Kullanım Kitapçığı
Transkript
Kullanım Kitapçığı
ORKA BİLGİSAYAR TİCARET ve SANAYİ LİMİTED ŞİRKETİ Kurbağalı dere Caddesi Ali Ferruh Sk.No:15 Hasanpaşa 34722-Kadıköy/İSTANBUL T:0850. 420 00 61 orka@orka.com.tr F:0216.223 00 62 www.orka.com.tr Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 1 Adı: Orka e-Defter Sürüm, Versiyon: 1.0.0.0 Yazılımın Geliştirilmesinde Kullanılan Dil: Microsoft C#, Microsoft Visual Studio 2012 Çalıştığı İşletim Sistemleri: Minimum Windows Vista ve üst Masa üstü sürümleri, Windows Server 2008 ve üstü sürümleri. Dosya sistemi: Windows NTFS, SQL Server 2008.R2 ve üstü Hesapların kaydedildiği veri tabanlarının Adı: Programa girişte firmanın sıra numarası (0001, 0002… gibi) ve çalışılan yılı (2012, 2013, ...) gibi bilgiler kullanılarak, kayıtların işleneceği veri tabanına bağlanmaktadır. Veri tabanı adı sabit olmayıp, yapılan firma ve dönem seçimine göre değişmektedir. Sadece veri tabanı sisteminde, veri tabanları “ORKA” adı ile başlamaktadır. Her firmanın kayıtları çalıştığı dönemleri itibariyle ayrı ayrı veri tabanlarında tutulmaktadır. Örneğin 2013 yılında, 0058 numaralı firmada çalışmak isteyen kullanıcı, yaptığı seçimler sonucu ORKA_ 0058_2013 veri tabanına bağlanmaktadır. Ayrıca Firmanın Bilgileri haricinde tüm firmaları ilgilendiren ve ortak kullanım için kullanılan 4 tane veri tabanı daha vardır. ORKAGENELTANIM: Yıllardan firmalardan bağımsız tabloların, sabit verilerin ve şablon tanımlamaların bulunduğu veri tabanıdır. ORKABURO: Büroların için kullandığı veri tabanıdır. ORKARESIMLER: Her türlü yüklü verilerin (resim, belge, …) gibi bilgilerin üzerinde saklandığı veri tabanıdır. ORKATEMP: Tüm raporlamalar, servis işlemleri, dış transferler için geçici oluşturulan bir veri tabanıdır. Program ilk defa çalıştırıldığı zaman, bu veri tabanlarının var olup-olmadığını kontrolünü yaparak, olmayan veri tabanlarını hazır değerleri, tabloları ile beraber otomatik olarak oluşturur. Program da yeni bir firma oluşturulunca, tüm sabit tanımlamaları ve Tekdüzen hesap planı hazır bir şekilde oluşturulur. Böylece kullanıcı hemen kayıt işlemeye başlayabilir. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 2 E-defter sürüm 1.0.0.0 Programı Orka Windows SQL-2012 programıyla tümleşik çalışmaktadır. Orka Windows SQL sürüm 2012, Windows-SQL kökenli bir yazılım olup, minimum Windows SQL Server 2008.R2 sürümleri beraber çalışmaktadır. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 3 Genel Kayıt Alanlarına (Hesap Plan Kodu, Cari Kart, Demirbaş, Personel, Fatura, Stok Kartı…) ait Word©, Excel©, PowerPoint ©, Microsoft ofis dosyalarını ekleyebileceğiniz gibi PDF, JPG, BMP… gibi resim dosyalarının da ekleyebilirsiniz. Bu eklenen dosyaları isimlerinden, tutarlarından veya Dosya gruplama tanımından arayabilirsiniz. Genel Kayıt Alanlarına 10 Alan Tipinde (Metin, Sayısal, Tutar, Döviz, Kontrol…) gibi 12 adet, Toplam 120 adet size özel alan ilave edebilirsiniz. Ekranda Tablo Şeklinde Listelenen Tüm Kayıtları, anında Excel’e© atabilirsiniz. Bu Kayıtları sıralama, filtreleme, gruplama, al toplam alma, grup toplam alma, sayma, ortalama alma… gibi işlemleri Program üzerinden de yapabilirsiniz. Tüm Raporları, Fatura ve Diğer Belgeleri Yazıcıya göndermeden önce Ekranda inceleyebilirsiniz. Dilerseniz yazıcı yerine e-Posta PDF, Microsoft Ofis© Programlarına veya herhangi bir resim(JPEG, BMP..) şeklinde dış ortama çıkarabilirsiniz. Yazıcıda yazdırmadan önce, Raporlara ve Belgelere «Düzelt» Seçeneği ile müdahale edebilirsiniz. Dilediğiniz resmi, yazıyı raporun veya belgenin üstüne ekleyebilirsiniz. Ekranda Tablo Şeklinde Listelenen Tüm Kayıtları, anında Yazıcıda yazdırabilirsiniz veya dilerseniz bu kayıtları, dışarıya genel kullanım formatların (PDF, JPEG, BMP, HTML, XML)herhangi birinde çıkarabilirsiniz. Kayıtlar Üzerinde Hızlı arama özelliği sayesinde, aradığınız kayıtlara çok çabuk ulaşabilirsiniz. Kullanıcı bazında ara yüz ekranları tanımlayabilirsiniz. Ayrıca kullanıcıları ait Firma seçimi veya gizleme, şifreleme işlemlerini Kullanıcı Grupları üzerinden veya Kullanıcılardan yapabilirsiniz. Kullanıcı Gruplama sistemiyle Kullanılan Ana modül, Modül kısıtlaması yapabilirsiniz. 