Faks-İstemcisi Kılavuzu
Transkript
Faks-İstemcisi Kılavuzu
GFI Product Manual Faks-İstemcisi Kılavuzu http://www.gfi.com info@gfi.com Bu belgedeki bilgiler önceden bildirilmeden değiştirilebilir. Örneklerde kullanılan şirketler, isimler ve bilgiler aksi belirtilmediği sürece hayal ürünüdür. Bu belgenin hiçbir bölümü GFI SOFTWARE Ltd.‟nin yazılı izni olmaksızın hiçbir amaçla elektronik veya matbu olarak hiçbir biçim veya yöntemle çoğaltılamaz veya dolaştırılamaz. FaxMaker telif hakları GFI SOFTWARE LTD 1999-2011 GFI SOFTWARE Ltd.‟ye aittir. Tüm hakları saklıdır. FaxMaker tescilli bir ticari markadır ve GFI SOFTWARE Ltd ve GFI SOFTWARE LTD logosu Avrupa‟da, Amerika Birleşik Devletleri‟nde ve farklı bazı ülkelerde GFI SOFTWARE Ltd.‟nin ticari markasıdır. Versiyon 14 – Son güncelleme: September 6, 2011 İçindekiler 1 Faks gönderme-alma 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 3 5 Index 19 Giriş ................................................................................. 19 Faks gönderme .................................................................... 19 E-posta uygulamanızla kullanabileceğiniz FAKS seçenekleri ............... 19 SMS Gönderme .................................................................... 20 FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 15 Giriş ................................................................................. 15 Microsoft Outlook Mesaj formunu kullanarak faks gönderme .............. 15 Gönder komutunu kullanarak faks gönderme ................................. 16 Microsoft Outlook SMS gönderme ............................................... 16 SMS yeniden gönderme ve ön izleme .......................................... 17 E-posta istemcilerinden faks ve SMS gönderme-alma 4.1 4.2 4.3 4.4 11 SMS ağ geçidine giriş ............................................................. 11 FaxMaker SMS formunu kullanarak SMS gönderme ........................... 11 Microsoft Outlook kullanarak faks ve SMS gönderme 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 Faks göndermeye giriş.............................................................. 3 Faks gönderme ...................................................................... 3 Faksı tekrar gönderme ............................................................. 8 Faks önizleme ....................................................................... 9 Faks alma ............................................................................ 9 SMS gönderme-alma 2.1 2.2 3 23 FaxMaker Görüntüleyici .......................................................... 23 Faks açıklama ..................................................................... 23 FaxMaker adres defteri .......................................................... 25 Bağımsız alıcıları yönetme ....................................................... 26 Grupları yönetme ................................................................. 27 Adres defterlerini yönetme...................................................... 28 31 İçindekiler Faks gönderme-alma 3 Faks göndermeye giriş .................................................................... 3 E-posta adreslerini belirleme ..................................................... 3 Faks gönderme ............................................................................. 3 Faksı tekrar gönderme .................................................................... 8 Faks önizleme .............................................................................. 9 Faks alma ................................................................................... 9 SMS gönderme-alma 11 SMS ağ geçidine giriş .....................................................................11 FaxMaker SMS formunu kullanarak SMS gönderme ...................................11 Microsoft Outlook kullanarak faks ve SMS gönderme 15 Giriş 15 Microsoft Outlook Mesaj formunu kullanarak faks gönderme ......................15 Gönder komutunu kullanarak faks gönderme.........................................16 Microsoft Outlook SMS gönderme.......................................................16 SMS yeniden gönderme ve ön izleme ..................................................17 E-posta istemcilerinden faks ve SMS gönderme-alma 19 Giriş 19 Faks gönderme ............................................................................19 E-posta uygulamanızla kullanabileceğiniz FAKS seçenekleri .......................19 SMS Gönderme ............................................................................20 FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri 23 FaxMaker Görüntüleyici..................................................................23 Faks açıklama .............................................................................23 FaxMaker adres defteri ..................................................................25 Bağımsız alıcıları yönetme ..............................................................26 Grupları yönetme .........................................................................27 Adres defterlerini yönetme .............................................................28 1 1.1 Faks gönderme-alma Faks göndermeye giriş Faks gönderme yöntemleri: 1. Herhangi bir Windows uygulamasında bir belge oluşturup veya açıp bunu „FaxMaker yazıcı‟ ile yazdırmak. Belge faksa dönüştürülecek ve FaxMaker Faks Mesaj formuna veya Outlook Yeni Mesaj formuna eklenecektir. 