğrencilere ait son bilgiler ile birlikte mevcut borcu, ki alacağı var ise bu 0 bakiye ile gönderilmektedir, alır ve benzer şekilde Öğrenci Saymanlığı da öğrencilerin yapmış oldukları ödemeleri alır. Burada yazılmış olan raporlamalar ve modüller aracılığı ile harcını ödeyenler onaylanır. Bu arada muaf, kredili, veya kısmi borçlu öğrenciler, Türk gibiler gibi bilgilerin otomatik kullanılabilmesi, hızlı onay verilebilmesi gibi modüller eklenmiştir. 4.5 5 Aşağıdaki altbölümlerde sistemin kullanıcıları ve onlara yönelik arayüzleri hakkında bilgi verilmektedir. 5.1 Kullanıcılar Herhangi bir internet kullanıcısı, kullandığı modüle göre sınırlandırılmış veri tabanı ulaşım haklarına sahiptir. Dört tip kullanıcı mevcuttur: Öğrenci, danışman, dersi veren öğretim elemanı ve profillendirilmiş. kullanıcı. Tüm kullanıcılar kayıt işleri programı tarafından ayarlanabilen akademik takvim aralığına göre yönlendirilirler. Eğer kayıt dönemi ise kayıt ekranlarına, ders ekleme ve bırakma zamanı ise “ADD/DROP” ekranlarına, dersten çekilme zamanı ise “WITHDRAW” ekranlarına ve hiçbiri değil ise "sistem kapalıdır" mesajına yönlendirilirler. Web tarayıcılarında istenen özellikler Sistem tablo ve cookie destekleyen web tarayıcılara gereksinmektedir. Bağlanan kullanıcıların bu özellikleri Browscap.Ini dosyasında yer almaktadır. Ayrıca bu dosya üzerinde proje ekibince yapılan testler ve edinilen tecrübeler sonucu çeşitli eklenti ve değişiklikler yapılmıştır. Netscape ve Internet Explorer kullanıcıları için versiyon 4.x ‘ten yukarı kullananlar için bu dosyaya gerek duyulmamaktadır. 5.2 Öğrenci arayüzü Öğrenciler sisteme kayıt dönemlerinde kayıt için, diğer dönemlerde ise akademik durumlarıyla ilgili bilgi almak için erişebilirler. Öğrenci kayıt döneminde kendisine tanınan süre boyunca alacağı dersleri içeren listeyi istediği kadar değiştirebilir. Diler ise bu süre bitmeden danışmanına sunmak için tamamladığını belirten seçeneği tıklayarak danışmanına yollar. Eğer öğrencinin ders listesi onaylanmış ise öğrenci bu listeyi değiştiremez ve karşısına yalnızca haftalık ders ve final programı çıkar. Öğrenci sisteme kullanabilir: eriştiğinde aşağıdaki araçları • Ders Seçme Aracı: Öğrencinin kaldığı ve o dönem açılan dersler varsa bu dersler öğrenciye otomatik olarak aldırılır. Öğrenci ancak varsa bu derslerin farklı seksiyonlarını seçebilir. Bunun dışındaki dersleri öğrenci istediği gibi gruplandırılmış listelerden seçebilir. Her seçilen ders, kota, önkoşul ve yönetmeliklerle belirlenmiş diğer kısıtlar açısıdan incelenir ve sistem bu kısıtlar sağlanıyorsa öğrencinin o dersi almasına izin verir. Öğrenci, dersin haftalık programıyla kredisini ekrandaki tabloda görür ve isterse katalog tanımına erişebilir. • Ders ve Final Programı Aracı: Bu araç, haftalık ders programına, final programına ve oluşmuş çakışmalara göz atabileceği bir modüldür. Bu modülde haftalık program hemen tüm öğrencilerin alışkın olduğu bir haftalık tablo şeklinde görsel olarak sunulur. Tablo art alanı beyaz, derslerin doldurduğu kutuların art alanı açık gri şekline gösterilir. Ayrıca çakışma olan kutucuklarda alınan dersin adı yerine kırmızı renkli çakışma uyarısı ve çakışma referansı verilir, tablonun altında da ilgili referansa ait ders bilgileri sunulur. Tüm bunların altında final saatleri ve varsa çakışmaları sunulur. • Bölüm Programı Aracı Bu modül, öğrencinin bölüm programına bakabilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Boğaziçi Üniversitesi’nde, bu programlar öğrencilerin