Yeni Kayıt SORUMLULAR İşlev İşlev A şam a Ordu Üniversitesi
Transkript
Yeni Kayıt SORUMLULAR İşlev İşlev A şam a Ordu Üniversitesi
Yeni Kayıt İşlev İşlev Ordu Üniversitesi Rektörlüğünden gelen yazının evrak kaydının yapılması Müdürlük Müdürün öğrenci işleri ve Bölüm başanlığına yazıyı sevki Müdürlük Kayıt görev sorumlularının belilenmesi Müdürlük Kayıt İçin Gelen Adayların Evrakları tamamlanması için yönlendirme yapılması Öğrencinin; Katkı Payı yatırdı belgesi (dekont) u görevliye teslimi Öğrencinin; Tamamlaması gereken belgelerin kontrolünün öğrenci işleri tarafından incelemesi; Hayır SORUMLULAR Öğrencinin kayıt belgeleri tamam mı ? Kayıt Görevlileri Öğrenci Kayıt Görevlileri Kayıt Görevlileri Evet Öğrenciye ait bilgilerin ÖBİS ortamına girilir.Öğrenci İşleri tarafından;öğrenciye öğrenci kimlik kartı, öğrenci belgesi, yabancı dil muafiyet sınav formu verilir. Aşama Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na yeni kayıt olanların listesi gönderilir Öğrenci İşleri Birimi Öğrenci İşleri Birimi Transkript Belgesi Düzenleme İşlev İşlev Öğrencinin Talebi Hayır SORUMLULAR Öğrenci Talebin değerlendirilmesi, kayda alınması Öğrenci İşleri Talep Yerinde mi? Öğrenci İşleri Evet Belge hazırlanır Belgenin İmzalanması Aşama İlgiliye Sunulması Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri STAJ İŞLEMLERİ İşlev SORUMLULAR İşlev Yönetim Kurulu Staj Komisyonun Görevlendirilmesi Stajyer Öğrencilerin Belirlenmesi Staj işyeri şartlarının belirlenmesi Öğrencilerin Staj Yapacakları İşyerleri İle Görüşmesi Staj Komisyonun Görüşü Uygun mu? Bölüm Staj Komisyonu Öğrenci Bölüm Staj Komisyonu Hayır Evet Öğrencinin İş Kazası ve Meslek Hastalığı Sigortasının yapılması, Staj Defterinin teslimi Öğrencinin staja başlaması staj defterini işlemesi Yüksekokul Müdürlüğün Öğrenci İşleri Bürosuna teslim etmesi Staj komisyonuna sevki Hayır Öğrenciye Stajının Başarısız sayıldığı ve bir sonraki dönemde stajını tekrarlaması gerektiğini yazılı olarak bildirilmesi Stajı Uygun mu? Öğrenci Öğrenci İşleri Bürosu Bölüm Staj Komisyonu evet Staj notlarının liste halinde öğrenci işleri bürosuna teslimi Staj notlarının İşlenmek üzere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilmesi Aşama Öğrenci İşleri Bürosu Bölüm Staj Komisyonu Öğrenci İşleri Bürosu Öğrenci Belgesi İşlev İşlev Öğrencinin Talebi Hayır SORUMLULAR Öğrenci Talebin değerlendirilmesi, kayda alınması Öğrenci İşleri Talep Yerinde mi? Öğrenci İşleri Evet Belge hazırlanır Belgenin İmzalanması Aşama Belge kayıt numarası verilmesi, İlgiliye Sunulması Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Mezuniyet Tek Ders Müracaatı İşlev İşlev Dönem Sonu itibarı ile Mezuniyet için tek dersin bulunması İlgili öğrenciye red yazısının yazılması hayır Sorumlular İlgili Öğrenci Tek Ders Dilekçesinin Dekanlığa Akademik takvimde belirlenen süreler içerisinde verilmesi İlgili Öğrenci Dilekçenin kayda alınması, Öğrenci İşlerine havale edilmesi Evrak Kayıt Memuru, Yüksekokul Sekreteri Dilekçenin incelenmesi (transkripti ve lisans proğramı ile birlikte) Danışman Öğretim Elemanı,Öğrenci İşleri Başvurusu uygun mu Danışman Öğr. Elm.,Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri evet Dilekçenin Yönetim