2. FaxMaker Faks Mesaj formunu FaxMaker program grubundan başlatıp doğrudan buradan faks gönderin. 3. Microsoft Outlook‟u açın, yeni bir mesaj oluşturun, göndereceğiniz metni girin, eklentileri ekleyin ve faksı doğrudan Microsoft Outlook‟tan gönderin. 4. Herhangi bir Microsoft Office uygulamasındayken, dosya menüsündeki Gönder komutunu kullanın. Bu komut, oluşturduğunuz belgeyi yeni bir Microsoft Outlook posta mesajına ekleyecektir. FaxMaker istemci yazılımı bir faks yazıcı sürücüsünden, faks görüntüleyiciden ve isteğe bağlı FaxMaker Faks Mesaj formundan oluşmaktadır. FaxMaker faks mesaj formu, Outlook adres defterini desteklemekle beraber Microsoft Outlook kullanmayan kullanıcılar için bir de kendi adres defteri bulunur. 1.1.1 E-posta adreslerini belirleme Ekran 1- E-posta adresini belirleme FaxMaker Faks Mesaj formunu ilk çalıştırmanızda, sizden e-posta adresiniz istenecektir. Bu adres, teslimat raporlarının size e-postayla ulaştırılmasında kullanılacaktır. 1.2 Faks gönderme Bir Windows uygulamasından faks göndermek için: 1. Yeni bir Windows belgesi oluşturun veya mevcut bir belgeyi açın. GFI FaxMaker Faks gönderme-alma | 3 Ekran 2 - Seçili FaxMaker yazıcı sürücüsü 2. Belgenizi „FaxMaker‟ yazıcı ile yazdırın. Dosya menüsünden Yazdır‟ı tıklatın. Yazdır penceresinde, Ad ►FaxMaker‟ı tıklatın. OK‟i tıklatın. NOT: Eğer FaxMaker yazıcı sürücüsünde yazdırma sonrasında Outlook Yeni Mesaj formunun görüntülenmesini yapılandırdıysanız, sonraki adımlar için “Microsoft Outlook Mesaj formunu kullanarak faks gönderme” bölümünü inceleyin. Ekran 3 - FaxMaker Faks Mesaj Formu 3. FaxMaker Faks Mesaj formu, belgeniz faks dosyası olarak eklenmiş şekilde görüntülenecektir. Eğer faksınız için bir kapak sayfası isterseniz, kapak sayfasını forma girebilirsiniz. Ayrıca menüdeki ekle işlevini kullanarak Office belgelerini de ekleyebilirsiniz. NOT: FaxMaker faks dosyaları haricinde dosya eklerken, belgenizde bulunan tüm yazı tipleri ve nesnelerin sunucuda da bulunduğundan emin olun. 4 | Faks gönderme-alma GFI FaxMaker 4. Faks alıcılarını belirleyin: Alıcı....‟yi tıklatın ve Outlook Kişiler Listesinden alıcıları seçin. Alıcıyı eklemek için „Alıcı->‟yi tıklatın. Birden fazla alıcı ekleyebilirsiniz. Devam etmek için Tamam‟ı tıklatın. NOT: Alıcının İş Faks alanında faks numarasının bulunduğundan emin olun. Eğer dışarıdan bir alıcıya faks gönderiyor ve bu kişinin kişiler listenizde bulunmasını istemiyorsanız, faks numarasını doğrudan Kime: alanına girebilirsiniz. Ekran 4 - Faks alıcısı seçme Eğer FaxMaker Adres Defteri kullanıyorsanız Alıcı...‟yi tıklatın ve bir faks alıcısı seçin. Eğer yeni bir faks kişisi eklemek istiyorsanız, Gelişmiş ►Yeni… ►Yeni Kişi’yi tıklatın. Bu, alıcı ekleyebileceğiniz „Kişi‟ penceresini açacaktır. Yeni kişiyi kaydetmek için Kaydet ve Kapat‟ı tıklatın. Kişi adlarını seçin ve alıcıyı faksa eklemek için Alıcı-> ►Tamam‟ı tıklatın. 5. Alıcıyı belirledikten sonra, faks seçeneklerini de belirtebilirsiniz. Seçenekler penceresine ulaşmak için araç çubuğundaki „Seçenekler‟ düğmesini tıklatın. Aşağıdaki seçenekler bulunur: GFI FaxMaker Faks gönderme-alma | 5 Ekran 5 - FAKS biçim seçenekleri Format sekmesi Çözünürlük: Faksı hangi çözünürlükte göndermek istediğinizi seçin. İmza: Tüm fakslara ekleyeceğiniz bir imza seçin. Kapak sayfası gönder: Faksa kapak sayfası eklemek için bu seçeneği işaretleyin. Kapak sayfası adı: Eğer varsayılan kapak sayfasından başka bir kapak sayfası göndermek istiyorsanız, göndermek istediğiniz kapak sayfasının adını girin (Bu kapak sayfası yönetici tarafından sunucu üzerinde yapılandırılmalıdır). NOT: Kapak sayfaları listesinde sunucuda bulunan kullanılabilir kapak sayfaları otomatik olarak listelenmez. 6 | Faks gönderme-alma GFI FaxMaker Ekran 6 - FAKS teslim seçenekleri Teslimat sekmesi Önem: Önem seviyesinin yüksek veya normal olarak ayarlanması teslim süresini sadece kuyrukta fazla sayıda faks olduğunda etkileyecektir. Bu seçeneği doğrudan araç çubuğundan belirtebilirsiniz. Fatura Kodu: Fatura kodu, faks maliyetinin ödenmesiyle ilgili olarak muhasebe amaçlı kullanılmaktadır (İsteğe bağlı). Zamanlama: Faksın ileri bir tarih veya saatte gönderilmesini istiyorsanız, bu onay kutucuğunu işaretleyin ve faksın gönderilmesini istediğiniz tarih ve saati belirtin. GFI FaxMaker Faks gönderme-alma | 7 Ekran 7 - SMTP seçenekleri SMTP seçenekleri sekmesi E-posta adresi: Faks mesajlarının teslimat raporlarının iletileceği e-posta adresini belirleyin. Posta sunucusu adı/IP ve port, SSL kullan, SMTP Doğrulama kullan: GFI FaxMaker SMTP ağ geçidi bilgilerini ayarlayın. 6. Faks için bir konu belirtin (bu, faksın durumu ile ilgili bildirim size ulaştığınızda faksı ayırt edebilmenizi sağlayacaktır) ve Gönder‟i tıklatın. FaxMaker belgenizi fakslayacaktır. Kısa bir süre sonra gelen kutunuzda faksın başarılı şekilde gönderilip gönderilmediği, saat kaçta ve kaç sayfa halinde fakslandığı bilgilerini içeren bir iletim raporu göreceksiniz. Eğer faks gönderilememişse, bu bildirimde gönderimin başarısız olma nedeni de yazılı olacaktır. Doğrudan FaxMaker’dan faks göndermek için: 1. FaxMaker istemcisi program grubundan FaxMaker Faks Mesaj formunu başlatın. 2. „Bir Windows uygulamasından faks gönderme‟ başlığı altında anlatılanlardan 4. adımdan sonrasını aynen yapın. 1.3 Faksı tekrar gönderme GFI FaxMaker faksın bir kopyasını sunucuda saklayarak tüm faksları bir anda gönderebilir. FaxMaker sunucusunun gönderdiği başarılı veya başarısız iletim raporuna yanıt vermeniz yeterli. GFI FaxMaker ayrıca adrese gönderilen yanıtın asıl alıcının faks numarası olmasını da sağlar. Aynı faksı aynı alıcıya tekrar göndermek için yanıtla düğmesine basmanız yeterli. NOT 1: GFI FaxMaker iletim raporunu faksa eklemeyecektir. Gerekirse, alıcı numarasını Kime alanında düzenleyebilirsiniz. 8 | Faks gönderme-alma GFI FaxMaker NOT 2: Konu alanında değişiklik yapmayın; burada faksınızın bulunmasını sağlayan bir kod bulunmaktadır. GFI FaxMaker sunucuda başarısız faksları 1 hafta, başarılı faksları da 2 gün saklar. Bunun yanı sıra, faksları 2 yöntemle tekrar gönderebilirsiniz: 1. İletim raporu e-postasından, yanıtla düğmesine basın ve iletim raporunu düzenleyin. GFI FaxMaker adrese gönderilen yanıtın asıl alıcının faks numarasına gönderilmesini de sağlar. Asıl faks metni yanıt e-postasının gövdesinde yer alacaktır. Faksı yeniden göndermek için Gönder‟i tıklatın. 2. Asıl faksınızda kapak sayfasında bulunmayan eklentiler olması halinde, e-posta istemcinizin ilet işlevini kullanmanız gerekecektir. Bunun nedeni, e-postaya yanıt verildiğinde asıl faks dosyalarının eklenmemesidir. Bu durumda, iletim raporu epostasındaki İlet düğmesine basın. Sonra da iletim raporunun „gönderen‟ alanındaki faks numarasını kopyalayıp yapıştırın. Faksı yeniden göndermek için Gönder‟i tıklatın. 1.4 Faks önizleme Bazı önemli fakslarda, göndermeden önce faksın nasıl görüneceğini görmek isteyebilirsiniz. Bu durumda, faks sunucusundan bir önizleme göndermesini isteyebilirsiniz. Ekran 8 - Önizleme isteme 1. FaxMaker Yeni Faks formu araç çubuğundaki Önizleme İste düğmesini tıklatın. 2. Faks sunucusu faksı dönüştürecek ve e-posta gelen kutunuza eklenti olarak gönderecektir. NOT: Konu satırında [::send=pbc123ff] benzeri bir kod yazacaktır. 3. Faksı göndermek için, Yanıtla‟yı seçin ve Gönder‟i tıklatın. Faks sunucu tarafından derhal gönderilecektir. NOT: Önizleme için gönderilmiş olan fakslar bir gün içerisinde gönderilmelidir, aksi halde silinirler. 1.5 Faks alma Gelen fakslar Microsoft Outlook Gelen Kutusuna alınır. Mesaj „Faks alındı‟ şeklinde görüntülenecektir. Faksı görüntülemek için: 1. Mesajı çift tıklatın ve faks eklentisini çift tıklatarak eklentileri görüntüleyin. GFI FaxMaker Faks gönderme-alma | 9 Ekran 9 - Faks mesajı geldiğinde Outlook’un görünümü 10 | Faks gönderme-alma GFI FaxMaker 2 SMS gönderme-alma 2.1 SMS ağ geçidine giriş FaxMaker kullanıcıların SMS mesajı göndermesini sağlayan bir e-posta - SMS ağ geçidi içermektedir. SMS nedir? Mesajlaşma olarak da bilinen Kısa Mesaj Servisi (SMS), cep telefonları arasında metin mesajları gönderip alma protokolüdür. Metin kelimelerden veya rakamlardan veya bunların kombinasyonundan oluşabilir. SMS GSM Faz 1 standardının bir parçası olarak ortaya çıkmıştır. Latin alfabesi kullanıldığında her bir kısa mesaj 160 karaktere kadar yazılabilirken Arap veya Çin alfabesi gibi farklı alfabeler kullanıldığında 70 karaktere kadar yazılabilmektedir. Neden SMS ağ geçidi kullanılıyor? SMS mesajları herhangi bir cep telefonundan ve bazı İnternet tabanlı hizmet sağlayıcılar üzerinden gönderilebilmektedir. Bir merkezi şirket SMS ağ geçidi kullanmanın birçok avantajı bulunmaktadır: » Outlook‟tan mesaj gönderimi cep telefonundan çok daha hızlıdır. » Bilgisayardan mesaj gönderimi Outlook kişiler listesinin de kullanılabilmesini sağlar. » Bilgisayardan mesaj gönderimi gönderilen SMS mesajlarının kopyalarının saklanabilmesini sağlar. » Web tabanlı SMS sağlayıcı ek idari masraflar ve ayrıca kullanıcıların kullanıcı hesaplarıyla hizmette oturum açmak zorunda kalmaları anlamına gelmektedir. Bunlar kullanıcı için fazladan adımlar ve yönetici için de fazladan yönetim demektir. » Eğer şirket cep telefonunuz yoksa, kullanıcı özel olarak gönderdiği SMS mesajlarının bedelini cebinden ödeyecektir. 2.2 FaxMaker SMS formunu kullanarak SMS gönderme SMS göndermek için, FaxMaker SMS Mesaj formunu kullanın. Bu form size SMS alıcısını Outlook kişi listenizden seçme imkanı sunmaktadır. Alıcının cep telefonu alanını doldurduğunuzdan emin olun. GFI FaxMaker SMS gönderme-alma | 11 Ekran 10 - SMS Mesaj Formu 1. FaxMaker istemcisi program grubundan FaxMaker SMS Mesaj formunu başlatın. Ekran 11 - Bir kişinin cep telefonu numarasını girme 2. Alıcıyı 2 farklı şekilde belirtebilirsiniz: numarasını Alıcı: alanına yazarak veya Outlook adres defterinden bir alıcı seçerek. İkinci durumda, Alıcı: düğmesine basmadan önce alıcının cep telefonu alanında cep telefonu numarası bulunduğundan emin olun. Bir kişiye cep telefonu numarasını vermek için a. Kişi listesini bulun ve bir alıcıyı çift tıklatın. b. Cep telefonu alanına cep telefonu numarasını girin (iş faksın hemen altında). Cep telefonu numarasını kaydetmek için Kaydet‟i ve Kapat‟ı tıklatın. NOT: Eğer SMS web hizmeti kullanıyorsanız, cep telefonunu uluslararası biçimde girin, yani numaranın başına ülke kodunu ekleyin. Örneğin: +35699407512. 12 | SMS gönderme-alma GFI FaxMaker 3. Alıcı… alanını tıklatıp alıcıları seçin ve Tamam‟ı tıklatın. NOT: Eğer bir e-posta adresi VEYA faks numarası girmediyseniz kişi görüntülenmeyecektir, bu nedenle de her kişi için bir e-posta adresi veya faks numarası girmeniz gerekmektedir. 4. Hazır olduğunuzda, Gönder düğmesini tıklatınız. FaxMaker SMS‟i gönderecektir. Kısa bir süre sonra gelen kutunuzda SMS‟in gönderilip gönderilmediği ve saat kaçta gönderildiği bilgilerini içeren bir iletim raporu göreceksiniz. GFI FaxMaker SMS gönderme-alma | 13 3 3.1 Microsoft Outlook kullanarak faks ve SMS gönderme Giriş Eğer şirketinizde Exchange Server 2000 veya 2003 varsa, bu bölümde anlatılan adımları takip ederek faksları doğrudan Microsoft Outlook ile gönderip alabilirsiniz. Eğer şirketinizde Exchange Server 2000 veya 2003 yoksa, hala faksları doğrudan Microsoft Outlook ile gönderip alabilirsiniz ancak „E-posta istemcilerinden faks gönderme-alma‟ bölümündeki adımları takip etmeniz gerekir. Ayrıca Exchange Server 2000/2003 kullanarak fakslarınızı Microsoft Outlook Express üzerinden gönderip almak istiyorsanız da bu bölümü inceleyin. 3.2 Microsoft Outlook Mesaj formunu kullanarak faks gönderme 1. FaxMaker yazıcı sürücüsüyle yazdırın veya Outlook‟ta yeni bir posta mesajı oluşturun. 2. Eğer FaxMaker yazıcı sürücüsüyle yazdırdıysanız, belgeniz yeni mesaj formuna eklenecektir. E-posta mesajına yazdığınız metin varsayılan şirket kapak sayfası olarak biçimlendirilecektir. Ayrıca Office belgeleri, HTML veya PDF dosyaları da ekleyebilirsiniz. Mesajın kendisi de HTML kullanarak biçimlendirilebilir. NOT: Eğer standart bir kurulumda bulunmayan bir nesne içeren veya bir yazı tipi kullanan bir dosya eklemek isterseniz, dosyayı eklemek yerine yerel olarak yazdırın, çünkü faks sunucusu yazı tiplerinize veya gömülü eklentilerinize erişemeyecektir. Ekran 12 - Microsoft Word eklentisi içeren Outlook mesajı Gönder penceresi 3. Outlook Yeni Mesaj formundaki Kime... düğmesini tıklatın. Outlook adres defteri görüntülenecektir, Outlook Kişiler listesini seçip buradan bir alıcı seçin. Kime... alanını tıklatıp alıcı ekleyin ve Tamam‟ı tıklatın. NOT 1: Birden fazla alıcı ekleyebilirsiniz. NOT 2: Alıcının İş Faks alanında faks numarasının bulunduğundan emin olun. Eğer varsa, Outlook adres defterinde (İş Faks) adının arkasında görüntülenecektir. İpucu: SMTP adresleme kullanarak olmayan bir adres oluşturma GFI FaxMaker Microsoft Outlook kullanarak faks ve SMS gönderme | 15 Eğer dışarıdan bir alıcıya faks gönderiyor ve bu kişinin kişiler listenizde bulunmasını istemiyorsanız, faks numarasını doğrudan Kime: alanına şu biçimde girebilirsiniz: [faks:<numara>], örneğin, [faks: 0234123918]. 4. Gönder butonunu tıklatınız. FaxMaker belgenizi fakslayacaktır. Kısa bir süre sonra gelen kutunuzda faksın başarılı şekilde gönderilip gönderilmediği, saat kaçta ve kaç sayfa halinde fakslandığı bilgilerini içeren bir iletim raporu göreceksiniz. Eğer faks gönderilememişse, bu bildirimde gönderimin başarısız olma nedeni de yazılı olacaktır. Kapak sayfalarındaki şirket alanıyla ilgili not Eğer alıcı şirket adının kapak sayfasında görünmesini istiyorsanız, FaxMaker Faks Mesaj formunu kullanmalı veya FaxMaker faks sunucusunun erişimi bulunan bir kişi listesinden bir alıcı seçmelisiniz. Bunun nedeni, Microsoft Outlook‟un e-posta mesajında alıcının şirket adını görüntülememesidir. Daha fazla bilgi için yöneticinizle irtibat kurun. 3.3 Gönder komutunu kullanarak faks gönderme Microsoft Office uygulamalarında belgeleri e-posta yoluyla göndermenizi sağlayan bir gönder komutu bulunur. Bu komutu bir belgeyi faks yoluyla göndermek için de kullanabilirsiniz. 1. Belgenizi oluşturun ve menü çubuğundan Gönder ►Posta Alıcısı (Eklenti olarak)… seçin. 2. „Microsoft Outlook Mesaj formunu kullanarak faks gönderme‟ içerisinde açıklanan 2. adımdan sonrasını aynen tekrarlayın. 3.4 Microsoft Outlook SMS gönderme „One off‟ adresleme biçimini kullanarak doğrudan Microsoft Outlook‟tan bir SMS gönderebilirsiniz. Alıcının Outlook kişi listesinden seçilmesi mümkün değildir. Bunun için, FaxMaker SMS Mesaj formunu kullanmanız gerekir. Microsoft Outlook‟tan SMS gönderme: 1. Microsoft Outlook‟ta yeni bir posta mesajı oluşturun ve SMS ile göndereceğiniz metni girin. NOT 1: Bir SMS mesajı maksimum 160 karakter içerebilir - eğer daha uzun bir metin girerseniz, metin bölünerek birden fazla SMS mesajı olarak gönderilecektir. NOT 2: E-posta imzalarını kaldırın. E-posta imzaları metnin bir parçasıdır ve SMS mesajınızda da yer alır. 2. SMS mesajının alıcısını Kime: alanına girerken şu biçimi kullanın: [sms: <numara>] örneğin, [sms: 99785623]. 16 | Microsoft Outlook kullanarak faks ve SMS gönderme GFI FaxMaker Ekran 13 - SMS iletim raporu 3. Gönder butonunu tıklatınız. FaxMaker SMS‟i gönderecektir. Kısa bir süre sonra gelen SMS‟in gönderilip gönderilmediği bilgilerini içeren bir iletim raporu göreceksiniz. 3.5 SMS yeniden gönderme ve ön izleme SMS yeniden gönderme ve önizlemesi faks ile aynıdır. Lütfen SMS yeniden gönderme ve önizleme ile ilgili ayrıntılı bilgi için “Faks yeniden gönderme” ve “Faks önizleme” bölümlerini inceleyin. GFI FaxMaker Microsoft Outlook kullanarak faks ve SMS gönderme | 17 4 4.1 E-posta istemcilerinden faks ve SMS gönderme-alma Giriş Eğer şirketinizde Exchange Server 2000 veya 2003 yoksa veya Microsoft Outlook kullanmıyorsanız, bu bölümde anlatılan adımları takip ederek faks ve SMS gönderip alabilirsiniz. 4.2 Faks gönderme E-posta istemcinizden faks göndermek için: 1. E-posta istemcinizden “Yeni Mesaj” formunu açın ve faks mesajınızı yazın. Eğer bir mesaj girmezseniz, kapak sayfası fakslanmayacaktır. Eğer bir konu girerseniz, bu kapak sayfanızın <Konu> alanında görüntülenecektir. Ayrıca Office belgeleri, HTML veya PDF dosyaları da ekleyebilirsiniz. 2. Faks alıcılarınızı belirleyin: Faks numarasını Kime: alanına şu biçimde girin: numara@FaxMaker.com. Örneğin: 0234123918@FaxMaker.com. Bu adresleme yöntemi, e-posta sunucunuzun FaxMaker.com‟a gönderilen tüm epostaları GFI FaxMaker faks sunucusuna yönlendirecek şekilde yapılandırılmış olmasını gerektirmektedir. Bunun için gereken prosedür Lotus Notes ve Microsoft Exchange Server 5.5 için açıklanmıştır ve tüm diğer posta sunucuları için de benzerlik gösterir. 3. „Dosya ekle‟ işlevini kullanarak mesajınıza dosya ekleyebilirsiniz. 4. Hazır olduğunuzda, Gönder düğmesini tıklatınız. FaxMaker faksı gönderecek ve size eposta ile bir iletim raporu göndererek faksın durumunu bildirecektir. 4.3 E-posta uygulamanızla kullanabileceğiniz FAKS seçenekleri Eğer yöneticiniz tarafından belirlenmiş olan veya kendiniz belirlediğiniz varsayılan ayarlardan farklı seçenekler kullanarak faks göndermek isterseniz, bu işlemler için bu bölümde açıklanan faks seçeneklerini kullanın. Faks seçenekleri önünde çift kolon bulunan e-posta mesajı gövdesinin en üstüne yazılmalıdır. Faks alıcıları gönderdiğiniz metinde bu komutları görmeyecektir. Şu seçenekler kullanılabilir: Kapak sayfası belirlemek için ::C=kapak sayfası adı Örneğin: ::C=kapak1 „Kapak sayfası adı‟ yerine sizin kullanmak istediğiniz kapak sayfasının adı gelecektir. Eğer kapak sayfası göndermek istemezseniz ancak kapak sayfası varsayılan olarak ekleniyorsa, kapak sayfası adı yerine „none‟ yazarak bu seçimi geçici olarak geçersiz kılabilirsiniz. Bu sayede, FaxMaker kapak sayfası eklemeyecektir. NOT: Kapak sayfası önce sunucuda saklanmalı ve yapılandırılmalıdır. Yüksek veya düşük çözünürlük ::'H' veya 'N' Örneğin: ::H „H‟ yüksek çözünürlük (200 * 200 dpi) ve „N‟ de normal çözünürlük (200 * 100 dpi) anlamına gelmektedir. Ön kapak sayfası belirlemek için ::F=kapak sayfası adı Örneğin: ::F=kapak2 GFI FaxMaker E-posta istemcilerinden faks ve SMS gönderme-alma | 19 Faks zamanlaması ayarlamak için: ::nn:mm Örneğin: ::23:15 „nn‟ saat ve „mm‟ dakika anlamına gelmektedir. Belirli bir tarih veya zamanda faks göndermek isterseniz, bu seçenek kullanılabilir. Fatura kodu belirtmek için ::B=nnnn Örneğin: ::B=5 „nnn‟ yerine herhangi bir sayı gelebilir. Bu sayı kayıt dosyasına eklenecek ve gönderim masraflarıyla ilgili olarak kullanılabilecektir. Öncelik belirtmek için ::p=low/high/l/h veya priority= low/high/l/h Örneğin: ::p=low „P‟ öncelik anlamına gelmektedir. low, high veya l veya h değerlerini girebilirsiniz. Büyük bir faks gönderisi eklediğinizdeve bu faksı hemen göndermek istediğinizde bu seçenek elle girilmektedir. Çoklu seçenekler Bir mesajda birden fazla seçenek kullanıyorsanız, bunları aynı satıra yazıp virgülle ayırmalısınız. Örneğin, :: c=kapak1, 23:15, B=5 4.4 SMS Gönderme E-posta istemcinizden SMS göndermek için: 1. Yeni bir posta mesajı oluşturun ve SMS ile göndereceğiniz metni girin. NOT 1: Bir SMS mesajı maksimum 160 karakter içerebilir - eğer daha uzun bir metin girerseniz, metin bölünerek birden fazla SMS mesajı olarak gönderilecektir. NOT 2: E-posta imzanızı kaldırmanız gerekmektedir, çünkü bunlar metin içerisindedir ve mesajınızda görünür. 