16 adet grup tanımlama sistemi ile kayıtlarınızı gruplayabilir, bu kayıtlar üzerinden özel mizanlar, muavin raporları, stok raporları, demirbaş, personel, hizmet, departman, plasiyer, araç-makine, İstatistik… diğer raporlarınızı kolayca alabilirsiniz. Örneğin Benzin giderini işlerken aracı, personeli, projeyi… seçerseniz, o aracın, personelin ve projenin tüm giderlerini (veya gelirlerini) bu gruplama sistemiyle sayesinde, gelir-gider hesaplarını (600-740..) gelire veya gidere göre kırmadan detaylı olarak grup mizanlarında, muavinlerde raporlayabilirsiniz. Tüm Genel Kayıt alanlarında resim-küçük simge alanını kullanarak, kayıtlarınızı bu simgeler üzerinden filtreleme, sıralama ve gruplama işlemine tabii tutabilirsiniz. Örneğin sorunlu fatura veya Cari kartlar üzerine ateş simgesi koyarak, hızlı bir şekilde bu kayıtları filtreleyebilir, sıralayabilir veya gruplayabilirsiniz. Programda Ajanda Modülünü kullanabilirsiniz. Ajanda Modülünü kullanarak, istediğiniz tarih veya saatte hatırlatma sağlayabilirsiniz. Ajanda modülünü günlük, Haftalık, Aylık, Yıllık veya GANT diyagramında izleyebilirsiniz. Görev ve Notlarınızı bu Ajanda Modülü üzerinden yapabilirsiniz. Örneğin bir Modülü Fatura, Cari Kart, Fiş Listesi, Hesap Planı üzerindeki kayıtlardan çağırabilirsiniz. Günlük Döviz Kurlarının T.C. Merkez Bankasından otomatik olarak indirebilir veya istediğiniz kur değerlerini serbest girebilirsiniz. Program içinden, program eğitim ve anlatım videolarını direkt olarak YouTube© üzerinden izleyebilirsiniz. Program Güncellemelerini otomatik olarak İnternet üzerinden yapmaktadır. Ayrıca program üzerinden anında Uzaktan Yardım Sistemi sayesinde, destek birimimizi çağırabilir, destek birimimiz sorununuza bilgisayarınıza anında bağlanarak çözüm alabilirsiniz. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 4 Microsoft SQL© ‘in raporlama gücü ve görsel raporlama araçları sayesinde istediğiniz gibi Rapor tasarlayabilirsiniz. Bu raporları Microsoft Ofis© araçları direkt bağlayarak, kendinize özel çözümler üretebilirsiniz. BİLANÇO USÜLÜ MUHASEBE FİRMA TANIMLAMALARI Beyannameyi Düzenleyen, Gönderen Onaylayan SMMM ve YMM tanımı eklenmiştir. Firmaya ait sözleşme, yazışmalar ve kuruluş evraklarına ait Word©, Excel©, PowerPoint ©, PDF, JPG, BMP… gibi resim dosyalarının da ekleyebilirsiniz. Şube tanımı ile girilen kayıtlardan beyannameleri ve mali tabloları tek bir firmada, defterleri her şube için ayrı ayrı döküm alabilirsiniz. 16 adet grup tanımlama sistemi ile fişlerinizde tek hesap üzerinden proje, departman, araç ve personel maliyetlerinin takibini yapabilirsiniz. Sınırsız sayıda Mali Müşavir, Yeminli Mali Müşavir, Noter, Kanuni temsilci, ortak ve diğer meslek mensupları tanımlayabilirsiniz. DÖVİZLİ İŞLEMLER Günlük Döviz Kurlarının T.C. Merkez Bankasından otomatik olarak indirebilir veya istediğiniz kur değerlerini serbest el ile girebilirsiniz. STOKLU MUHASEBE Stok Kartları ile tek hesap üzerinden fiş kayıt esnasında stok kartını, miktar ve fiyat bilgisi girilerek stok takibi sağlanmıştır. Envanter Defteri ve daha birçok pratik rapor ve Büroların basit Stok takibinin yapabilirsiniz. HESAP PLANI Banka hesapları tanımı ile bankaya ait çek senet hesapları, tahsil ve teminat çekleri, mevduat, pos ve kredi kartı hesaplarının otomatik açabilirsiniz. Ayrıca Cari Kartları ve Diğer Hesaplarında Hesap Planından açabilirsiniz. Portföy hesapları ile 101-121-321 vb. hesapların yıl ve aylara göre otomatik açabilirsiniz. Gider Hesap ile 770'deki gider yerleri ve gider çeşitlerine göre diğer gider gruplarına da (750 hesabı) otomatik açabilirsiniz. Hesap Planındaki standart alanlara ilave olarak 120 adet farklı tipte alan tanımı yapabilirsiniz. (Örnek Hesaba ait bütçe değerleri, özel kod ve not alanları. Vb.) Hesap Planlarını Firmadan Firmaya Kopyalayabilirsiniz. Kopyalamada sadece işaretli kayıtları seçebileceğiniz gibi, tüm kayıtları da kullanabilirsiniz. Yine Seçenekler ile plan kodlarını alıp, gönderebilirsiniz. Hesabın üstünde iken 12 Aylık Mizanlarını, Normal Mizanlarını ve Muavin detayını, tıklayarak inceleyebilirsiniz. Hızlı arama seçeneği sayesinde hem hesap kodundan, hem de hesap adından plan kodlarını ve hesap isimlerini çok hızlı bir şekilde arayabilirsiniz. Cari Kartlar Tablosunda ise ayrıca vergi numarası, Cep Telefonu veya 1.Telefon alanı üzerinden arama yapabilirsiniz. Hesap Planını istediğiniz seviyede görüntüleyebilirsiniz. (Yalnız Kebir, Kebir+Muavin, Kebir+Grup, Yalnızca Muavin gibi. Ayrıca Tüm veya Yalnızca çalışan hesaplar veya seçeneğiyle çalışmayan hesapları görüntülemeyebilirsiniz. Hesap Plan Kodlarını değiştirmek için gelen listede değişilecek hesabın yanına yeni hesap kodunu yazarak Toplu Hesap Kodu değişimini yapabilirsiniz. FİŞ LİSTESİ Fiş Listesinde istediğiniz alanların ekranınızda görüntülenmesini sağlayabilir, sırasını değiştirebilir ve bu değişiklikleri kaydedebilirsiniz. Tüm Kayıt alanlardan Arama, Sıralama, Filtreleme, Gruplama, Toplam Alma, Ortalama Alma… gibi işlemler yapabilirsiniz. Seçili olan fişleri silebilir, birleştirebilir, başka firmaya veya bulunduğunuz firmaya kopyalayabilirsiniz. FİŞ SATIR KAYIT GİRİŞLERİ Girilmiş olan açıklamaları listeleyebilirsiniz ve tekrar tekrar aynı açıklamaları girmek zorunda kalmazsınız. Fişin özel işaretini belirtip tüm sistemde bu işarete göre rapor alabilirsiniz. Fişin hangi şubeye ait olduğunu belirtebilirsiniz. BA-BS İçin 100 kasa hesabını kullandığınız halde karşı hesap kodundan ilgili cari seçerek BA-BS formlarınız doğru hazırlanmasını sağlayabilirsiniz. 