Kurulunda görüşülmesi, karar altına alınması Kararın üst yazı üst yazı ile ilgililere ve Rektörlük Makamına yazılması, kayda alındıktan sonra gönderilmesi Aşama Kararın web sayfamızda ilan edilmesi Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri, F.Yön.Kurulu Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri, Evrak Kayıt Memuru Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte Sekreteri Mezun Öğrencileri Belirleme İşlev Hayır İşlev SORUMLULAR Danışmanların Sınav Sonuçlarının sisteme işlenmesinden sonra mezun olabilecek öğrencilerin evraklarını incelemeye başlaması Danışman Öğr. Elm. Öğrenci danışmanı tarafından ; Öğrencinin Ders notları, katkı payı, stajı ve ilişiği kesilmesine engel teşkil eden bir sebep olup olmadığı kontrolü yapılır. Danışman Öğr. Elm. Danışmanın Evrakların Kontrolü Sonucu Mezuniyeti Uygun Mu? Danışman Öğr. Elm. Evet Hayır Danışmanın kararı olumlu ise, öğrenci işleri kontrolu Öğrenci İşleri Öğrenci Mezun olabilir mi ? Öğrenci İşleri Evet Aşama Not döküm belgesi çıktısı alınır, Askerlik Durum Belgesi çıktısı ve Geçici mezuniyet belgesi (talep halinde) hazırlanarak Müdürlük Makamına imzaya sunulur. Öğrenci İşleri Mazeret Sınavı Başvuruları İşlev İşlev Sorumlular Mazerete ilişkin belge ile başvurunun yapılması Öğrenci Mazeret Sınavı isteğinin kayıt altına alınması Evrak Kayıt Memuru Başvurunun İncelenmesi Başvurusu ve belgeleri uygun mu? Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri EVET HAYIR Mazaret Sınavı isteği uygun olanlara ait liste ve sınav proğramı hazırlanması Aşama Öğrencilere ait evrakların ve taslak mazeret sınav proğramının.yönetim kurulunda görüşülmesi Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri, Y.Kurulu Yönetim kurulu kararının yazılması Yüksekokul Sekreteri Kararın ve mazeret sınavı proğramının, başvurusu red edilen öğrencilerin isimlerinin ilan edilmesi, Bölümlere yazılması Öğrenci İşleri ÖSYM Kontenjanlarının Belirlenmesi İşlev İşlev Ordu Üniversitesi Rektörlüğünden gelen yazının evrak kaydının yapılması Müdürün Yönetim Kuruluna Sevki Yönetim Kuruluna davet yazısı yazılı ve toplanır ÖSYM Sınavı Sonucuyla Alınacak Öğrencilere ait Bilgiler Belirlenir Aşama Kararın Yüksekokul Müdürlüğüne ve Senatoda görüşülmek üzere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi SORUMLULAR Müdürlük Müdürlük Yüksekokul Sekreteri Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Birimi Kendi İsteği İle Kayıt Sildirme İşlev İşlev Öğrencinin Yazılı Matbu (Dilekçesi)Talebi Matbu Dilekçenin İlgililere Onaylatılması Hayır Kaydın silinmesi için Öğrenci İşlerine sevki Öğrencinin Kaydının Silinmesi Uygun mu? SORUMLULAR Öğrenci, Evrak Kayıt Memuru Öğrenci Yüksekokul Sekreteri Müdür Evet Yazının Öğrenci İşlerine Gelmesi Öğrenciye Ait Lise Diploması, Askerlik Durum, Transkript Belgesi Hazırlanması Aşama ÖBİS den İlişiğini Kesilmesi Evrak Dağıtım Sorumlusu Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri İzin(Kayıt Dondurma) Başvurusu İşlev HAYIR İşlev Sorumlular Süresi İçerisinde Başvurunun Yapılması(Ders Kayıt yenileme süresi öncesinde) Öğrenci Başvurunun Mazerete ilişkin belge ile Dekanlığa yapılması Öğrenci Başvuru dilekçesinin kayda Alınması Evrak Kayıt Memuru