2. SMS mesajının alıcısını Kime: alanına SMTP adresleme kullanarak girerken şu biçimi kullanın: numara@smsmaker.com. Örneğin: 234123918@smsmaker.com. NOT: Bu adresleme yöntemi, e-posta sunucunuzun smsmaker.com‟a gönderilen tüm epostaları GFI FaxMaker faks sunucusuna yönlendirecek şekilde yapılandırılmış olmasını gerektirmektedir. Bunun için gereken prosedür Lotus Notes ve Microsoft Exchange Server 5.5 için açıklanmıştır ve tüm diğer posta sunucuları için de benzerlik gösterir. 20 | E-posta istemcilerinden faks ve SMS gönderme-alma GFI FaxMaker Ekran 14 - SMS iletim raporu 3. Hazır olduğunuzda, Gönder düğmesini tıklatın. FaxMaker SMS‟i gönderecektir. Kısa bir süre sonra gelen SMS‟in gönderilip gönderilmediği bilgilerini içeren bir iletim raporu göreceksiniz. GFI FaxMaker E-posta istemcilerinden faks ve SMS gönderme-alma | 21 5 5.1 FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri FaxMaker Görüntüleyici NOT: Eğer yöneticiniz faksların PDF formatında alınmasını yapılandırmışsa, faks görüntüleyici işinize yaramayacaktır. FaxMaker Görüntüleyici ile, faks dosyalarını görüntüleyebilir, yazdırabilir ve saklayabilirsiniz. FaxMaker görüntüleyici gelen veya giden faksın mesaj penceresinde yanıp sönen FaxMaker eklentisi çift tıklatılarak etkinleştirilebilir. Ekran 15 - FaxMaker faks görüntüleyici Görüntüleyicide: 1. „Sayfa‟ menüsünden „Önceki Sayfa‟ veya „Sonraki Sayfa‟ komutlarını kullanarak sayfaların tek tek önizlemesini yapabilirsiniz. Tek sayfalık fakslarda, bu özellik donuk olacaktır. 2. Belgeyi „Zoom‟ menüsünden „Genişliğe uydur‟ veya „Yüksekliğe uydur‟ seçeneklerini kullanarak belgeyi yeniden boyutlandırın. 3. Belgeyi çeşitli görünüm noktalarından görüntülerken „Zoom‟ menüsünden uygun bir zoom değeri seçerek yakınlaştırın veya uzaklaştırın. 4. „Sayfa‟ menüsünden „Döndür‟ komutunu seçerek resmi tersine döndürün. 5. Faks ters gelmişse, alt-üst edin. 6. „Dosya‟ menüsünden yazdır komutunu seçerek belgeyi yerel yazıcınızdan yazdırın. 7. FaxMaker Görüntüleyici Farklı Kaydet işlevini seçerek faksı eklenti olarak kaydedin. 8. „Farklı Kaydet‟ işlevini kullanarak faksı farklı formatlarda dışa aktarın. 5.2 Faks açıklama Faksları FaxMaker görüntüleyicide işaretlenebilir. İşaretleme araçları işaretleme menüsünde veya işaretleme araç çubuğunda bulunabilir. Şu işaretleme araçlarını kullanabilirsiniz: GFI FaxMaker FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri | 23 İşaretleme seçim aracı Bu araç bağımsız bir işareti seçmek için kullanılır. Bir işaret seçildiğinde, bir dörtgen ve etrafında sekiz „kulp‟ ile ekranda görüntülenir; bu kulplar kullanılarak boyutu değiştirilebilir veya taşınabilir. İşaret boyutunu değiştirmek için bir kulpu sürükleyin; bir köşe kulpu sürüklendiğinde hem genişliği hem de yüksekliği değiştirebilirsiniz; kenarlardaki bir kulpu sürüklediğinizde ise yükseklik veya genişliği değiştirebilir ancak ikisini birden değiştiremezsiniz. Bir işaretin kulpları görüntüleniyorsa, işaretin kulplar haricindeki herhangi bir yerini tıklatıp sürükleyerek işareti taşıyabilirsiniz. Bir işaret seçili olduğunda, işaret stilini biçimlendirme, çizgi stili veya renk araç çubuklarından değiştirebilirsiniz. Örneğin, eğer bir metin işareti seçerseniz, biçimlendirme araç çubuğu değişerek yazı tipi adını, puntosunu ve karakter efektlerini gösterecektir. Bu aracı kullanarak birden fazla işaret seçebilirsiniz. CTRL düğmesini basılı tutarak seçmek istediğiniz işaretlerin her birini ayrı ayrı tıklatın. Ardından seçili işaretlerin tamamını herhangi birini tıklatarak yeni bir konuma sürükleyebilirsiniz. Birden fazla işaret seçtiğinizde yeniden boyutlandırmanız mümkün değildir. Bir işareti seçtikten sonra Delete düğmesine basarak silebilirsiniz. Bölge seçme aracı Bu araç, görüntünün bir bölgesinin daha sonra kullanılmak üzere seçilmesine yaramaktadır. Üzerinde işlem yapılacak bir dörtgen oluşturmak için tıklatıp sürükleyin. Dörtgeni tanımladığınızda, sağ tıklatarak yakınlaşma, uzaklaşma veya panoya kopyalama gibi bu bölge üzerinde yapabileceğiniz işlemlerin gösterildiği bir liste açılacaktır. Yapışkan not aracı Bu araç, faks üzerine bir metin notu yerleştirmek için kullanılır. Yazı tipini, puntoyu ve efektleri biçimlendirme araç çubuğunu kullanarak seçebilirsiniz. Yazmak istediğiniz notun boyutunu belirlemek için görüntüyü tıklatıp sürükleyin ve ardından da bu notta görünmesini istediğiniz metni yazın. Bu nota istediğiniz herhangi bir metni yazabilirsiniz; ayrıca isterseniz bunu sonradan da düzenleyebilirsiniz. Eğer bir yazı tipi, punto veya özel efekt seçtiyseniz, bu seçiminiz notun tamamına uygulanacaktır. Bir notu düzenlerken veya not seçiliyken bunlardan herhangi birini değiştirirseniz, nottaki metnin tamamı değişecektir. Yapışkan notlar daima sarı zemin üzerine siyah metin şeklindedir. NOT: Eğer notta hiçbir metin yoksa ve metin boyutunu değiştirmek gibi farklı bir şey yapmak için nottan ayrılırsanız veya farklı bir alana geçerseniz, not kaldırılacaktır. Bu, yanlışlıkla boş notların oluşturulmasını engellemek içindir. Beyazlatma aracı Bu araç görüntünün bir bölümünü beyazlatmanızı sağlar. Bu, metinde görünmesini istemediğiniz belirli alanları saklamak için kullanılabilir. Beyazlatılan alan her zaman dörtgen şeklindedir. Vurgulama aracı Bu araç, faks üzerinde bir bölümü vurgulamak için kullanılır. Tüm vurgu renkleri şeffaftır. Görüntüyü yazdırdığınızda veya bir birleşik dosya olarak kaydettiğinizde, vurgulanan bölgeler gri gölgelendirme gibi gözükecektir. Damga aracı Bu araç, görüntülenen resim üzerine Bitmap veya damga resimleri eklemek için kullanılmaktadır. Bu görüntüler başlangıçta üzerinde çalışmakta olduğunuz görüntüden ayrıdır. Damga dosyaları varsayılan olarak *.STP uzantılıdır ancak program birçok farklı dosya biçimini daha tanıyabilmektedir. 24 | FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri GFI FaxMaker Bu aracı seçtiğinizde, bir Bitmap veya damga işareti koymak istediğiniz bir bölgeyi seçebilirsiniz. Damganın konmasını istediğiniz bölgeyi tanımlamak için tıklatıp sürükleyin. Sol düğmeyi bıraktığınızda, en son kullandığınız damgaların isimlerini gösteren bir menü görüntülenecektir; görüntünüze bu damgalardan birini koymak için, menüdeki damga adını seçmeniz yeterlidir. Yeni bir damga da tanımlayabilirsiniz. Eğer menüden yeni damga seçerseniz, yeni damga için bir dosya seçmeniz istenecektir. Görüntülenen menüyü kullanarak eklenecek bir dosya seçin. Ardından, damga için kullanmak istediğiniz adı belirlemeniz istenecektir. Bu, daha sonra bir damga seçtiğinizde damganın menüde görüntüleneceği adıdır. Eğer bu damgayı sadece bir defa kullanmak istiyorsanız, Sadece Kullan seçeneğini seçebilirsiniz; bu da damgayı ekrana getirmekle beraber adını en son kullanılan damgalar listesine eklemeyecektir. Alternatif olarak, sık kullandığınız damgalar için Kullan ve Kaydet seçeneğini kullanabilirsiniz; bu damgaların adları damgalama alanını seçtiğinizde açılacak olan menüde görüntülenecektir. Ok/çizgi aracı Bu araç, düz çizgiler ve tek veya iki başlı oklar oluşturmak için kullanılmaktadır. Çizilecek çizgilerin renk ve genişliğini ve çizginin bir veya iki ucunda basit veya dolgulu oklar bulunup bulunmayacağını çizgi stili ve renk menüsünden seçebilirsiniz. Görüntüye bir ok veya bir çizgi eklemek için, çizgi veya okun başlamasını istediğiniz yeri tıklatın ve çizgi veya okunda diğer ucuna doğru sürükleyin. Noktalı bir çizgi, çizgi veya okun nereye gideceğini gösterecektir. Sol düğmeyi bıraktığınızda, ok çizilecektir. Tüm tek başlı ok türlerinde, seçtiğiniz ilk nokta okun kuyruğu ve düğmeyi bıraktığınız nokta da okun ucu olacaktır. Dörtgen aracı Bu araç dörtgen çizmek için kullanılır. Dörtgen çizerken çizgi rengini ve genişliği seçebilirsiniz. Daire aracı Bu araç daire veya elips çizmek için kullanılır. Daire veya elips çizerken çizgi rengini ve genişliği seçebilirsiniz. Renk seçimi Bu araç görünüm menüsündedir. Seçimlerinizde farklı renkler kullanmak için etkinleştirin. Renk seçimi çizgi, dörtgen ve daire işaretlere ve vurgulara uygulanır. Diğer işaretlerin rengini değiştiremezsiniz. Çizgi kalınlığı seçimi Bu araç görünüm menüsündedir. Seçimlerinizde farklı çizgi kalınlıkları kullanmak için etkinleştirin. NOT: İşaretleriniz ancak menüden Kaydet‟i tıklattığınızda sabitlenecektir. 5.3 FaxMaker adres defteri Not: Eğer sisteminizde Microsoft Outlook varsa, FaxMaker adres defteri değil Outlook Adres Defteri varsayılan adres defteri olarak kullanılır. Outlook adres defterini kullanarak, hem e-posta hem de faks kişileriniz için tek bir adres defteri kullanabilirsiniz. Eğer sisteminizde Outlook yoksa veya FaxMaker adres defterini kullanmayı tercih ederseniz, FaxMaker adres defteri alıcı ların ve özel bilgilerinin listesini oluşturup yönetmenizi sağlayacaktır. Telefondaki her kişi/giriş bir kayıttır. Telefon defterinize sınırsız sayıda kayıt ekleyebilir ve grup işlevini kullanarak alıcıları gruplandırabilirsiniz. ASCII dosyasından veya Microsoft Outlook‟tan Adres defterinize kolaylıkla içe veya dışa veri aktarabilirsiniz. GFI FaxMaker FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri | 25 Telefon defterini başlatmak için, FaxMaker Faks Mesaj formundaki Kime: düğmesini tıklatın veya FaxMaker Faks Mesaj araç çubuğundaki adres defteri düğmesini tıklatın. Araç çubuğundaki FaxMaker Adres Defteri simgesi 5.4 Bağımsız alıcıları yönetme Kayıt ekleme Ekran 16 - FaxMaker Adres Defteri 1. FaxMaker Adres Defteri penceresindeki Ekle‟yi tıklatarak FaxMaker adres defterine bir alıcı ekleyebilirsiniz. 26 | FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri GFI FaxMaker Ekran 17 - Kayıt düzenle penceresi 2. „Kayıt üzenle‟ penceresinde alıcı detaylarını girin. 3. Telefon veya faks numaralarını yazarken, uluslararası faks için ülke kodu ve bölge kodunu da içeren numaranın tamamını yazdığınızdan emin olun. 4. Alıcıyı oluşturmak için Tamam„ı tıklatın. Yeni kayıt Adres Defterinde görüntülenecektir. Kayıt bulma FaxMaker Adres Defteri penceresinin alt kısmındaki Bul kutucuğuna isim veya şirketin ilk birkaç harfini girerek kayıtlarda arama yapabilirsiniz. FaxMaker ilgili alıcıları otomatik olarak vurgulayacaktır. Önceden kayıtları ayırarak sadece isim veya şirket ile de arama yapabilirsiniz: İsme göre sıralatmak için İsim‟i, şirkete göre sıralatmak için de Şirket‟i tıklatın. Kayıtları sıralama Kayıtları, FaxMaker Adres Defteri penceresinin üst kısmındaki İsim veya Şirket düğmelerini tıklatarak ada veya şirkete göre sıralatabilirsiniz. Kayıtları silme Bir alıcıyı silmek için, alıcıyı vurgulayın ve delete düğmesine basın. 