120, 320 hesaplarınız fiş içinde kullandığınızda karşı hesap kodu seçmek zorunda değilsiniz. Fiş içinde stok adını, miktarını, birim fiyatını girerek ilgili stok koduna ait mizan, muavin ve maliyet (FIFO, Hareketli Ortalama, Aritmetik Ortalama) raporlarını da alabilirsiniz. Döviz Modülünü satın alan kullanıcılar ilgili döviz cinsini seçtiğinden merkez bankası kurlarını seçme ve döviz miktarı ile çarp suretiyle Borç veya Alacak tutarının tespitini yapabilirsiniz. Fiş içinde tevkifât tipini, cari hesap kodunu ve işlem kanun numarasını girerek muhasebe fişinin otomatik hazırlanmasını sağlayabilirsiniz. İlk, Son ve Ara Değer alanları ile elektrik, su, doğalgaz… saatlerinizin sayaçlarını, araçlarınızın kilometrelerini ve diğer sayısal işlemleri takip edebilirsiniz. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 5 Hesaba alt birim tanımı yaparak fiş içinde alt birim miktarı girip alt birime göre mizan ve muavin alabilirsiniz. Hesaba ait proje, departman, araç, personel… seçilerek tek hesap üzerinden ilgili departman ve proje maliyetlerini takip edebilirsiniz. Örnek 770 4 03 Benzin Giderlerine ait gider işlenirken ilgili araç, proje, … seçilerek, Benzin giderini proje, araç, departman, personel… gibi gruplara otomatik olarak dağıtabilirsiniz. Fiş içinde aynı belge tarihi ve belge numarası işlenmişse uyarı sistemi getirilmiştir. Hesaba ait, içinde bulunulan fiş dahil olmak üzere TL, Döviz, Stok ve Alt Birimlerine göre mizan alabilirsiniz. KDV Dahil, KDV Hariç veya KDV'den matrahı bul yöntemiyle tutarların hesaplaması yapılıp ilgili hesaplara aktarabilirsiniz. FİŞ SATIR KAYIT GİRİŞLERİ Fişi tek bir tuşla eşitleyebilirsiniz, üst alanı veya üst satırı kopyalayabilir, araya satır ilave edebilir. Hesap adını ve bakiyesini taşıyabilir, borç-alacak tutarını değiştirebilirsiniz. (Klasik ORKA-DOS kullanıcılarımız alışkın oldukları tuş kombinasyonlarını {[Ctrl]+[Enter], F7,…} fiş içinde rahatlıkla kullanabilir.) FİŞ ŞABLONLARI Otomatik Fiş şablonları tanımlayarak, belge tarihi, belge numarası, açıklama ve belge tutarını girip fiş oluşturabilirsiniz. YANSITMALAR Yansıtma Fişlerini otomatik yapabilirsiniz. Yansıtmadan önce hesapların detaylarını ve muavinleri tek bir ekran üzerinden inceleyebilirsiniz. Fişleri oluşumunu görüp, en son kaydet seçeneğiyle de isterseniz yansıtmaları da otomatik olarak yapabilirsiniz. DÖNEM SONU Dönem Sonu işlemleri ile hesapları otomatik olarak kapanış işlemlerini yapabilirsiniz. DİĞER HESAP VİRMANLARI Diğer Hesapların Virmanları ile tanımladığınız hesaplar, kendi aralarında otomatik olarak virman fişleri oluşturabilir ve bu fişleri inceleyebilir daha sonra da kaydedebilirsiniz. TOPLU TAHAKKUK Belirli hesap grubuna belli tutarı direkt veya belli bir birime bölerek (m², kw, ..) tahakkuk fişini hazırlayabilirsiniz. Örnek; Kooperatif veya dernek üyelerinin borçlandırılması. MİZAN RAPORU İlgili hesaba ait en son hangi kaydın işlendiğini görebilirsiniz. Tanımlı kebir hesaplarına ait mizan alabilirsiniz. İngiliz ve Almanca Mizan, Gelir Tablosu ve Bilanço alabilirsiniz. Döviz Çevrim işlemleri ile kayıtların belge tarihi, vade tarihi, 31 Aralık, İlgili güne veya serbest kura göre değerlemesi otomatik yapılıp kur farkı fişini yapabilirsiniz. TL, Döviz, Stok, Alt Birimli ve Kur farklarını gösterecek şekilde mizan alabilirsiniz Mizanlarınızı Grafik ortamında gösterilmesi sağlanmıştır. ile borç veren hesaplar sola, alacak veren hesaplar sağa yazılarak hızlıca hesap bakiye kontrolü yapabilirsiniz. Gelir Tablosu ve Bilanço otomatik olarak, virmanların yapılmasına gerek duyulmadan görebileceksiniz. Nakit Akım Tablo, Fon Akım Tablosu Raporu Sadece belirli hesapları ait proje mizan alabilirsiniz. Örnek {600, 770 vb.} İstediğiniz kadar Mizan Raporu tanımlayabilirsiniz. Fiş Kayıtlarından veya Entegre Kayıtlardan gelen(Demirbaş, Bordro, Büro..) grupların toplamlarını ve detaylarını raporlayıp, İnceleyebilirsiniz. GRUP MİZANLARI Döviz Çevrim işlemi ile kayıtların belge tarihi, vade tarihi, 31 Aralık, İlgili güne veya serbest kura göre değerlemesi otomatik yapabilirsiniz. MUAVİN RAPORU TL, Döviz, Stok, Alt Birimli ve Kur farklarını gösterecek şekilde muavin raporu alabilirsiniz. Muavin defter içinde iki tarih arası mizan ve genel raporu mizan alabilirsiniz. İstediğiniz kadar rapor Muavin Raporu tanımlayabilirsiniz. KESİN MİZAN Kesin Mizanı Hazırlayıp, BDP ve GİB sitesine İnternet üzerinden otomatik olarak bildirebilirsiniz. Eğer hesaplar üzerinde Ters Bakiye uyarıları varsa, ekranda sizi uyaracaktır. ADAT HESAP Adat Hesaplamasını Otomatik olarak yaptırabilirsiniz. Muhasebe fişini de, otomatik olarak kaydedebilirsiniz. Kasa-Banka Defter Özel Dökümlerini İnceleyebilirsiniz. RESMİ BİLDİRİMLER Yevmiye Defterini Müsvedde olarak yazımını inceleyebilirsiniz. Yevmiye maddelerini yazım esnasında, seçeneğe bağlı olarak; Her Fişe, her güne, haftalık ve 10 Günlük oluşturabilirsiniz. Böylece Fiş Birleştirme işlemine ihtiyaç duymazsınız. Defter sayfa sayısından tasarruf edebilirsiniz. Defter-i Kebir ve Envanter Defterini Yazdırabilirsiniz. Eğer Ters Bakiye işlemleri varsa, defter Yazımlarından önce ekranda gerekli ters bakiye uyarıları otomatik gelecektir. GELİR-GİDER Kapanış işlemlerini yapmadan gelir gider tablosunu inceleyebilirsiniz. Tabloyu gruplar, şubeler, döviz seçeneğiyle hazırlayıp çeşitli raporlar oluşturabilirsiniz. Raporu Özet-Detaylı seçenekleri kullanarak dilediğiniz dönemler kıyaslayabilirsiniz. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 6 Ayrıca İngilizce ve Almanca standart olarak Gelir tablosunu, Bilançoyu inceleyebilir, yazdırabilirsiniz. BİLANÇO Kapanış işlemlerini yapmadan bilançoyu görebilirsiniz. Ters Bakiye veren hesapların uyarıları ekrana hemen gelecektir. Dilerseniz Bilanço’ yu sizin gireceğiniz kur üzerinden Dövize otomatik olarak çevirebilirsiniz. Ayrıca İngilizce ve Almanca standart olarak tabloyu görebilir, yazdırabilirsiniz. Raporu Özet-Detaylı seçenekleri kullanarak dilediğiniz dönemler kıyaslayabilirsiniz. ORKA WINDOWS SQL-2012 PROGRAMA GİRİŞ Programa Giriş Ekranı: Ekran üzerinde bağlanılacak SQL Server Adı, Kullanıcı adı ve şifresi girilerek ekrandaki kırmızı çalışma yılına ait, SQL Serverdaki veri tabanları listelenir. Gerekli Tanımlamalar yapılarak, kullanıcılar kendilerine ait veri tabanlarına girme hakkına sahiptir. Yeni bir veri tabanı (firma) ise bu ekran üzerinde fare sağ kliği ile beraber çok basitçe oluşturabilmektedir. Ana Modül Seçim ve Giriş Ekranı: Kullanıcılar buradan çalışacağı ana modüle geçebilirler. Kullanıcı yetkilerine göre çalışacağı ana modülü seçebilirler. Diğer modüller yetkilere göre kapatılabilir. E-Defteri ilgilendiren modül ise “BİLANÇO” modülüdür. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 7 BİLANÇO ANA MODÜLÜ Bilanço Ana Modül Seçim ve Giriş Ekranı: Bu ekran üzerinde Firmanın muhasebe fiş kayıt işlemleri, beyannameleri kısaca muhasebe ile ilgili tüm işlemleri yer almaktadır. Orka e-Defter programı da, programın Yevmiye defteri yazımından çağrılarak kullanılacaktır. Orka e-defter programı bu programdan bağımsız hazırlanmıştır. Hazırlama, görüntüleme arşivleme ve diğer işlemleri bağımsız yapabildiği gibi, kullanıcılar ana programdan çıkmadan da kullanabilmeleri de mümkündür. Programdaki fiş kayıt işlemlerinden kayıtlar girilmektedir. Personel ücret bordrosu, demirbaş amortisman ve büro programından entegre kayıtlar sisteme kaydedilmektedir. Ticari paket program üzerinden yapılan işlemler, sisteme anında kaydedilmektedir. Ayrıca bir entegrasyona gerek kalmadan fişler anında oluşturulmaktadır. Tüm beyannameler, resmi defter hazırlama ve yazdırılmaları bu modül üzerinden gerçekleştirilmektedir. Program en fazla kullanılan kısımlara bu büyük kutucuklara yerleştirilmiştir. Bu kutucuklar kullanıcılara göre tanımlanabilir ve yetkilendirebilir. Ayrıca yukarıda çubuk menü içerisinde daha fazla program bölümü yer almaktadır. ANA GİRİŞ EKRANI Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 8 Firma Tanımlamaları: Firma e-Defter ve e-Fatura uygulamalarına tabii ise, Genel Tanımlamalar sekmesinden, Firma Tanımlamalarından, edevlet işlemleri sekmesi tıklanır. Gelen pencerede e-Devlet işlemlerine ait, e-Defter Uygulaması seçeneği seçilir. eDefter geçiş tarihi de girilerek, e-defter için kontrol ve başlangıç tarihide firmada belirtilmiş olur. Böylece Muhasebe Fiş Giriş ve Programın tüm modüllerinde kayıt işlemlerinin ve alan kontrollerinin e-defter uyumluluk ve ikaz kontrollerinin yapılması sağlanır. e-Defter Uygulamasında Ödeme Tipleri (“Payment Methods”) önem arz etmektedir. E-Defter Ödeme Tiplerinin tanımlamalarında hazır şekilde gelmektedir. Eğer e-Defter Ödeme tiplerine ilerde ilave edilecek bir tip varsa, buradan eklenmelidir. Fiş girişlerindeki Ödeme tipleri bu tanımlamalardan alınmaktadır. Ödeme Kontrol Kebir Kodu ise, Fiş girişinde Ödeme tipi seçildiğinde, eğer fişin içerisinde bu kebir (veya kebir kodları, virgülle ayrılmış) yok ise, fiş girişine program izin vermemektedir. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 9 Tekdüzen Hesap Planı Orka SQL 2012 Programının tüm omurgası hesap planı üzerinde kuruludur. Firma faaliyet türüne göre (Üretim, Hizmet, İnşaat, Ticaret …) program, tekdüzen hesap planı tanımlamaları otomatik olarak tanımlamaktadır. Orka Bilanço modülün de hesap kodu tanımlamaları için bazı zorunlu kurallara bağlıdır. Bu kurallar şunlardır. - Kebir hesap tanımlamaları 100-999 arasında olmalıdır. - Plan kodu metin tanımlıdır. Plan kodu 30 karakter uzunluğunda olabilir. Seviyeler arasında 1 boşluk karakteri kullanabilir. Üst seviyeler açılmadan alt seviyelerin açılmasına müsaade edilmez. Alt seviye altında, üst seviye tanımlamaz. - Plan kodu tanımlamalarında harf kullanabilir. Ancak “ . , : ; \ * ‘ “ / + @ “ gibi özel işaretlemeler kullanılamaz. Kullanılırsa program bunları otomatik olarak iptal eder. - Banka Hesapları, pörtföy hesapları, gider hesapları, cari kartlar gibi özel seviyeli detaylı hesaplar için şablonlar geliştirilmiştir. Böylece sistematik bir düzen içinde kayıtlar açılabilmektedir. - Kullanıcılar serbest kod girişi yaparak, istedikleri seviyelerde hesap kodu tanımlamaları yapabilmektedir. - Kullanıcılar açtıkları bir hesap kodunu silmek isterlerse, eğer hesabın bir alt seviyesinde bir hesap varsa önce alt hesapları silmeleri gerekmektedir. Eğer hesap çalışmışsa önce hesabın çalıştığı fişin iptali istenilir. Eğer o fiş, beyannamede kullanılmışsa, resmi defterler(Yevmiye, Defter-i Kebir) de yazdırılmışsa, yönetici tarafından kilitlenmemişse, gün kapatma işlemi yapılmışsa… gibi kontrollerden geçilerek ancak silmeye ve düzeltmeye izin verilir. Ayrıca kullanıcıların düzeltme ve silme yetkisi olmalıdır. - Fiş içerisinde yalnızca detay(muavin) hesapların kullanılmasına izin verilir. Kebir ve Grup Hesaplara kayıt işlenemez. - Hesap planında ayrıca kullanıcı ihtiyaç duyabileceği ek alanları tanımlayabilir. Örneğin Hesap kodları yanında bir tarih, kontrol kutucuğu, tutar, döviz, vs.. gibi 13 tipte 12’şer alan tanımı yapabilir. - Her bir Hesap Koduna sınırsız sayıda Excel tablosu, PDF, resim, gibi genel formatlı belge dosyaları eklenebilir. Bunlara ihtiyaç duyulduğu zaman anında bu ekran üzerinde ulaşabilir. - Hesap planı üzerinde, bir hesabın üzerinde iken, o hesaba ait muavin raporunu, Mizan raporunu, 12 aylık mizan raporunu TL, Döviz, vs.. alt stok birimleri dahil inceleyebilirsiniz. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 10 Serbest tanımlama hesap plan kodu açılımı yukarıdaki kurallara bağlı kalınarak yandaki ekranda görüldüğü gibi basitçe tanımlanabilmektedir. Ayrıca daha detaylı raporlamalar içine gerekli olan diğer alanlarda isteğe bağlı olarak seçilip, kullanabilir. MUHASEBE FİŞ GİRİŞ EKRANI Muhasebe Yeni Fiş Girişi, Düzeltme, İptali, Yazdırılması gibi işlemler bu ekran üzerinden yapılmaktadır. Ayrıca entegrasyon yoluyla kaydedilen kayıtlar da bu ekran üzerinde yer alır. Ekran üzerinde gelişmiş filtreleme yöntemiyle arama işlemleri yapılabildiği gibi, bu ekran üzerindeki kayıtlar anında Excel©, Pdf ©, … biçiminde dış ortama aktarabilmektedir.. Ekrandaki “Yeni Fiş” düğmesi tıklanarak, yeni fiş girişine yapılır. Bant bulunduğu kaydın üzerinde iken “Düzelt“ düğmesine basılarak Fiş Düzeltmeye yapılabilir. Yine Bandın üzerinde bulunan fiş kaydının silinmesi için “Sil” düğmesine tıklanılır. Düzeltme ve Silme seçeneklerinde kullanıcın ayrıca onayı istenir. Ek işlemlerle fiş kopyalama, yazdırma, fişi dövizi çevirme, fişe ek alan tanımlama, fişe belge bağlama gibi programın ekstra özellikleri kullanabilir. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 11 MUHASEBE FİŞ GİRİŞİ Fiş kayıdı bu ekran üzerinde yapılmaktadır. Fiş satır girişinden önce, başlık bilgileri doldurulur. Başlık bilgilerinde fişin tipi, tarihi, Fiş Başlık Açıklaması, Belge Tipi, Fiş Niteliği … kullanılacaksa gerekli olan tüm detaylar girilir. Daha sonra satır girişine geçilir. Fiş Satır girişinde hesap kodu seçiminden sonra, başlıkta girilen değerler otomatik olarak fiş satır değerlerine de taşınır. Böylece kullanıcı bir daha aynı değerleri tekrar tekrar girmez. İstenilirse satırdaki alanlar değiştirilir. Böylece fiş satırından istenilen detay satır bilgileri seçimi de sağlanmış olur. Muhasebe hesap plan kodun da KDV tanımlanmışsa, program otomatik olarak İlgili KDV hesabına (191, 391) Dahil veya Hariç durumuna göre hesaplayıp taşır. Yine satır girişinde departman, araç, personel … gibi gruplar seçilerek grup bazlı raporlar alınabilir. Fiş girişinde borç – alacak eşit değilse fiş kesinlikle kaydedilmez. Fiş girişine mizan raporundan ve yine mizan raporu üzerinden kur farklarından otomatik olarak satır kaydı yapılabilir. Aynı zamanda alt birimlerde stok kodları beraberinde kullanılarak basit stok takibi de yapılabilmektedir. Yukarıdaki hesap planı düğmesi kullanılarak, yeni hesap açmak ve diğer hesap planı işlemlerini yapılabilmektedir. Fiş girişinde hesap kodu girildikten sonra, girilen hesaba ait tüm mizan toplamları anında ekrana gelmektedir. Fiş Açıklamaların da “akıllı tamamlama“ özelliği sayesinde daha önce girilen bir açıklama veya benzer açıklama otomatik olarak tamamlanmaktadır. Ayrıca, kullanıcılarının “fare” yardımı olmaksızın, seri bir şekilde fiş kaydı işleyebilmesi için tuş kombinasyonları tasarlanmıştır. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 12 Belge ve Ödeme Tipi Kontrolleri: Fiş Kayıt Girişinde e-Defter Uyumluluk seçilmişse, program e-Defter uyumluluk kontrollerini otomatik olarak gerçekleştirilir. Bu kontroller şu aşamalardan oluşmaktadır. 1. Eğer Fişe belge Tipi Seçilmişse, belge tanımlamasından dolayı kesinlikle belge numarası sahası boş geçilememektedir. 2. Eğer Fişe Ödeme Tipi Seçilmişse, Ödeme Tiplerinde tanımlı kebir(veya kebir kodları) fiş içerisinde tanımlı değilse, kayıt işlemine izin verilmemektedir. Örneğin Ödeme Tipi Nakit Seçilmişse, fiş satırları içerisinde muhakkak, 100 (Kasa) hesap kodu aranmaktadır. 3. Eğer Ödeme tipi ve Belge Tipi seçilmişse, yukarıdaki iki kuralda fiş satırlarında aranmaktadır. Aşağıdaki örneklerde bu duruma ait gelen ikaz uyarıları yer almaktadır. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 13 Gelen uyarı ekranında, yapılan işlemin muhasebe kaydının doğru olduğu ancak, e-defter uyumluluğun yevmiye kaydından sağlanamadığı uyarısı verilmektedir. Kullanıcı bu uygulamada fişi bu haliyle kaydetmek istemiştir. Belge Tipini “fatura”, ödeme tipine ise “nakit” belirterek oluşacak yevmiye kaydında kasa kodu ile herhangi bir kayıt yapmayarak e-defter uyumluluğu ihlal etmektedir. Bu gelen ekranda ancak “Uyarıları okudum, anladım. İşleme devam etmek istiyorum seçimiyle gelen uyarının okunması sağlanması amaçlanmaktadır. Ayrıca pencere kapatılınca tekrar fiş girişine program yönelmektedir. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 14 BİLANÇO DEFTERİ RAPORLARI Mizan Raporu T-Mizan Raporu: Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 15 Yevmiye Defteri Ekran Dökümü: Yevmiye Defteri Yazıcı Dökümü: Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 16 Defter-i Kebir Ekran Dökümü: Defter-i Kebir Yazıcı Dökümü: Gelir-Gider Tablosu, Bilanço Tablosu, Fon Akım, Nakit Akım … gibi Mali Tablolar programın diğer bölümlerinde hazırlanmaktadır. Form BA/BS, KDV-1, KDV-2, İndirilecek KDV, Yüklenilen KDV, Kesin Mizan… kısaca Gelirler İdaresinin istediği tüm beyanname, bilgiler otomatik olarak hazırlanıp G.İ.B. internet sitesine yüklenmektedir. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 17 ORKA E-DEFTER PROGRAMI sürüm 1.0.0.0 Orka E-Defter Programı, Orka SQL-2012 Programı ile entegre çalışan bir programdır. Ayrıca dışarıdan direkt olarak çalıştırabilir. Dışarıdan bağımsız olarak çalıştırıldığı zaman, Hangi SQL Server’a, hangi kullanıcı ve şifresi girildikten sonra, çalışılacak firmalar için listelenir. Firma seçildikten sonra, e-defter işlemleri Ana Menüsüne geçilir. Ana Menü son derece sadece işlemlerden oluşur. Üç adet ana işlem vardır. Bunlar E-defter’in hazırlanması, gönderilmesi ve arşivlenme işlemleridir. Program Orka Windows SQL-2012 içerisinden Yevmiye Defteri yazım modülünden çağrılınca, otomatik olarak E-defter Oluştur kısmı çalıştırılır. Böylece Firmaya ait E-Defter’in kayıtları da hazırlanmış olur. E-Defter ve beratları “Seçenekler” pencereside belirlenen sürücüde “Orka_EDefterler\XML” dizininde oluşturulmaktadır. Örneğin; C:\Orka_EDefterler\XML, D:\Orka_EDefterler\XML gibi... Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 18 Orka e-defteri programında ayrıca, seçenekler, arşiv izleme ve sürüm bilgisi ekranı da yer almaktadır. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 19 E-Defter Oluşturulurken, program bir dizi kontrolleri otomatik olarak yapar. Eğer bu kontrollerde hatalar oluşursa, bu ekran üzerinden kullanıcıya hatalarla ilgili mesajlar verilir. Hatasız oluşturulup, zaman damgası ve e-imza ile imzalanan, e-defter daha sonra siteye yükleme işlemiyle işlem tamamlanmış olur. Orka E-Defter sürüm 1.0.0.0 programı bağımsız çalıştırılınca, daha önce gönderilen e-defterlerin arşiv raporları ve arşivleri incelemek için kullanılır. Seçenekler de ise; E-Defterin kullanıcı sürücü Adı ve Mali Mühürün şifresi yer almaktadır. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 20 ORKA E-DEFTER V1.0.0.0 E-DEFTER VE BERÂTININ AYRINTILI OLUŞTURULMA ADIMLARI 1. Ön koşulların denetlenmesi ve sağlanması: Uygulama, defter ve beratını hazırlamaya başlamadan önce ön koşulların sağlanmış olup olmadığını denetler. İlk denetlenen ön koşul uygulama ayarlarının yapılmış olmasıdır. E-Defterlerin hangi sürücüde oluşturulacağı önceden belirtilmemişse ya da mali mühür / nitelikli elektronik imza sertifika şifresi tanımlanmamışsa, uygulama, otomatik olarak Seçenekler penceresini görüntüleyerek kullanıcısından ayarları tamamlamasını ister. Ön koşullardan ikincisi Bölgesel ayarlardır. Ondalık ayıracının nokta (.) olarak tanımlanmış olması gerekir. Üçüncü ön koşul ise Internet erişiminin sağlanmış olmasıdır. Söz konusu iki ön koşulun sağlanamaması durumunda uygulama e-defter ve beratını üretme aşamasına geçmez ve kullanıcıya uyarı görüntüler. Son denetlenen koşul ise e-defter ve beratını üretmek, imzalamak ve sınamak için gerekecek dosyaların ilgili sürücü ve dizinlerde var olduklarını onaylamaktır. Söz konusu dizin ve dosyaların bulunamaması durumunda şirketimizin FTP sunucusundan sıkıştırılmış dosya (.ZIP) şeklinde indirilen dosyalar ilgili hedeflere kopyalanmakta ve sorun uygulama tarafından otomatik olarak giderilmektedir. 