Proje Yönetim Araçları
Transkript
Proje Yönetim Araçları
Proje Yönetim Araçları PMI TR - İzmir 25 Eylül 2013 Çarşamba günü (14:00 – 16:00) Faruk Çubukçu faruk@farukcubukcu.com Faruk Çubukçu İşletme Fakültesi Mezunu Yaşar Holding Eğitim Merkezinde Bilgisayar Eğitimi Aldı Eğitim ve Destek bölümlerinde / Ticari Yazılım İşlerinde çalıştı Microsoft Trainer –Microsoft’un teknik sertifikalarına sahip. Microsoft ürünleri ve genel IT konularında eğitim ve danışmanlık işleri yaptı. Kurs kitapları ve genel IT kitaplar yazdı. Microsoft Project deneyimi var ayrıca PMP Sertifikası sahibi. İçeriğimiz Proje Yönetim Araçları Proje yönetimi sürecinde yapılan temel işlemler MS Project ve diğer yazılımlar Bu yazılımlarla yerine getirilen temel proje yönetimi teknikleri Bu yazılımların sahip olduğu temel işlevler Araçların Genel Kategorileri (Online/Dektop/diğer….) Araçların Özellikleri / Fonksiyonları Satın Alabileceğimiz (Bulabileceğimiz) Araçlar Microsoft Project Microsoft Project – Tarihçe Microsoft Project – İşlevler Proje Yönetimi 2.0 Proje Yönetim Araçlarını seçerken ne yapmalıyız? Frederick Taylor Daha «etkin» çalışmanın bilimsel yollarını arayan bilim adamı. Henry Gantt Taylor’ın yardımcısı. İşlerin sırayla yapılması üzerine çalışma yapmıştır. Proje Yönetim Araçları Proje Yönetim Araçları (Project management tools (softwares), projelerin yönetiminde kullanılan yazılım araçları ve özgün teknikleridir. Proje Yönetim Araçları genel olarak planlama, görevlerin girilmesi, takvim, maliyet, kaynak, bütçe gibi konuların yönetimini içerir. Takvimler, çizelgeler, maliyetler, bütçeler, kaynak atama, işbirliği, iletişim ve kalite yönetimine katkı sağlar. Çeşitli raporlar üretir. Proje Yönetim Araçları / Kategori ve Özellikler http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software Proje Yönetim Araçları http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software Proje Yönetim Araçları http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software Proje Yönetim Araçları – Hangisi? Resim Kaynak: http://www.5pmweb.com/ Online / Desktop Kaynak: http://project-management.com/online-vs-desktop-project-management-applications/ Desktop / Online / Single-User / Collaborative Desktop proje yönetim araçları bilgisayar yüklenerek çalışan yazılımlardır. Verilerini yerel bilgisayar üzerinde saklarlar. Daha hızlı çalışırlar. Online - Web-based proje yönetim araçları Internet üzerinden erişilerek kullanılır. Kurulum gerektirmez. Çok kullanıcı özelliği vardır. Desktop yazılımlara göre daha yavaş olabilirler. Single-user (tek kullanıcılı) proje yönetim yazılımı yalnızca bir kişinin kullanabildiği yazılım. Collaborative (iş birliği) proje yönetim yazılımları çok sayıda kullanıcının aynı anda kullanabildiği yazılımlardır. İşbirliği (collobration) – takım üyeleri, tedarikçiler ve uzmanlar arasında. Integrated (tümleşik) proje yönetim yazılımları belli yazılımlara entegre edilebilen yazılımlardır. Temel Fonksiyonlar - 1 Gantt Chart – Aktiviteleri, ilişkilerini oluşturmaya yardımcı olur. Aktivitelerin zamanlarını gösterir. Kaynaklar (Resources) – Kaynak tanımlama ve atama. PERT Chart - PERT üretir. Export – PNG, PDF ve HTML dosyalara çevrim. Interoperate / Collaborate – Diğer programlarla veri alışverişi. Temel Fonksiyonlar - 3 Görevleri Yönetme - Görevleri tanımlama, atama, deadline tanımlama, tamamlanma durumu. Paylaşım ve işbirliği (collaboration) – Uzak ekiplerin yönetimi. Değişiklik kayıtları (Issues) – İstekleri ve değişiklikleri yönetmek. Yürütümü Kontrol Etmek (Tracking) - Planlanan projenin gerçek zamanlı olarak (actuals) yönetmek. http://www.techsoup.org Temel Fonksiyonlar - 4 Online BaseCamp: Ruby-On-Rails in mucidi David Heinemeier Hansson'ın şirketi 37Signals'a aittir. FogBugz: 1-2 kişilik takımlar için kullanımı bedavadır. Daha fazla katılımcı olursa fiyatı aylık $25 dır. Joel Spolsky'nin şirketinindir. Trello: Yine bir Joel Spolsky eseri. Project Manager.com: Paylaşım, yönetim ve izleme seçenekleriyle bir online araç. Basecamp Projectmanager.com http://www.1stwebdesigner.com seçimi 15 araç Computerweekly.com seçimi: 5 popüler araç Microsoft Project - Çok yaygın bir araç. Outlook ve Sharepoint entegrasyonu. Matchware MindView – Kolay ve görsel bir araç. Project Kickstart – Kolay bir araç. PowerPoint, Outlook, Excel, Word, Microsoft Project, ve ACT entegrasyonu var. RationalPlan Multi Project – Kaynak ve bütçe yönetimi özellikleriyle öne çıkıyor. Basecamp - Basecamp is a low-cost web-based project management and collaboration package which is gaining momentum. Free araçlar Planlama araçları: OpenProj, TaskJuggler, GanttProject Free araçlar Kaynak: http://www.smashingapps.com/2010/02/15/10-free-tools-for-effective-projectmanagement.html Free araçlar Zihin Haritası Araçları: FreeMind, Compendium, XMind Zihin Haritaları? Zihin haritaları (mind map) proje yönetiminde hangi aşamada ne için kullanılır? Konuları ve görevleri farklı dallara ayırabilir, küçük dallara alt başlıkları ve ilgili görevleri ekleyebilirsiniz. Değerlendirme Kriterleri? Kurulum/çalışma şekli: Online/Desktop/Server/…. İş türüne uygunluk: İnşaat, yazılım, Arge? Takım çalışma şekline uygun: Merkezi, sahada, mobil, sanal, ….. Esneklik (Flexibility) : İş yapma şeklimize uyuyor mu? İnşaat, yazılım, film, … Kullanımı kolay (Ease of Use): Kısa bir eğitimin ardından kullanılabilecek mi? Fiyat (Price): Lisans maliyetleri? Özellikler (Features): Şu ve ilerideki ihtiyaçlarımızı karşılayabilecek özelliklere sahip mi? Microsoft Project ® Microsoft Project (MSP), Microsoft Office programlarının bir parçası. Ülkemizde yaygın kullanılan bir proje yönetim yazılımı. Temel fonksiyonları: • • • • • • • Planları geliştirir Aktivitelerin girilmesi Kaynakların girilmesi Kaynakları atanması Yürütme (tracking) Bütçeler, to-do listeleri…. Diğer analizler ve raporlar Microsoft Project - Tarihçe Son sürümü (version): Microsoft Project 2013 Fonksiyonları Yönetir: Proje planı / Gantt Aktiviteler Kaynaklar (resources) Maliyetler (costs) Kısıtlamalar (constraints) Yürütme (tracking) Sapmalar (varyans) Raporlar (reports) Office programlarıyla işbirliği Yeni Çalışma Ortamı - GANTT Yeni Ekranlar - Team Planner (Ekip Planlayıcısı) faruk çubukçu Timeline (Zaman Çizelgesi) faruk çubukçu Raporlar Faruk Çubukçu / Proje Yönetimi Birden Çok Proje İle Çalışmak Faruk Çubukçu / Proje Yönetimi Views, Tables & Filters Views Task Views Gantt Chart Tracking Gantt Chart Custom Views Tables Filters and Groups Örnek: Microsoft Project ile EBİLTEM PMI TR SUNUŞ Projesi- PLANLAMA GÖREVLER ve GANTT CHART Microsoft Project – EBİLTEM PMI TR PROJESİ - RAPORLAR KAYNAK RAPORLARI Microsoft Project – EBİLTEM PMI TR PROJESİ - YÜRÜTME TRACKING GANTT CHART Microsoft Project – EBİLTEM PMI TR PROJESİ - RAPORLAR KAYNAK RAPORLARI Microsoft Project – EBİLTEM PMI TR PROJESİ - RAPORLAR KAYNAK RAPORLARI Microsoft Project – EBİLTEM PMI TR PROJESİ - RAPORLAR NAKİT AKIŞI Microsoft Project - Gelişmeler Microsoft Office Project Server Microsoft Project Web Access Microsoft Project Server 2010 Takım işbirliğini artırır. Etkin bilgi paylaşımını sağlar. Microsoft Project ile üretilen projelerinin portal üzerinde (merkezi olarak) görülmesini, paylaşılmasını sağlar. Takım üyelerinin görevlerini güncellemesini sağlar. Proje geliştirme adımlarını standartlaştırır. Ortak Proje şablonlarının kullanılmasını sağlar. Kaynakların ortak bir kaynak havuzundan kullanılmasını sağlar. Kaynakların kullanılmasını (çakışma, fazla atama vs) gösterir. Web üzerinden projelerini takip etmeyi sağlar. İş ortaklarının, tedarikçilerin, partnerlerin projeleri (verilen izinlere göre istendiğinde) izlemesini sağlar. Görev hatırlatıcıları merkezi olarak yönetmeyi sağlar. Projelerinin tümünün yedeklerini alır. Microsoft Project Server 2010 / PWA Site Projeleri Görmek/Güncellemek Views (Görünümler) Projeyi Server’a Kaydetmek Faru k Çubuk çu 0533 4260545 faruk@farukcubukcu.com Outlook Entegrasyonu Mail ile uyarılar: Kullanıcılar, yeni bir görev atandığında, görevlerinde değişiklikler olduğunda uyarılır. Proje Yönetimi 2.0 Project Management 2.0 Proje Yönetimi 2.0, proje yönetimi uygulamalarının Web 2.0 teknolojileriyle yapılmasıdır. Bu uygulamalar; bloglar, wiki, sosyal ağlar gibi collaborative (işbirlikçi) çözümlerdir. Web 2.0 teknolojileri birlikte çalışan küçük dağıtık bileşenlerdir. İşbirliği (collaboration) temelinde çalışır. Geleneksel proje yönetimi proje yöneticisini bir «denetçi» gibi görürken, Proje Yönetimi 2.0, esnek ve dağıtık işbirliği (distributed collaboration) temelinde proje yöneticisi «lider» olarak görür. Proje yönetimi 2.0 açık iletişimi destekleyen bir yapıdır. Geleneksel proje yönetimi formel raporlama ve hiyerarşik yapıya sahiptir. http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_2.0 Proje Yönetimi 2.0 Geleneksel Proje Yönetimi Merkezi Yukarıdan aşağıya (top-down) planlama Otorite ortamı Sabit yapılar Bilgilere sınırlı erişim Karmaşık araçlar Proje Yönetimi 2.0 Dağıtık Aşağıdan yukarıya (bottomup) planlama İşbirliği ortamı Gelişen yapılar Bilgilere sınırsız erişim Esnek araçlar Geleneksel Proje Yöneticisinin tipik bir günü Sabah işe geliyor. E-maillerine bakıyor Proje update’lerini yapıyor. Takım üyelerini arıyor, takım üyelerine mail atıyor. Takım üyeleriyle toplantı yapıyor. Bilgileri topluyor ve her şeyin yolunda olup olmadığını kontrol ediyor. Bu bilgileri proje planına güncelliyor. Üst yönetime rapor veriyor. Bu işler gün boyu devam ediyor. Acaba bir e-maili kaçırdık mı? http://cobaltpm.com/tag/issues/ http://www.wrike.com/ Proje Yönetimi 2.0 (YENİ) Proje Yöneticisinin tipik bir günü Project Management 2.0 uygulamaları ve araçları ekstra toplantıları, telefon görüşmelerini ve e-mailleri azaltır. E-maille mesajlaşılır ancak e-mailler entegre olur. Müşterinin istediği bir güncelleme, ilgili kişilere e-mail olarak gider ve onaylanır. Project Management 2.0 araçlarıyla projenin belli bölümlerinde güncelleme yapılabilir. Proje yöneticisi takımların işlerini ve projenin tümünü anlık takip edebilir/görebilir. Üçüncü taraflar projenin farklı görünümlerine istedikleri zaman ulaşabilirler. http://cobaltpm.com/tag/issues/ http://www.wrike.com TEŞEKKÜRLER Faruk Çubukçu faruk@farukcubukcu.com Sunuş dosyası: www.farukcubukcu.com/download