5.5 Grupları yönetme Gruplar, bir araya getirilmiş alıcılardır. Bir grup insana faks yayını yapmak için kullanılabilirler. Gruplar belirli bir adres defteriyle ilişkilidirler. Grup ekleme Grup eklemek için: 1. FaxMaker Adres Defterinde, gruba eklemek istediğiniz alıcıları seçin. Birden fazla kayıt seçmek için SHIFT veya CTRL düğmelerini kullanmanız yeterli. GFI FaxMaker FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri | 27 Seçenekler menüsü 2. Seçenekler düğmesini tıklatın ve Gruba ekle‟yi seçin. Ekran 18 - Bir gruba kayıt ekleme 3. 'Grup Seç‟ penceresinde, yeni bir grubun adını girin veya mevcut gruplardan birini seçin. 4. Tamam‟ı tıklatın. Grupları silme Grup silmek için: 1. FaxMaker Adres Defteri penceresinin üstündeki „Mevcut grup‟ listesinden grubu seçin.. 2. Seçenekler ►Tümünü seç ile veya fare kullanarak alıcıların tümünü seçin. 3. Delete düğmesine basın veya Seçenekler ►Kaydı sil‟i tıklatın. Bir gruptaki alıcıların tümü silindiğinde grup da otomatik olarak silinecektir. Bir gruba faks gönderme Bir grup oluşturduğunuzda, şu yöntemlerle grubun tamamına faks gönderebilirsiniz: 1. FaxMaker Adres Defteri penceresinin üstündeki Grup liste kutusundan grubu seçin. 2. Grubun tüm üyeleri görüntülenecek ve otomatik olarak seçilecektir. Dilerseniz bir veya daha fazla üyenin seçimini kaldırabilirsiniz. 3. Seç‟i tıklatın - bu grubun tüm üyelerini alıcı listesine ekleyecektir. NOT: Bir alıcı sadece bir grubun üyesi olabilir. 5.6 Adres defterlerini yönetme FaxMaker birden fazla adres defteri oluşturmanıza izin verir. Bu da alıcılarınızı yönetmenizi kolaylaştırır. 28 | FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri GFI FaxMaker Yeni adres defteri oluşturma Yeni adres defteri oluşturmak için: 1. FaxMaker Adres defterinde, Seçenekler düğmesini tıklatıp Yeni Adres Defteri‟ni seçin. Ekran 19 - Yeni Adres Defteri oluşturma 2. 'Yeni Adres Defteri' penceresindeki 'Dosya Adı' alanına bir dosya adı girin. Paylaşılan bir Adres defteri oluşturmak için, Adres Defteri konumu olarak Global bir dizin seçin. Adres defterlerini silme Bir adres defterini silmek için: 1. FaxMaker Adres Defteri içindeki Adres Defteri açılır listesinden silmek istediğiniz adres defterini seçin. 2. Seçenekler ►Adres Defterini Sil‟i tıklatın. Adres defterlerini dışa aktarma FaxMaker adres defterlerini ASCII dosya formatlarında dışa aktarabilirsiniz. 1. Dışa aktarmak istediğiniz kayıtları seçin. Birden fazla kayıt seçmek isterseniz „Shift‟ düğmesini basılı tutarak kayıtları tıklatın. 2. Seçenekler ►ASCII dosyasına aktar‟ı tıklatın. 3. „ASCII Dosyasına Aktar‟ penceresinde, verileri aktarmak istediğiniz dizini seçin. Bir dosya adı seçin ve Kaydet‟i tıklatın. ASCII dosyalarını içe aktarma Başka bir uygulamadan kayıtları içe aktarmak için: 1. FaxMaker Adres Defterinde, kayıtları aktarmak istediğiniz adres defterini seçin. Ekran 20 -Seçenekler menüsü 2. Seçenekler ►ASCII dosyasından aktar‟ı tıklatın. GFI FaxMaker FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri | 29 3. „Aktar‟ penceresinde, içe aktarmak istediğiniz ASCII dosyasını içeren dizini seçin. Dosyayı seçin ve Aç‟ı tıklatın. Telefon defteri yeni kayıtları işlerken birkaç saniye bekleyin. İçe aktarılan kayıtlar ana telefon defteri penceresinde görüntülenir. NOT: ASCII dosyasının her satırında bir kayıt bulunmalı ve alanlar "" ile sınırlanıp virgüllerle birbirinden ayrılmalıdır. Belirli bir alana dair hiçbir veri olmasa da "" işaretleri ve virgüller konmalıdır. Bu, alanın boş olduğunu gösterecektir. Biçim şu şekilde olmalıdır: "Adı","Soyadı","Şirket","Departman","E-posta","Faks numarası","Telefon numarası" 30 | FaxMaker araçları: Faks görüntüleyici ve telefon defteri GFI FaxMaker Index İçe aktar, 25 D İşaretleme, 23 dışa aktar, 29 Dışa aktar, 25 K Kaydet, 27 F FAKS seçenekleri, 19 Kayıt ekleme, 28 Kayıt Ekleme, 26 Fatura kodu, 20 T G Telefon Defteri, 25 Görüntüleyici, 23 Gruplar, 27 Y yönetici, 19 I içe aktar, 29 GFI FaxMaker Index | 31 USA, CANADA, CENTRAL AND SOUTH AMERICA 15300 Weston Parkway, Suite 104, Cary, NC 27513, USA Telephone: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 Email: ussales@gfi.com UK AND REPUBLIC OF IRELAND Magna House, 18-32 London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, UK Telephone: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 Email: sales@gfi.co.uk EUROPE, MIDDLE EAST AND AFRICA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Telephone: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 Email: sales@gfi.com AUSTRALIA AND NEW ZEALAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telephone: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 Email: sales@gfiap.com