2. E-Defterin oluşturulması: Uygulama, e-defteri oluşturmaya başlamadan önce gerekli bilgileri (belge, işletme, muhasebeci, muhasebe fiş başlıkları ve bunlara bağlı satırlar) MS-SQL tablolarından ilgili sınıfa yükler. Belgeye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veri tabanında ki, GNL_KULLANICITANIMLAR tablosundan alınır. İşletmeye ilişkin bilgiler ilgili firmanın (örneğin ORKA_0003_2013 gibi) veri tabanındaki ORT_FIRMATANIM tablosundan alınır. Muhasebeciye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veri tabanındaki GNL_SMMMBILGI tablosundan alınır. Muhasebe Fiş Başlıkları ve bunlara bağlı satırlar ise ilgili firmanın (örneğin ORKA_0003_2013 gibi) veri tabanında ki ORT_EDEFTER ve ORT_EYEVMIYEDEF tablolarından okunmaktadır. Veri tabanı tablolarından okuma işlemi tamamlandığında söz konusu sınıf, e-defteri oluşturmak için hazır konuma gelir. Sınıf, söz konusu verileri kullanarak XBRL standartlarına uygun şekilde e-defteri oluşturur ve diske yazar. E-Defter dosyasının isimlendirilmesinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği e-defter ve beratının isimlendirilmesi standartları uygulanır. Bu standartlara göre; e-Defter adını oluşturan bilgiler şu şekildedir: VERGİNO-YILAY-DEFTERTÜRÜ-SIRA.XML Örneğin: 6470009903-201301-Y-0000.XML -> Tek parça yevmiye e-defteri 6470009903-201301-YB-0000.XML -> Tek parça yevmiye e-defterinin berâtı Not: Sonda yer alan dört haneli sıra numarası, tek parça oluşturulmuş e-defter ve beratlarında 0000’dır. Birden fazla parçadan oluşan e-defter ve beratlarında ise 0001 ile başlamakta ve her defter / berat parçasında ardışık olarak artmaktadır. Örneğin: 6470009903-201301-Y-0001.XML -> Yevmiye e-defterinin 1’nci parçası 6470009903-201301-Y-0002.XML -> Yevmiye e-defterinin 2’nci parçası Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 21 6470009903-201301-YB-0001.XML -> Yevmiye e-defteri 1’nci parçasının beratı 6470009903-201302-YB-0002.XML -> Yevmiye e-defteri 2’nci parçasının beratı 3. E-Defterin imzalanması: Gerek mali mühür, gerek ise nitelikli elektronik imza sertifikası ile e-defterin imzalanması işleminde Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin ettiğimiz ve uygulamamıza uyarladığımız C# kütüphanesi kullanılmaktadır. İlgili kütüphane, kendisine verilen dosyayı istendiğinde zaman damgalı (XAdES-T), istendiğinde zaman damgasız olarak (XAdES-BES) imzalayabilmektedir. E-Defter, ilgili kütüphane ile zaman damgasız olarak imzalanır. 4. E-Defterin şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınanması: E-Defteri, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak hazırlandığını, hatasız bir şekilde oluşturulup imzalandığını doğrulamak üzere şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınamak gerekir. Bu nedenle, oluşturulan e-defter (Saxon9 isimli C# kütüphanesi kullanılarak) şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınanır. Başarısız olan sınama işlemine ilişkin hata raporu istendiğinde kullanıcıya görüntülenir. 5. E-Defterin sıkıştırılıp paketlenmesi (.ZIP): Gerektiğinde Internet’e yükleme ya da yedekleme gibi işlemlerde kullanılmak üzere e-defterin sıkıştırılmış (.ZIP) şeklindeki paketi aynı dizinde oluşturulur. 6. E-Defter beratının oluşturulması: Uygulama beratı oluşturmaya başlamadan önce gerekli bilgileri (belge, işletme, muhasebeci) MS-SQL tablolarından ilgili sınıfa yükler. Belgeye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veri tabanındaki GNL_KULLANICITANIMLAR tablosundan, işletmeye ilişkin bilgiler ilgili firmanın (örneğin Orka_0003_2013 gibi) veri tabanındaki ORT_FIRMATANIM tablosundan, muhasebeciye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veritabanındaki GNL_SMMMBILGI tablosundan okunmaktadır. Uygulamada, e-defteri ve beratını oluşturan sınıf aynıdır. E-Defter ve beratının oluşturulması sırasında en önemli fark; Beratta, Muhasebe Fiş başlıklarının (entryHeader) ve bunlara bağlı Muhasebe Fiş Satırların (entryDetail) yer almamasıdır. Veri-tabanı tablolarından okuma işlemi tamamlandığında söz konusu sınıf, e-defter beratını oluşturmak için hazır konuma gelir. Sınıf, söz konusu verileri kullanarak XBRL standartlarına uygun şekilde e-defter beratını oluşturur ve diske yazar. 7. E-Defter beratına e-defter imza değerinin (ds:SignatureValue) eklenmesi: Oluşturulup diske yazılmış ve imzalanmış şekilde hazır bulunan e-defter dosyasından imza değeri (ds:SignatureValue) okunarak e-defter beratına eklenir. 8. E-Defter beratının imzalanması: Gerek mali mühür, gerek ise nitelikli elektronik imza sertifikası ile e-defter beratının imzalanması işleminde Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin ettiğimiz ve uygulamamıza uyarladığımız C# kütüphanesi kullanılmaktadır. İlgili kütüphane, kendisine verilen dosyayı istendiğinde zaman damgalı (XAdES-T), istendiğinde zaman damgasız olarak (XAdES-BES) imzalayabilmektedir. E-Defter beratı, ilgili kütüphane ile zaman damgalı olarak (XAdES-T) imzalanır. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 22 9. E-Defter beratının şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınanması: E-Defter beratını, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak hazırlandığını, hatasız bir şekilde oluşturulup imzalandığını doğrulamak üzere şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınamak gerekir. Bu nedenle, oluşturulan e-defter beratı (Saxon9 isimli C# kütüphanesi kullanılarak) şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınanır. Başarısız olan sınama işlemine ilişkin hata raporu istendiğinde kullanıcıya görüntülenir. 10. E-Defter beratının sıkıştırılıp paketlenmesi (.ZIP): Gerektiğinde Internet’e yükleme ya da yedekleme gibi işlemlerde kullanılmak üzere e-defter beratının sıkıştırılmış (.ZIP) şeklindeki paketi aynı dizinde oluşturulur. 11. Dizin ve dosyalar nerede bulunmaktadır, oluşturulmaktadır? Seçenekler penceresi ile kullanıcı tarafından belirlenen sürücünün kökünde (root) ORKA_EDEFTERLER adında dizin uygulama tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. E-Defter ve beratları söz konusu dizinin altında yer alan XML adlı dizinin içerisinde vergi numarası, yıl ve ay sınıfına göre bölümlenmiş olarak oluşturulup biriktirilir. Örneğin: C:\ORKA_EDEFTERLER\XML\6470009903\2013\01\ İlgili dizin yapısı e-defterler ve berâtları dışında şu dizin ve dosyaları da barındırmaktadır: \ORKA_EDEFTERLER\CFG: Politika Ve Ayar Dosyaları. \ORKA_EDEFTERLER\CRT: Sertifika deposu Dosyaları. \ORKA_EDEFTERLER\SCH: Şematron (Schematron) Dosyaları. \ORKA_EDEFTERLER\XSD: Şema (Schema) Dosyaları. \ORKA_EDEFTERLER\XSLT: Şablon Dosyaları. +---Cfg +---Crt +---Sch +---XML | \---6470009903 | \---2011 | \---10 | \---Paketler (GİB’ten indirilen onaylı beratların saklandığı dizin) +---XSD | \---2006-10-25 | +---Bus | +---Cor | +---Gen | \---Plt | \---Case-C-B \---XSLT 12. İndirilen Beratların Kontrolü Nasıl Yapılmaktadır? GİB e-Defter berat kontrolü, program tarafından yine şema ve şematron kontrollerinden geçirilerek, İlgili ayın Paketler klasörünün içine yerleştirilir. Eğer GİB site portaldan indirilen beratta herhangi bir dosya oluşum hatası vs. varsa, kullanıcı uyarılarak indirme işleminin yeniden yapılması konusunda kullanıcı uyarılır. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 23 12.1 GİB Portaldan Hatasız berat indirme mesaj ekranı 12.2 GİB Portaldan Hatalı İndirme mesaj ekranı ekranı Aynı zamanda program yevmiye madde sayısına esas olarak 200 MB XML dosya büyüklüğü kontrolünü yapar. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 24 Tüm veriyi analiz ederek, defterin kaç parçaya bölünmesini kullanıcıya bildirir. Bilanço programına e-defter hazırlama ekranına defter parça sayısını otomatik olarak aktarır. Böylece kullanıcının defteri kaç parçaya ayırması otomatik olarak hesaplanır. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 25 GİB Onaylı Beratların Yüklenmesi. Uygulama ana ekranından “Paket Yükle” menüsü seçilerek hazırlana berat paketinin yükleme işlemi gerçekleştirilir. İstenilirse birden fazla paket çoklu olarak seçilerek yükleme işlemi yapılabilir. Paket yükleme işlemi başarılı bir biçimde gerçekleşmesi halinde sistem tarafından bir işlem numarası verilir. Paketin Durumu “Paket Listesi” menüsünden takip edilebilir. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 26 e-Defter Beratına erişim. Yüklenen paket içerisinde bulunan berat XML dosyası sistem tarafından gerekli kontrollerden geçirilir. Kontrolleri geçen dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığının mali mührü ile de mühürlenerek defter sahibinin erişimine sunulur. Erişime sunulan dosya söz konusu defterin geçerliliğini ispat bakımından muhafaza ve ibraz edilmek üzere saklanmalıdır. Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 27 İletişim Bilgileri Şirket Bilgileri: Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi Ali Ferruh Sokak No: 15 Hasanpaşa 34722-Kadıköy/İstanbul Tel: 0850.420 00 61 Faks: 0216.223 00 62 www.orka.com.tr orka@orka.com.tr DESTEK Tel: 0850.223 00 61 orka@orka.com.tr Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi 28