Başvuru dilekçesinin Öğrenci İşlerine havale Edilmesi Yüksekokul Sekreteri Başvurunun İncelenmesi Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri Başvurusu uygun mu? Öğrenci İşleri, Yükseokul Sekreteri EVET Aşama Başvuru dilekçesinin Yönetim Kurulunda karar altına alınması Yüksekokul Sekreteri Kararın ilgili öğrenciye, bölüme ve Rektörlüğe yazılması Öğrenci İşleri Kararın askerlik şubesine, KYK ya bildirilmesi, otomasyon sistemine işlenmesi Öğrenci İşleri Disiplin Kurulu İşlev İşlev Yazılı şikayet üzerine, Yüksekokul Müdürünün Soruşturmacı Görevlendirmesi Şikayetçi ve Şikayet edilenin Soruşturmacı Tarafından Soruşturmaya Çağırılması Müdürlük Soruşturmacı Olayın tüm boyutları ile incelenmesi Soruşturmacı Soruşturmacının Kararı Soruşturmacı Kararın Yüksekokul Müdürlüğüne Bildirilmesi Soruşturmacı Disiplin Kurulunun Toplantıya Çağrılması Disiplin Kurulu Kararı Kararın; Öğrencinin Kendisine, Ailesine, Burs aldığı Kurumlara, Ordu Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi Aşama SORUMLULAR Müdürlük Disiplin Kurulu Öğrenci İşleri Birimi Diploma Bilgileri Formunun Hazırlanması İşlev İşlev Sorumlular Rektörlük Makamından ilgili yazının gelmesi, Öğretim yılı sonu itibarı ile mezun öğrencilerin tesbit edilmesi, Rektörlük Ö.İ.D.B., Öğrenci İşleri Mezun olan ve çıkış belgesi alan öğrencilere ait mezuniyet müracaat formlarının incelenmesi Öğrenci kimlik fotokopileri ve ilgili formlar esas alınarak, bölüm bölüm diploma bilgileri formunun yazılması Formun Mezuniyet tarihi esas alınarak sıralanması Diploma bilgileri formuna mezuniyet müracaatında bulunmayan ancak dönem sonu itibarı ile mezun öğrencinin de bilgilerinin girilmesi Diploma bilgileri formunun yazılımı bittikten sonra kontrol edilmesi Formların İlgili kısımlarının imzalatılması Aşama Formların ekleri ile birlikte üst yazı ile kayda girdikten sonra diplomalarının hazırlanması amacıyla Rektörlük Ö.İ.D.B. gönderilmesi Formların bir suretinin dosyasına konulması Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri, Evrak Kayıt Memuru Öğrenci İşleri DERS MUAFİYETİ SÜRECİ İşlev İşlev SORUMLULAR Ders Muafiyeti İlk kez kayıt yaptıran Öğrenci, daha önce okumuş olduğu derslerinin içerikleri ile beraber ders not dökümünü bir defaya mahsus olmak üzere ilk ders kaydını yaptırdığı tarihten itibaren 10 iş günü içerisinde Yüksekokul Müdürlüğü (evrak kayıt işleri) ne yazılı olarak müracaat eder. Öğrenci Muafiyet Komisyonuna sevki uygun Hayır Öğrenci İşleri Birimi Evet MUAFİYET komisyonunda; ders muafiyetinin görüşülmesi; Ders Muafiyeti Uygun mu? Bölüm Muafiyet Komisyonu Bölüm Muafiyet Komisyonu Hayır Evet Yönetim Kurulunda, ders muafiyetinin görüşülmesi; Yönetim Kurulu Karar Aşama Yüksekokul Müdürlüğüne bildirilen Yönetim Kurulu kararını öğrenci işlerinde uygulanması için öğrenci işlerine sevk edilerek öğrenciye ait ders notları değişikliğinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi Öğrenci İşleri Birimi Ders Kayıtları İşlev İşlev Danışman Öğretim Elemanının Görevlendirilmesi Öğrenciler Katkı Paylarını Yatırıp Öğrenci Bilgi Sisteminden Derslerini Seçerek Danışman Öğretim Elemanına Gönderir Hayır Öğrencinin seçtiği dersler transkriptine ve yönetmeliğe uygun mu? SORUMLULAR