giriş yıllarına ve statülerine bağlı olarak değişmektedir. İlgili program öğrenciye dönemlik bloklar halinde sunulur ve tamamladığı kısımlar ayrıca gösterilir. Bunu kullanarak bir öğrenci hangi dersleri alması gerektiğini görebilir. • Kimlik Bilgileri Aracı: Bu modül aracılığı ile öğrenci kimlik bilgilerini kayıt işlerine yollar. Böylelikle yıllık basılan öğrenci kimliklerindeki bilgilerin daha doğru yeralması hedeflenmiştir. Bu kimlik bilgileri arasından adres, telefon, vs. Gibi değişebilen bilgilere erişim hakkı tanınmıştır. • Akademik Karne Aracı: Öğrenci geçmiş yıllara ait ders bilgilerine göz atabildiği akademik karne modülünü de kullanabilir. • Öğrenci-Danışman İletişimi: Öğrenci diler ise atanmış danışmanına iki türlü mesaj yollayabilir. İlki alışılmış elektronik posta aracılığıyla, ikincisi ise ders programına bir mesaj iliştirerek danışmanın bu ders listesine göz attığı anda bu mesajı görmesini sağlar, böylelikle bir hatırlatma yapmış olur. Öğrenci, danışmanı mesaj göndermiş ise, bu mesajı tekrar sisteme girdiğinde otomatik olarak dikkat çekici bir biçimde görür. • 5.3 Şifre Değiştirme Aracı Bu modül standart bir şifre değiştirme ekranıdır. Eski şifre, yeni şifre ve tekrar yeni şifre sorulur ve bilgiler doğrulanarak gerekli değişiklik yapılır. Danışman arayüzü Danışmanlar, sistemi kayıt dönemlerinde danışmanı oldukları öğrencilerin kayıtlarını inceleyerek kabul ya da reddetmek, diğer zamanlarda da akademik durumları hakkında bilgi almak amacıyla kullanabilirler. Kayıt döneminde sisteme girdiklerinde önlerinde bir öğrenci listesi görüntülenir. Bu öğrenci listesi, onaylananlar, bitirmişler, bitirdim demeyenler ve reddedilenler olarak ayrılmıştır. Bu listelerdeki öğrenci no, ad, soyad üçlüleri, üzerlerine tıklanınca öğrencinin bilgilerine ulaşılan birer bağlantı olarak tasarlanmıştır. İstenilen öğrenciye ait bağlantıya tıklandığında öğrencinin o anda aktif olup olmadığı sistem tarafından kontrol edilir. Benzer bir kontrol öğrencilerin sisteme girişinde de vardır. Eğer öğrenci aktif değil ise danışman öğrencinin ders listesine ulaşır. Bu ekranda danışman öğrencinin kullandığı akademik karneye göz atma, haftalık ders programları ve final programlarını inceleme, bölüm şablonunu inceleme gibi çeşitli araçlardan faydalanabilir. Danışman ayrıca lisansüstü öğrencilerinin kayıt olacakları dönem tipini değiştirebilir, incelediği öğrencinin aldığı dersleri onaylayabilir veya ret edebilir. Ret ettiği taktirde kendisine ayrılan bir alana ret nedeni girerek öğrenci ile yüz yüze görüşmüyor ise öğrencinin bilgilenmesini sağlar. Danışman sistemden çıktığı anda kendisine yaptığı işlemlerin detaylarını anlatan bir elektronik posta yollanır. 5.4 Not girişi arayüzü Not girişlerinde diğerlerine göre daha farklı bir arayüz kullanılmıştır. Burada sisteme giren bir öğretim elemanı karşısında verdiği dersleri birer bağlantı olarak görür. İstenilen derse tıklanıldığında o derse ait öğrencilerin numaraları, adları, soyadları, bölümleri ve sınıfları görüntülenir. Özel öğrenciler ve yüksek lisans öğrencileri için ise daha farklı bilgiler görüntülenir. Öğrenciler farklı renklerle ayrılmış alt alta bir tablo içerisinde görüntülenirler. Her öğrencinin sağında notların girilebildiği bir düğmecik serisi ve bu seriye tıklanıldığında yapılan seçimin harfli halini gösteren bir yazı kutusu görünür. Bu, çifte kontrol için uygun bir ortam yaratır. Listeler, kimi dersler için öğretim elemanından bağımsız tüm seksiyonlar birleştirilerek, kimileri aynı öğretim elemanı tarafından verilen seksiyonlar birleştirilerek ve kimileri hiçbir birleştirme yapılmadan ayrı ayrı görüntülenir. Bu seçim Kayıt İşleri Şube Müdürlüğü tarafından yapılır. Bu mantıkla çalışan bir sistemde bazı dersler için 800’ün üzerinde öğrenci olması nedeni ile arama mekanizmalarında kullanılan sayfalandırma sistemi kullanılmıştır. Not girişleri sırasında her öğrencinin alabileceği notlar dışındakiler seçilemez olarak görüntülenir. Kullanıcı diler ise yapmış olduğu girişleri kaydedip girişlere daha sonra devam edebilir veya işini bitirip Kayıt İşleri Şube Müdürlüğü’ne bu bilgileri yollar. Bu işlemden sonra belirli notları olanlar haricindekilere giriş yasaklanır. Bu notlara ancak görüntüleme ekranları aracılığı ile ulaşılır. 5.5 Öğretim elemanı bilgi sistemi arayüzü Tüm bu modüllerin yanı sıra akademik danışman ve öğretim elemanlarının ulaşımına açık bir site daha hazırlanmıştır. Burada sisteme dahil olan kişiler tek bir hesaptan danışmanlık yaptıkları öğrencileri, eski ve mevcut ders listelerini ve teslim edilen notları, daha da ilginç olarak mevcut dönemde derse kaydolmaya aday listeleri (danışmanlarca onaylanmamışlar da dahil olan bir liste) görebilirler. Bu aday listelerinin amacı bu listelere göre kota veya görüş bildirilebilmesi sağlanmasıdır. Eylül 1999 kayıt döneminde kullanılmak üzere bu listelere kota harici ekler ve ret listeleri gibi özellikler eklenmiş ve testleri yapılmıştır. 5.6 İdari bilgi sistemi Diğer bir modül ise idari birimlerin faydalandığı bir öğrencilerle ilgili bilgi sitesidir. Burada çeşitli profiller mevcuttur. Her profil kullanıcının yetki alanını (Tüm Üniversite, Bölüm, Fakülte), ulaşabildiği bilgileri (Kimlik, Akademik Sicil, Yönetim Kurulu Kararları) belirler. Kısmi arama özeliliğiyle zenginleştirilmiş bu site sayesinde sadece kimlik bilgilerine ulaşan kütüphane gibi idari birimler öğrencinin dönemde kayıtlı olup olmadığına, akademik sicil ve yönetim kurulu kararlarına da ulaşabilen dekanlık gibi akademik birimler ise öğrencilerin akademik bilgilerine anında Web üzerinden ulaşabilmektedir. 5.7 Öğrenci sürekli bilgi arayüzü Öğrenciler için de yıl boyu akademik programlarını kontrol edebildikleri bir site bulunmaktadır. Öğrenci burada sadece okuma hakkı ile ulaşabildiği ders bilgileri, final ve ders programları gibi bilgilere erişebilirler. 5.8 Genel bilgi arayüzleri Aynı şekilde şifre kullanılmaksızın kullanılabilen bilgi modülleri ile sistem zenginleştirilmiştir. Geçmiş ve gelecek dönemlere ait ders programlarının izlenebilmesi, bölüm programlarının listelenmesi, derslerin önkoşul ve karşılıklarının izlenebilmesi ve kotaların durumlarının takip edilmesi gibi servisler bulunmaktadır. 6 SONUÇ Kullanılan DSDM yöntemi dolayısıyla çok kısa bir sürede belirtimlere uygun ve çok az sayıda yazılım hatası içeren, çok doğru prototipler elde edilmiştir. Prototip bazlı geliştirme sayesinde de bütün kullanıcıların gereksinimleri daha kolay ürüne aktarılabilmiştir. Bu şekilde ÖBİKAS projesi sonucunda kullanımı kolay, hızlı, güvenilir ve ucuz bir sistem geliştirilmiş ve daha önce hiç bilgisayar kullanmamış kişilerin bile sistemden kolayca yararlanması sağlanmıştır. Kaynakça [1] DSDM Method Overview, http://www.dsdm.org/oview.htm, 1999. [2] Microsoft SQL Server, http://www.microsoft.com/sql/, 1999. [3] Internet Information Server 4.0 Data Sheet, http://www.microsoft.com/ntserver/web/exec/feature/Datasheet. asp, 1999. [4] Checkoint Firewall-1, http://www.checkpoint.com/products/firewall-1/, 1999.