Müdürlük, Bölüm Başkanlığı Öğrenci Danışman Öğr. Elm. Evet Seçilen Dersler onaylanır. Onyalanmış ders kayıt formu üç nüsha olarak danışman ve öğrenci tarafından karşılıklı imzalanır. Onaylı ders kayıt formları Öğrenci numaralarına göre sıralanarak ve kayıtlanmayan öğrenciler ayrıca listelenerek Müdürlük Öğrenci İşleri Bürosuna teslim edilir. Aşama Ders kayıt formları öğrenci dosyalarında arşivlenir. Danışman Öğr. Elemanı, Öğrenci Danışman Öğr. Elemanı Öğrenci İşleri Bürosu Ders Ekleme-Silme Başvurusu İşlev İşlev Sorumlular Akademik takvimde belirlenen Ders Kayıt süreleri içinde öğrencinin müracaatı Öğrenci Ders kayıt formunda eklenecek-silinecek dersin belirlenmesi Öğrenci Ekle-Sil Formunun Danışman ile birlikte doldurulması Danışmanı-Öğrenci Formun, Danışmana ve Bölüm Başkanına imzalatılması Öğrenci, Danışman,Bölüm Başkanı İmzalama süreci bittikten sonra formun, öğrenci İşlerine teslim edilmesi İlgili Öğrenci Formda yazılı olan dersin/derslerin otomasyona işlenmesi Aşama Alınan çıktının öğrenciye verilmesi, bir çıktının öğrencinin dosyasına konulması, diğer çıktının ise danışmana gönderilmesi Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri-İlgili Öğrenci Bursiyer Öğrencilerin Tespiti İşlev İşlev Burs Komisyonun belirlenmesi Burs Verecek Kurumun Yazısı Komisyona İletilir. İlgi yazıya istinaden Komisyon Burs şartlarını ve başvuru tarihlerini belirler. Müdürlük Bölüm Sekreterliği Burs Komisyonu Öğrencilere duyurulur. Bölüm Sekreterliği Belirlenen tarih aralıklarında burs başvuruları alınır. Bölüm Sekreterliği Başvurular değerlendirilir Bursiyer öğrenciler tespit edilir. Burs verecek kuruma ve öğrencilere duyurulur. Aşama SORUMLULAR Burs Komisyonu Bölüm Sekreterliği Askerlik Tecil Belgesi(Ek C) Hazırlanması İşlev İşlev Erkek Öğrencinin Askerlik Çağına Gelmesi, mezun olması, ilişiğinin kesilmesi Öğrenci İşleri Otomasyon proğramında öğrenci bilgilerinin kontrol edilmesi Öğrenci İşleri EK C belgesinin düzenlenmesi Öğrenci İşleri Belgenin İncelenmesi Yüksekokul Sekreteri Belgenin İmzalanması Yüksekokul Sekreteri Belgenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Belgenin 1. suretinin posta ile ilgili askerlik şubesine gönderilmesi Evrak Kayıt Memuru Belgenin 2. suretinin öğrencinin dosyasına konulması Aşama Sorumlular Öğrenci İşleri % 10'a giren öğrencilerin Tesbit Edilmesi İşlev İşlev Dönem sonu sınavlarının sona ermesi, notların otomasyon sistemine aktarılması Otomasyon sisteminden verilerin kontrol edilmesi Tüm derslerden başarılı olanlara ait sıralamanın yapılarak çıktıların alınması Sıralamadaki öğrencilerin transkriptlerinin tek tek kontrol erdilmesi HAYIR Sorumlular Otomasyon Sistemi Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri Sınıflardaki öğrenci sayılarının çıkarılarak, her sınıf için %10 kontenjanlarının belirlenmesi Öğrenci İşleri %10'a giren öğrencilere ait sıralama yapılması ve Yönetim kurulu için Dekanlığa havale edilmesi Öğrenci İşleri Listeler uygun mu? Yüksekokul Sekreteri EVET Listelerin yönetim kurulunda görüşülmek üzere havale edilmesi Aşama Kararın yazılması, web sayfasında ilan edilmesi, ilgililere ve Rektörlük Makamına yazılması Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri